پیش از شروع: چه کسی چه معامله‌ای را میبیند؟
معامله مالِ سازمان است، نه شخص؛ پس سازمانِ طرفِ معامله باید از قبل در نرم‌افزار باشد. یک سازمان می‌تواند هم‌زمان چند معاملهی جدا داشته باشد و هرکدام مرحلهی خودش را دارد — مثلاً یک دستگاه که پیش‌فاکتورش رفته و اقلامِ مصرفی که منتظرِ وصول است.
- هر کاربر می‌تواند معاملهی تازه بسازد و خودش «مسئول»ِ آن میشود؛ در صفحهی معامله نامش جلوی «مسئولِ مرحله:» می‌آید.
- در فهرست و کاریزِ «معاملهها» و در «گزارش و پیش‌بینی»، کارشناس فقط معاملههایی را میبیند که مرحلهی فعلیشان به خودش سپرده شده، و صفحهی معاملهی همکار را با آدرسِ مستقیم هم باز نمی‌کند. در کارتِ «معاملههای این سازمان» ی صفحهی سازمانِ خودش و در کشوی «معامله (اختیاری)» ی فرمِ مکالمه، عنوان و مرحلهی معاملههای همکاران روی همان سازمان هم دیده میشود.
- ادمینِ شرکت همهی معاملهها را میبیند و فقط اوست که «مسئولِ معامله» را عوض می‌کند. معاملهی بی‌مسئول فقط برای ادمین دیده میشود.
- جابه‌جاییِ مرحله، ویرایش، افزودنِ محصول، بستن، تغییرِ تاریخِ بستن و بازکردنِ دوباره فقط با مسئولِ همان معامله یا ادمینِ شرکت است.
مراحل، «احتمالِ موفقیت» و «راکد پس از» ی هر مرحله و فهرستِ دلایلِ شکست را ادمینِ شرکت در «تنظیمات» ← «مدل‌های فروش» تعریف می‌کند. مدلِ پیش‌فرضی که نرم‌افزار برای هر شرکت می‌سازد «فروشِ کالا» نام دارد و این مراحل را دارد: «صدور پیش فاکتور»، «اخذ تاییدیه پیش فاکتور»، «صدور فاکتور»، «ارسال بار»، «پیگیری ارسال بار» و «پیگیری وصول»؛ نامِ هر مرحله کارِ در انتظار را می‌گوید. با «مدلِ جدید» الگوی «فروشِ خدمات» (مراحلِ دستی) هم پیشنهاد میشود.
ساختنِ معاملهی تازه
- از منوی کناری «بخش سی آر ام» را باز کنید و «معاملهها» را بزنید.
- بالای صفحه دکمه‌ی «معاملهی جدید» را بزنید. فرمِ «ثبتِ معاملهی جدید» باز میشود.
- فیلدها را طبقِ جدولِ زیر پر کنید و «ثبتِ معامله» را بزنید.
- صفحهی خودِ معامله باز میشود. معامله از اولین مرحلهی مدلِ فروش شروع شده و شما مسئولِ آن هستید.
| فیلد | اجباری؟ | چه بنویسید |
|---|---|---|
| عنوانِ معامله | بله | اسمی که با آن از بقیه‌ی معاملههای همان سازمان جدایش کنید؛ مثلاً «دستگاه سونوگرافی». |
| سازمان | بله | در کادرِ «جست‌وجوی نامِ سازمان…» چند حرف یا چند کلمه از نام را به هر ترتیبی بنویسید و روی سازمانِ درست کلیک کنید. |
| رابطِ این معامله (اختیاری) | نه | فقط اشخاصِ همان سازمان می‌آیند. بدونِ رابط، دکمه‌ی «ثبتِ مکالمه برای این معامله» در صفحهی معامله نمی‌آید. |
| مبلغِ تخمینیِ معامله (ریال) | نه | حدودِ مبلغ؛ روی کارتِ کاریز و در جمعِ ستون‌ها دیده میشود. مبلغِ قطعی روی فاکتور ثبت میشود. |
| مدلِ فروش | نه | اگر «— مدلِ پیش‌فرضِ شرکت —» بماند، مدلِ پیش‌فرض به‌کار میرود. معاملهی مدلِ دیگر روی کاریز در ستونِ «بدونِ مرحله» دیده میشود و مرحله‌اش را در صفحهی خودِ معامله عوض می‌کنید. |
| شرکت | نه | فقط در حسابی که بیش از یک شرکتِ زیرمجموعه دارد؛ پیش‌فرض شرکتِ اصلی است و پیش‌فاکتورِ این معامله همان را می‌گیرد. |
| تاریخِ احتمالیِ بستن (اختیاری) | نه | حدسِ شما از روزِ نتیجه. ماهِ معامله را در «پیش‌بینی فروش» تعیین می‌کند و چیزی را خودکار نمی‌بندد. |
در صفحهی معامله، «افزودنِ محصول» در کارتِ «محصولات و خدمات» کالا اضافه می‌کند؛ از آن پس مبلغِ تخمینی خودکار «جمع» ی همین ردیف‌ها منهای «تخفیفِ کلی» است و دستی عوض نمیشود.
نمای «کاریز» و نشان‌های روی کارت
بالای صفحهی «معاملهها» کلیدی با دو گزینه هست: «فهرست» (جدول با صفحه‌بندی) و «کاریز». در کاریز هر مرحلهی فعالِ مدلِ فروشِ پیش‌فرض یک ستون است (معاملهی مدلِ دیگر در ستونِ آخرِ «بدونِ مرحله» می‌نشیند) و بالای ستون تعدادِ معاملهها و جمعِ مبلغشان آمده؛ مبلغ کوتاه نوشته میشود (مثلاً «450 میلیون ریال») و عددِ دقیق با نگه‌داشتنِ موس دیده میشود. کاریز فقط معاملههای باز را نشان میدهد و صفحه‌بندی ندارد؛ اگر ستون‌ها جا نشوند، تخته به چپ و راست می‌لغزد.
- روی هر کارت: عنوانِ معامله (لینک به صفحه‌اش)، نامِ سازمان، مبلغ، نامِ مسئول با دایره‌ی حرفِ اولش، و تعدادِ مکالمه‌های وصل‌شده.
- نشانِ پیگیری: قرمز با ساعت و علامتِ تعجب یعنی پیگیری عقب افتاده؛ نارنجیِ «امروز»؛ سبز با تقویم یعنی پیگیریِ آینده؛ و مثلثِ زردِ «بدونِ پیگیری» یعنی هیچ مکالمه‌ی بازِ وصل به این معامله تاریخِ پیگیری ندارد.
- «راکد · N روز» (خاکستری): به‌اندازه‌ی مهلتِ «راکد پس از» ی مرحلهی فعلی (پیش‌فرض ۳۰ روز؛ صفر یعنی هرگز) هیچ مکالمه‌ای روی این معامله ثبت نشده. جابه‌جاییِ مرحله فعالیت حساب نمیشود.
بالای تخته سه دکمه‌ی «همه»، «امروز و عقب‌افتاده» و «بدونِ پیگیری» کارت‌ها را فیلتر می‌کنند و عددِ کنارِ هر دکمه تعدادِ کارت‌های آن حالت است. ادمینِ شرکت کلیدِ «همهی همکاران» / «معاملههای من» را هم دارد.
پیگیری و «راکد» فقط از مکالمه‌هایی حساب می‌شوند که به همین معامله وصل شده‌اند. پس هنگامِ ثبتِ مکالمه، در کشوی «معامله (اختیاری)» همین معامله را انتخاب کنید، یا از صفحهی معامله «ثبتِ مکالمه برای این معامله» را بزنید. روشِ کاملش در راهنمای ثبت مکالمه و پیگیری بعدی آمده است. اصولِ چیدنِ کاریز را هم در کاریز فروش و مدیریت فرصت‌ها در CRM گفته‌ایم.
جابه‌جاییِ مرحله: دستی و خودکار
دو راهِ دستی هست و هر دو فقط برای مسئولِ معامله یا ادمینِ شرکت کار می‌کنند:
- روی کاریز: کشوی مرحلهی پایینِ کارت را عوض کنید. معامله همان لحظه به ستونِ تازه میرود و در تاریخچه با «جابهجایی از نمای کاریز» و نامِ شما ثبت میشود.
- در صفحهی معامله: از کشوی «بردن به مرحلهی» مرحله را انتخاب کنید، در «توضیح (اختیاری)» دلیلش را بنویسید و «بردن به این مرحله» را بزنید.
هر جابهجایی در جدولِ «تاریخچه‌ی مراحل» پایینِ صفحهی معامله با نام و تاریخ میماند و پاک‌شدنی نیست.
معامله با رویدادهای واقعیِ اسنادش خودش هم جلو میرود. با مراحلِ آماده:
- ثبتِ پیش‌فاکتور از صفحهی معامله ← «اخذ تاییدیه پیش فاکتور»
- تأییدِ پیش‌فاکتور توسطِ مدیر ← «صدور فاکتور»
- «تبدیل به فاکتور» ← «ارسال بار»
- دکمه‌ی «ارسال‌شده» در کارتِ «پیگیری ارسال بار» ی فاکتور ← «پیگیری ارسال بار»
- «تحویل‌داده‌شده» یا ثبتِ رسیدِ باربری ← «پیگیری وصول»
- وصولِ کاملِ همهی فاکتورهای معامله ← بستن با «برد — وصولِ کامل»
معامله خودکار هرگز عقب نمی‌رود. مرحلهای که در «مدل‌های فروش» ستونِ «تشخیصِ خودکار از روی» برایش تعیین نشده با هیچ رویدادی «تمام‌شده» حساب نمیشود؛ معامله از آن فقط دستی بیرون می‌آید، مگر رویدادِ یکی از مرحله‌های بعدی (مثلاً ثبتِ پیش‌فاکتور) برسد و معامله را از رویش جلو ببرد. ثبتِ پرداخت‌ها را در راهنمای ثبت چک و قسط و وصول مطالبات ببینید.
«احتمالِ موفقیت» و ویرایشِ معامله
- در صفحهی معاملهی باز «ویرایشِ معامله» را بزنید.
- «عنوانِ معامله»، «مبلغِ تخمینی (ریال)»، «احتمالِ موفقیت (٪)»، «رابطِ این معامله»، «تاریخِ احتمالیِ بستن» و در حسابِ چندشرکتی «شرکت» را عوض کنید. کشوی «مسئولِ معامله» فقط برای ادمینِ شرکت می‌آید.
- «ذخیره‌ی معامله» را بزنید. هر تغییر با «قبل ← بعد» در «تاریخچه‌ی مراحل» ثبت میشود.
«سازمان» و «مدلِ فروش» ویرایش نمی‌شوند و اگر معامله محصول دارد، کادرِ مبلغ قفل است. هر مرحله در «مدل‌های فروش» ستونِ «احتمالِ موفقیت» دارد (۰ تا ۱۰۰، پیش‌فرض ۱۰۰). اگر کادرِ «احتمالِ موفقیت (٪)» ی معامله خالی بماند، عددِ مرحله به کار میرود (جای‌نمای کادر می‌گوید «طبقِ مرحله: N٪»)؛ عددی که خودتان بنویسید بر مرحله اولویت دارد.
احتمالِ مؤثر در خانه‌ی «احتمالِ موفقیت» بالای صفحهی معامله دیده میشود و فقط در «پیش‌بینی فروش» به کار میرود؛ منطقِ وزن‌دادن را در پیش‌بینی فروش چیست؟ توضیح داده‌ایم.
صدورِ پیش‌فاکتور از معامله
- در صفحهی معاملهی باز، کنارِ «مرحلهی فعلی»، دکمه‌ی «صدور پیش‌فاکتور» را بزنید.
- فرمِ پیش‌فاکتور با سازمان و رابطِ معامله باز میشود و ردیف‌هایش از «محصولات و خدمات» ی معامله پر شده‌اند (بی‌محصول: یک ردیفِ خالی). پیش از ثبت، ردیف‌ها قابلِ تغییرند.
- پیش‌فاکتور را ثبت کنید. اگر مدلِ فروش مرحلهای با تشخیصِ خودکارِ «صدورِ پیش‌فاکتور» دارد (مثلِ مدلِ آماده‌ی «فروشِ کالا»)، معامله خودش به مرحلهی بعد از آن میرود.
فقط سندی که از همین دکمه ساخته شود به معامله وصل است و آن را جلو می‌برد. ادامه‌ی کار، از تأیید تا «تبدیل به فاکتور»، در راهنمای صدور پیش‌فاکتور و تبدیل به فاکتور آمده است.
بستنِ معامله: برد یا «دلیلِ شکست»
- در صفحهی معاملهی باز، جلوی «نتیجهی معامله:» یکی از «موفق شد» یا «ناموفق شد» را بزنید. هنوز چیزی بسته نمیشود؛ فقط فرمِ کوچکی زیرش باز میشود.
- برای «ناموفق شد»، دلیل را از کشوی «دلیلِ شکست» انتخاب کنید؛ اجباری است.
- اگر خواستید «یادداشت (اختیاری)» را پر کنید؛ حداکثر ۵۰۰ نویسه.
- «ثبتِ برد» یا «ثبتِ باخت» را بزنید.
وضعیت را خودِ نرم‌افزار می‌نویسد: «برد» یا «برد — یادداشت»، و «باخت — دلیل» یا «باخت — دلیل — یادداشت»؛ برد سبز و باخت قرمز. معاملهی بسته از کاریز بیرون میرود و دیگر ویرایش نمیشود، ولی مرحله‌اش میماند تا معلوم باشد کجای چرخه باخته‌اید. دکمه‌ی کوچکِ تقویم («تغییرِ تاریخِ بستن») کنارِ تاریخِ بستن، تاریخ را با «ذخیره‌ی تاریخ» اصلاح می‌کند؛ تاریخِ آینده یا پیش از روزِ ساختِ معامله پذیرفته نیست.
فهرستِ دلیل‌ها با «قیمت بالا»، «خرید از رقیب»، «نبودِ بودجه»، «پاسخ ندادنِ مشتری»، «منتفی شدنِ نیاز» و «سایر» شروع میشود. ادمینِ شرکت آن را در «تنظیمات» ← «مدل‌های فروش»، کارتِ «دلایلِ شکستِ معامله» عوض می‌کند؛ دلیل حذف نمیشود و فقط غیرفعال میشود. خواندنِ این دلیل‌ها را در دلایل شکست فروش و تحلیل برد و باخت گفته‌ایم.
«گزارش و پیش‌بینی»
دکمه‌ی «گزارش و پیش‌بینی» بالای صفحهی «معاملهها» صفحهی «گزارش و پیش‌بینی معاملهها» را با دو کلید باز می‌کند. ادمینِ شرکت عددهای همهی همکاران را میبیند و کارشناس فقط معاملههایی را که مسئولشان است.
- «پیش‌بینی فروش»: جدولِ ماه‌به‌ماه از سه ماهِ گذشته تا شش ماهِ آینده. معاملهی باز در ماهِ «تاریخِ احتمالیِ بستن» اش می‌نشیند و معاملهی برده در ماهِ بستنش. «مبلغِ احتمالی» مبلغِ بازها ضرب در احتمالِ موفقیت است و «جمع» = «مبلغِ احتمالی» + «مبلغِ به‌دست‌آمده». معاملهی بازی که تاریخش گذشته در ردیفِ «تاریخش گذشته، هنوز باز»، دورتر از شش ماه در «دورتر از شش ماه» و بی‌تاریخ در «بدونِ تاریخِ احتمالی» می‌نشیند. کلیک روی هر ردیف معامله‌هایش را باز می‌کند.
- «گزارش»: بازه را از «۳ ماهِ اخیر» تا «همه» انتخاب کنید. «نرخِ برد»، «طولِ چرخه‌ی فروش»، «دلایلِ شکست» و «عملکردِ مسئولان» از معاملههایی حساب می‌شوند که در این بازه بسته شده‌اند؛ «قیفِ مراحل» از معاملههایی که در این بازه ساخته شده‌اند (باز و بسته)، و «ماندن در هر مرحله» همیشه از کلِ تاریخچه. میانگینِ کمتر از ۵ نمونه «نمونه کم» نشان داده میشود.
اگر کار نکرد
- اگر با «ثبتِ معامله» پیامِ «عنوان و سازمان الزامی است» آمد: «عنوانِ معامله» یا «سازمان» خالی است.
- اگر سازمان در کشو نیست: اول سازمان را ثبت کنید؛ روشش در راهنمای ثبت مشتری در ملل CRM آمده است.
- اگر صفحهی معامله «این معامله پیدا نشد.» گفت: یا شماره‌ی معامله درست نیست، یا مسئولِ آن نیستید؛ کارشناس فقط معامله‌ای را باز می‌کند که مرحلهی فعلی‌اش به خودش سپرده شده (مثلاً با کلیک روی معاملهی همکار در کارتِ «معاملههای این سازمان»).
- اگر پیامِ «جابه‌جاییِ مرحله فقط با مسئولِ این معامله یا مدیرِ شرکت است.» یا «بستنِ معامله فقط با مسئولِ این معامله یا مدیرِ شرکت است.» آمد: از ادمینِ شرکت بخواهید کار را انجام دهد یا مسئول را عوض کند.
- اگر کارت به‌جای کشو «جابهجایی در صفحهی معامله» دارد: معامله روی مدلِ فروشِ دیگری است و در ستونِ آخرِ «بدونِ مرحله» نشسته؛ مرحله را در صفحهی خودِ معامله عوض کنید.
- اگر با وجودِ تماس، نشانِ «راکد» نرفت: مکالمه به معامله وصل نشده؛ در کشوی «معامله (اختیاری)» ی مکالمه همین معامله را انتخاب کنید.
پرسش‌های متداول درباره‌ی کاریز معاملات
چرا همهی معاملهها را در کاریز نمیبینم؟
کاریز فقط معاملههای باز را نشان میدهد؛ معاملهی بسته در نمای «فهرست» با «نمایش: همه» دیده میشود. کارشناس هم فقط معاملههایی را میبیند که مرحلهی فعلیشان به خودش سپرده شده. ادمینِ شرکت همه را میبیند و با «معاملههای من» فقط معاملههای خودش را.
چرا کارتِ معامله را نمیشود کشید و در ستونِ دیگر رها کرد؟
جابهجایی عمداً با کشوی مرحله ساخته شده، نه با کشیدنورهاکردن، تا روی گوشی و نرمافزارِ نصبی هم دقیقاً همانطور کار کند. کشوی مرحلهی پایینِ همان کارت را عوض کنید؛ معامله همان لحظه به ستونِ تازه میرود و در تاریخچه هم ثبت میشود.
اگر معامله را اشتباهی بستم، چه کنم؟
در صفحهی معامله کنارِ وضعیت، «تبدیل به جاری» را بزنید. معامله دوباره باز میشود، به همان مرحلهای برمیگردد که هنگامِ بستن داشت و به کاریز برمیگردد. نتیجهی قبلی در تاریخچه میماند. این دکمه فقط برای مسئولِ معامله و ادمینِ شرکت است.
