راهنمای ثبت چک و قسط و وصول مطالبات در ملل CRM

پیش از شروع: چه کسی چه کاری می‌کند؟

• ثبتِ سررسید و «ثبت وصول»: هر همکاری که در ردیفِ «فاکتورها» ی صفحه‌ی «اجازه‌ی دیدن، ویرایش و حذف هر همکار» «اجازه‌ی ویرایش» دارد، روی سررسیدهایی که خودش می‌بیند. این کلید را ادمینِ شرکت برای هر نفر تعیین می‌کند و پیش‌فرض روشن است.
• دیدنِ همه‌ی مطالبات: ادمینِ شرکت، و همکاری که «اجازه‌ی دیدن» ِ «فاکتورها» یا کلیدِ «دیدنِ همه‌ی مشتریانِ شرکت» را دارد.
• بقیه‌ی همکاران: فقط سررسیدهایی که مسئولِ وصولشان هستند یا فاکتورشان به خودشان مربوط است: خودشان صادرش کرده‌اند، مسئولِ وصولِ سررسیدِ دیگری از همان فاکتورند، سازمانش یا شخصِ طرفِ فاکتور مالِ خودشان است، یا مالکِ مرحله‌ی معامله‌ی آن‌اند.

سررسید همیشه روی یک پیش‌فاکتور یا فاکتورِ فروش ثبت می‌شود. اگر هنوز سندی ندارید، اول راهنمای صدور پیش‌فاکتور و تبدیل به فاکتور را ببینید.

ثبتِ سررسیدهای چک و قسط روی فاکتور

1. از منوی کناری «بخش حسابداری» را باز کنید، در گروهِ «فروش» «فاکتور فروش» را بزنید و فاکتور را باز کنید (یا فاکتورِ تازه بسازید).
2. «نوع پرداخت» را روی «اقساطی»، «نقدی و اقساطی» یا «چکی» بگذارید. با «نقدی» یا «مشخص نشده» کارتِ سررسیدها اصلاً نمایش داده نمی‌شود.
3. اگر سند تازه است، اول «ذخیره اطلاعات» را بزنید؛ خودِ سندِ ثبت‌شده دوباره باز می‌شود (اگر پیش‌فاکتور را از صفحه‌ی مکالمات صادر کرده‌اید، معمولاً به همان مکالمات برمی‌گردید؛ آنجا دکمه‌ی «پیش‌فاکتورها و فاکتورها» را بزنید و روی شماره‌ی سند کلیک کنید تا باز شود). کارتِ «سررسیدهای وصول (قسط / چک)» فقط روی سندِ ذخیره‌شده ظاهر می‌شود.
4. برای هر چک یا قسط «افزودن سررسید» را بزنید؛ ردیفِ تازه با تاریخِ ۳۰ روز بعد ساخته می‌شود.
5. در هر ردیف «تاریخ سررسید»، «مبلغ (ریال)»، «شماره چک»، «بانک» و «مسئول وصول» را پر کنید. لازم نیست فاصله‌ها یا مبلغ‌ها مساوی باشند؛ چهار چک با تاریخ‌ها و مبلغ‌های متفاوت همان‌طور ثبت می‌شوند.
6. «ثبت سررسیدها» را بزنید. پیامِ «سررسیدها ثبت شد.» می‌آید و کنارِ دکمه «جمع سررسیدها» را با مبلغِ فاکتور می‌بینید.

چند نکته که جلوی اشتباه را می‌گیرد:

• «مسئول وصول» را خالی نگذارید. برای هر ردیف جدا انتخاب می‌شود و از کارشناسِ فروشِ مشتری برداشته نمی‌شود، چون وصول اغلب کارِ واحدِ مالی است. فقط همکارانِ فعال در کشو هستند.
• جمعِ نابرابر فقط هشدار است. پیامِ «جمعِ سررسیدها … با مبلغِ فاکتور … برابر نیست» جلوی ثبت را نمی‌گیرد؛ مثلاً وقتی بخشی را نقد گرفته‌اید.
• ردیفی که رویش وصول ثبت شده قفل است. برچسبِ «وصول‌شده» می‌گیرد و تاریخ و مبلغش دیگر عوض نمی‌شود.
• «مهلت تسویه» را هم پر کنید. در سندِ غیرنقدی، تا این تاریخ پر نشود سند تأیید نمی‌شود.

سررسید روی پیش‌فاکتور: فقط برنامه‌ی پرداخت

همین کارت روی پیش‌فاکتورِ فروش هم هست تا شرایطِ پرداخت همان موقعِ پیشنهادِ قیمت روشن شود. ولی آنجا سررسیدها فقط برنامه‌ی پرداخت هستند: طلب نیستند، یادآوری نمی‌فرستند و در «وصول مطالبات» نمی‌آیند. با «تبدیل به فاکتور» همان ردیف‌ها روی فاکتور کپی می‌شوند و از همان لحظه طلبِ واقعی‌اند. اگر روی پیش‌فاکتور مسئولی انتخاب نکرده باشید، صادرکننده‌ی پیش‌فاکتور مسئولِ وصول می‌شود.

یادآورِ وصول: سه بار، فقط برای مسئولِ وصول

برای هر سررسیدِ باز روی فاکتور، «مسئول وصول» این اعلان‌ها را روی گوشی یا کامپیوترش می‌گیرد:

1. ۳ روز قبل از سررسید، تا پیش از موعد با مشتری تماس بگیرد.
2. روزِ سررسید.
3. بعد از گذشتنِ سررسید، و این یکی هر روز تکرار می‌شود تا وصول شود.

متنِ اعلان نامِ سازمان، شماره‌ی قسط، مبلغِ مانده، تاریخِ سررسید، شماره‌ی فاکتور و مشخصاتِ چک را دارد و زدن رویش «وصول مطالبات» را باز می‌کند. روی هر دستگاه یک بار زنگوله‌ی «فعال‌سازی یادآوری‌ها روی این دستگاه» را در نوارِ بالا بزنید. سررسیدِ بی‌مسئول هیچ یادآوری نمی‌گیرد. چرا یادآوریِ پیش از موعد مهم است، در پیگیری چک و اقساط مشتریان با CRM توضیح داده‌ایم.

صفحه‌ی «وصول مطالبات»

از منوی «بخش حسابداری»، گروهِ «فروش»، «وصول مطالبات» را بزنید؛ درست زیرِ «فاکتور فروش» است. همکاری که این آیتم را در منو ندارد، از اعلانِ یادآور یا از صفحه‌ی مکالماتِ مشتری به همین صفحه می‌رسد.

• چهار کارتِ بالا: «کلِ مطالباتِ باز»، «عقب‌افتاده» (هر دو به ریال)، «چکِ برگشتی» (به فقره) و «پیش‌دریافت‌های تخصیص‌نشده» (پولی که با رسید گرفته‌اید و هنوز به هیچ سررسیدی نخورده؛ با «تسویه حساب طرف مقابل» روی سررسید می‌نشیند). زیرِ کارت‌ها پیوندهای «رسیدهای دریافت»، «جستجوی چک» و «مرور مانده‌ی طرف‌حساب‌ها» هست.
• «نمایش:» «همه‌ی مطالباتِ باز»، «فقط سررسیدهای من» (آن‌هایی که شما مسئولِ وصولشان هستید) یا «فقط عقب‌افتاده‌ها». اگر حسابتان چند شرکتِ زیرمجموعه دارد، فیلترِ شرکت و ستونِ «شرکت» هم دیده می‌شود.
• جدول: ستون‌های «سررسید»، «سازمان»، «مبلغ»، «وصول‌شده»، «مانده»، «چک»، «مسئول» و «وضعیت». ستونِ «وضعیت» یکی از «در انتظار»، «وصولِ جزئی» یا «برگشتی» را نشان می‌دهد؛ سررسیدی که تاریخش گذشته قرمز است و نشانِ «عقب‌افتاده» هم کنارش می‌آید. زدن روی نامِ سازمان خودِ فاکتور را باز می‌کند.

میان‌بر از صفحه‌ی مکالمات: در «مکالمات مشتری» دکمه‌ی «پیش‌فاکتورها و فاکتورها» را بزنید. کنارِ هر فاکتوری که سررسیدِ باز دارد نشانی مثلِ «۲ سررسیدِ باز — مانده … ریال · ثبت وصول/چک» هست که «وصول مطالبات» را فقط برای همان فاکتور باز می‌کند؛ لینکِ «همه‌ی مطالبات» فیلتر را برمی‌دارد. ثبتِ خودِ مکالمه‌ی پیگیری در راهنمای ثبت مکالمه و پیگیری آمده است.

ثبتِ وصول، کامل یا جزئی

وقتی پولِ نقد یا چکِ مشتری برای یک سررسید واقعاً به دستتان رسید، در «وصول مطالبات»:

1. روی ردیفِ همان سررسید «ثبت وصول» را بزنید. فرمِ وصول همان‌جا زیرِ ردیف باز می‌شود تا مبلغ و مانده را کنارِ هم ببینید.
2. «مبلغِ وصول‌شده (ریال)» با کلِ مانده پر شده است. اگر کمتر گرفته‌اید، همان مبلغِ واقعی را بنویسید.
3. «شماره چک» و «بانک» از خودِ سررسید پر شده‌اند؛ اگر چکِ واقعی فرق دارد، عوضشان کنید. وقتی «شماره چک» پر است، «تاریخ سررسید چک» هم می‌آید (پیش‌پر با سررسیدِ همین ردیف)؛ سررسیدِ خودِ چک را بگذارید تا در «جستجوی چک» و «عملیات چک» با همین تاریخ دیده شود.
4. در صورتِ نیاز «توضیح (اختیاری)» را بنویسید و دکمه‌ی «ثبت وصول» ِ داخلِ فرم را بزنید. «انصراف» فرم را می‌بندد.

«ثبت وصول» پشتِ صحنه یک رسیدِ دریافتِ شماره‌دار می‌سازد (پولِ نقد به «صندوق اصلی»، یا چک) و پیامِ «رسید شماره … ثبت شد» می‌آید؛ همان رسید بعداً در «رسیدهای دریافت» دیده می‌شود. با وصولِ کامل سررسید از فهرست بیرون می‌رود و یادآورش بسته می‌شود؛ با مبلغِ کمتر وضعیت «وصولِ جزئی» می‌شود و بقیه در فهرست می‌ماند؛ وقتی جمعِ وصولی‌ها به مبلغِ سررسید برسد، خودکار وصول‌شده می‌شود. اگر مدیرِ شرکت در «تنظیمات خزانه» گزینه‌ی «هنگام وصول چک» را گذاشته باشد، سهمِ چک تا «پاس شد» روی سررسید نمی‌نشیند و پیام همین را می‌گوید.

اگر فاکتور به یک معامله وصل است و با این وصول همه‌ی فاکتورهای آن معامله کامل وصول شوند (و پیش‌فاکتورِ تبدیل‌نشده‌ای در آن معامله نمانده باشد)، معامله خودکار با دلیلِ «برد — وصولِ کامل» بسته می‌شود (پیامِ «ثبت وصول» فقط شماره‌ی رسید را می‌گوید؛ بسته‌شدن را در خودِ معامله ببینید). قاعده‌ی کاملش در راهنمای کاریز معاملات آمده است.

چکِ برگشتی

چکی که با «ثبت وصول» (یا در «رسیدهای دریافت») ثبت کرده‌اید، از صفحه‌ی «عملیات چک» در منوی «بخش حسابداری»، گروهِ «فروش»، دنبال می‌شود. این صفحه (و «رسیدهای دریافت») فقط برای ادمینِ شرکت و همکارِ دارای «اجازه‌ی دیدن» ِ «فاکتورها» باز است و «ثبت عملیات» «اجازه‌ی ویرایش» هم می‌خواهد؛ مسئولِ وصولی که این اجازه را ندارد، برگشتِ چک را به یکی از آن‌ها خبر می‌دهد:

1. چک را با «واگذار به بانک» به حسابِ بانکی بسپارید؛ «برگشت خورد» فقط روی چکِ واگذارشده به بانک ثبت می‌شود.
2. اگر بانک چک را برگرداند، «برگشت خورد» را بزنید، چک را تیک بزنید و «دلیل برگشت» را بنویسید.
3. «ثبت عملیات» را بزنید.

• فقط مبلغِ همان چک برمی‌گردد. مبلغِ چک از وصول‌شده‌ی سررسید کم می‌شود و سررسید با مانده‌ی تازه در «وصول مطالبات» می‌ماند یا دوباره به آن برمی‌گردد — حتی اگر با همان چک کامل وصول شده و از فهرست بیرون رفته بود — و یادآورش دوباره برای «مسئول وصول» می‌آید. پولِ نقدِ دیگرِ همان سررسید سرِ جایش می‌ماند و دلیل در یادداشتِ سررسید نوشته می‌شود.
• اگر مشتری پول را جدا داد (نقد یا چکِ دیگر)، دوباره «ثبت وصول» بزنید. ولی اگر همان چک دوباره «واگذار به بانک» شد و پاس شد، «ثبت وصول» نزنید: پولش پیش‌دریافت می‌ماند و از «تسویه حساب طرف مقابل» روی فاکتور می‌نشیند.
• اگر نمی‌خواهید چک پیش از پاس‌شدن وصول‌شده حساب شود، مدیرِ شرکت در «تنظیمات خزانه» گزینه‌ی «چک کی تسویه‌ی سررسید حساب شود» را روی «هنگام وصول چک» می‌گذارد؛ آن‌وقت سهمِ چک فقط با «پاس شد» یا «نقد کردن» در «عملیات چک» روی سررسید می‌نشیند. این گزینه فقط چک‌های بعدی را عوض می‌کند.
• دکمه‌ی «چک برگشت خورد» داخلِ فرمِ «ثبت وصول» فقط برای سررسیدی دیده می‌شود که شماره‌ی چک دارد ولی هنوز هیچ وصولی با رسید رویش ننشسته. آنجا «دلیلِ برگشتِ چک» اجباری است، با «ثبتِ برگشتی» سررسید نشانِ «برگشتی» می‌گیرد، در کارتِ «چکِ برگشتی» شمرده می‌شود و یادآورش با جمله‌ی «این چک برگشت خورده است» ادامه پیدا می‌کند. در این حالت وصولِ بعدی که با پولِ نقد (یا با چک، وقتی «چک کی تسویه‌ی سررسید حساب شود» روی پیش‌فرضِ «هنگام ثبت چک» است) ثبت می‌شود، از صفر حساب می‌شود: هر مبلغی که پیش از برگشت روی همین سررسید ثبت شده بود، حتی پولِ نقد، صفر می‌شود؛ پس در «مبلغِ وصول‌شده (ریال)» جمعِ همه‌ی پولی را بنویسید که برای این سررسید واقعاً گرفته‌اید، نه عددِ پیش‌پرشده.

خروجیِ اکسل

برای پشتیبان یا تحلیل، ادمینِ سطحِ ۱ ِ شرکت از منوی «گزارش‌های مدیریتی» صفحه‌ی «پشتیبان‌گیری و بازگردانی اطلاعات» را باز می‌کند، «نوع اطلاعات» را «فاکتورها» می‌گذارد و «خروجیِ سررسیدهای وصول (چک و قسط)» را می‌زند. این فایل فقط خروجی است؛ سررسیدها از اکسل وارد نمی‌شوند و روی خودِ فاکتور ثبت می‌شوند.

اگر هنوز چک‌ها را در اکسل پیگیری می‌کنید، نمونه فایل اکسل پیگیری چک و اقساط را رایگان بردارید. جریانِ کاملِ صدورِ فاکتور تا وصول را هم در CRM با صدور فاکتور رسمی و وصول مطالبات ببینید.

اگر کار نکرد

• اگر کارتِ «سررسیدهای وصول (قسط / چک)» نیست: سند هنوز ذخیره نشده، «نوع پرداخت» «نقدی» یا «مشخص نشده» است، یا سند فروش نیست.
• اگر با «ثبت سررسیدها» پیامِ «شما اجازه‌ی ویرایشِ فاکتورها را ندارید» آمد: از ادمینِ شرکت بخواهید «اجازه‌ی ویرایش» ِ ردیفِ «فاکتورها» را برایتان روشن کند. دکمه‌ی «ثبت وصول» هم بدونِ همین اجازه نمایش داده نمی‌شود.
• اگر سررسید در «وصول مطالبات» نیست: هنوز روی پیش‌فاکتور است و تبدیل نشده، کامل وصول شده، سند باطل شده، فیلترِ «نمایش:» یا شرکت آن را کنار گذاشته، از صفحه‌ی مکالمات آمده‌اید و فهرست فقط همان فاکتور را نشان می‌دهد (نشانِ «فقط فاکتور #…»؛ «همه‌ی مطالبات» را بزنید)، یا آن سررسید به شما مربوط نیست.
• اگر یادآور نیامد: «مسئول وصول» ِ آن ردیف و زنگوله‌ی یادآوری روی همین دستگاه را بررسی کنید.
• اگر پیامِ «این سررسید دیگر در دسترسِ شما نیست …» آمد: سررسید در این فاصله وصول یا حذف شده، یا اجازه‌تان عوض شده است؛ فهرست خودش تازه می‌شود.

پرسش‌های متداول درباره‌ی ثبت چک و قسط و وصول