چرا فاکتور باید داخل CRM باشد، نه در نرمافزار جدا
وقتی پیشفاکتور در یک نرمافزار و فاکتور در نرمافزار دیگری صادر میشود، سه چیز همیشه اتفاق میافتد: اطلاعات مشتری دو بار تایپ میشود و دیر یا زود دو نسخهی متفاوت پیدا میکند؛ کارشناس فروش نمیداند فاکتورش وصول شده یا نه، چون وصول در «آن یکی نرمافزار» است؛ و مدیر برای یک سؤال ساده — «این مشتری چقدر به ما بدهکار است؟» — باید دو جا را نگاه کند.
راهِ متداول این است که CRM را به یک نرمافزار حسابداری «وصل» کنند. این کار میکند، ولی هزینهی اتصال، خرابیهای همگامسازی و دو اشتراک جداگانه را با خودش میآورد. راهِ دوم این است که فاکتور و وصول همانجایی باشد که مشتری و مکالمهاش هست. ملل CRM راهِ دوم را رفته است.
شش نوع سند: پیشفاکتور، فاکتور و برگشتی
چرخهی فروش و خرید هر کدام سه سند دارد:
- پیشفاکتور فروش → بعد از تأیید مدیر → فاکتور فروش → در صورت مرجوعی، برگشت از فروش
- پیشفاکتور خرید → فاکتور خرید → برگشت از خرید
برگشتی را لازم نیست از صفر بنویسید: از روی خودِ فاکتور اصلی ساخته میشود، اقلام از همان فاکتور میآیند و شما فقط تعداد مرجوعی را مشخص میکنید (ثبت دستی هم ممکن است). روی هر سند، مالیات بر ارزش افزوده با یک تیک برای همان سند قابل خاموشکردن است — بدون اینکه نرخ بقیهی سندها عوض شود.
تأیید اجباری قبل از صدور فاکتور
هم پیشفاکتور فروش و هم فاکتور فروش بهمحض ثبت «در انتظار تأیید» میشوند. تأیید یا با مدیر شرکت است یا با همکاری که مدیر صراحتاً به او «اجازهی تأیید اسناد» داده — بدون اینکه آن همکار مدیر شود. رد کردن میتواند با دلیل همراه باشد و آن دلیل به سازندهی سند نشان داده میشود.
یک نکته که تجربهی واقعی به آن رسانده: ویرایش سند، تأیید قبلی را باطل میکند و سند دوباره به صف تأیید برمیگردد. بدون این قاعده میشد یک پیشفاکتور ۱۰ میلیونی را تأیید گرفت، بعد آن را به ۱۰۰ میلیون ویرایش کرد و به فاکتور تبدیل کرد. خرید و برگشت از فروش تأیید نمیخواهند — تأیید برای کنترل قیمت و تخفیفِ فروش است.
شمارهی رسمی مسلسل و ابطال بهجای حذف
روی فاکتور فروشِ ذخیرهشده، کارت «شمارهی رسمی سند» هست. نوع سند «رسمی» (سندی که به سامانهی مؤدیان میرود) یا «غیررسمی» (سند داخلی) است و هر کدام دنبالهی شمارهی جداگانه دارند — به تفکیک دفتر حسابداری، رسمی/غیررسمی و سال مالی. دو کاربر همزمان شمارهی تکراری نمیگیرند و دوبارهزدنِ دکمه شمارهی تازه نمیسوزاند.
مهمترین قاعده: سند شمارهخورده حذف نمیشود، باطل میشود. اگر فاکتور ۱۰۴۷ حذف شود، دنباله میشود ۱۰۴۶ و بعد ۱۰۴۸ و ممیز مالیاتی میپرسد ۱۰۴۷ کجاست. با ابطال، شماره سرِ جایش میماند، سند در فهرست با نشان قرمز «باطل شده» دیده میشود، دلیل و تاریخ و نام ابطالکننده ثبت میشود، و سند از جمعهای فروش، مطالبات، یادآورها و موجودی انبار بیرون میرود. برای ممیز هم یک گزارش «دنباله شمارههای رسمی» هست که نشان میدهد هیچ شمارهای گم نشده.
چاپ A4 با لوگو و مشخصات حقوقی
هر فاکتور یا پیشفاکتورِ ذخیرهشده یک «نسخه چاپی» دارد که در یک برگهی A4 باز میشود: لوگو، نام حقوقی، شناسه ملی، کد اقتصادی، شماره ثبت و نشانی فروشنده؛ نام، شناسه ملی، کد اقتصادی، کد پستی، تلفن و نشانی خریدار؛ شمارهی رسمی و سال مالی؛ و حساب بانکی برای واریز. روی سند برگشتی برچسب «مبلغ قابل برگشت» چاپ میشود، و سند باطلشده روی کاغذ هم کادر قرمز «این سند باطل شده است» میگیرد تا با سند معتبر اشتباه گرفته نشود.
نکتهی ظریفی که در نرمافزارهای سادهتر دیده نمیشود: اقلام، نرخ مالیات و شمارهحسابِ نسخهی چاپی از خودِ سند خوانده میشود، نه از جدولهای زنده. یعنی فاکتور پارسال با عوضشدن نام کالا، نرخ مالیات یا شمارهحساب امسال تغییر نمیکند.
از فاکتور تا وصول مطالبات: قسط، چک، وصول جزئی
اگر نوع پرداختِ سند غیرنقدی باشد، کارت «سررسیدهای وصول (قسط / چک)» ظاهر میشود. روی پیشفاکتور این فقط «برنامهی پرداخت» است؛ روی فاکتور، طلب واقعی. هر سررسید تاریخ، مبلغ، شماره چک، بانک و مسئول وصولِ جداگانه دارد — چون وصول اغلب کارِ مالی است نه فروشنده، و جابهجایی کارشناسِ مشتری نباید تعهد وصول را گم کند. لازم نیست فاصلهها مساوی باشند: بیمارستان چهار چک با تاریخها و مبالغ متفاوت میدهد و سیستم دقیقاً همان را میگیرد.
در صفحهی «وصول مطالبات» سه عدد بالای صفحه است: کل مطالبات باز، عقبافتاده، و تعداد چک برگشتی. وصول جزئی پشتیبانی میشود و وقتی جمع پرداختی به مبلغ سررسید برسد خودکار «وصولشده» میشود. چک برگشتی با دلیل ثبت میشود و تا وصول از فهرست بیرون نمیرود. سررسیدی که رویش پرداختی ثبت شده، با ذخیرهی دوبارهی جدول پاک نمیشود — پول قابل بازسازی نیست.
یادآور خودکار سهمرحلهای
برای هر سررسید، نرمافزار خودش سه بار یادآوری میدهد:
- سه روز قبل از سررسید — چون تماس یادآوری، کارِ اصلی وصول است.
- روز سررسید.
- بعد از گذشتن — و این یکی هر روز تکرار میشود تا وصول شود.
متن یادآور نام سازمان، شمارهی قسط، مبلغ مانده، تاریخ سررسید، شمارهی فاکتور و مشخصات چک را دارد و فقط به مسئول وصول همان سررسید میرسد. سررسیدی که مسئول نداشته باشد، یادآوری نمیگیرد — پس اولین کار بعد از ثبت فاکتور، تعیین مسئول وصول است.
موجودی انبار از فاکتور قطعی
موجودی هیچجا بهصورت عدد ذخیره نمیشود؛ محاسبه میشود: موجودی اول دوره + اصلاحیهها و ضایعات + خرید + برگشت از فروش − فروش − برگشت از خرید. فقط فاکتور قطعی شمرده میشود (پیشفاکتور تعهد است، نه گردش کالا) و سند باطلشده خودبهخود از حساب خارج میشود. اگر بخواهید، تنظیم «اجازهی منفیشدن موجودی انبار» را خاموش کنید تا فاکتور فروشِ کالای ناموجود اصلاً صادر نشود.
مقایسه با مسیر «CRM + حسابداری جدا»
| نیاز | در ملل CRM | توضیح |
|---|---|---|
| پیشفاکتور، فاکتور فروش و خرید، برگشتی | ✓ داریم | شش نوع سند داخل CRM |
| تأیید مدیر قبل از فاکتور، با امکان ثبت دلیلِ رد | ✓ داریم | ویرایش، تأیید را باطل میکند |
| شمارهی رسمی مسلسل و ابطال بهجای حذف | ✓ داریم | به تفکیک دفتر، رسمی/غیررسمی، سال مالی؛ گزارش دنباله برای ممیز |
| چاپ A4 با لوگو و مشخصات حقوقی | ✓ داریم | دادهی منجمد؛ سند باطل با کادر قرمز |
| اقساط، چک، وصول جزئی، چک برگشتی | ✓ داریم | مسئول وصول برای هر سررسید |
| یادآور خودکار وصول | ✓ داریم | سه روز قبل، روز سررسید، هر روز بعد از آن |
| موجودی انبار از فاکتور قطعی | ✓ داریم | یک انبار؛ توقف فروش با موجودی منفی |
| حسابداری کامل (کدینگ، اسناد، تراز، سود و زیان) | در حال تکمیل | ساخته شده ولی هنوز برای استفادهی مشتری اعلام نشده |
| اتصال به نرمافزارهای حسابداری بیرونی | بهزودی | |
| ارسال فاکتور به سامانهی مؤدیان از داخل نرمافزار | بهزودی | نوع «رسمی»، شمارهی مسلسل و کد کالای مؤدیان از حالا در سند ثبت میشود |
| انبار چندمکانی | بهزودی |
پرسشهای متداول
آیا برای صدور فاکتور رسمی به نرمافزار حسابداری جداگانه نیاز دارم؟
خیر. در ملل CRM پیشفاکتور، فاکتور فروش و خرید، برگشتی، شمارهی رسمی مسلسل و چاپ A4 داخل خود CRM است. حسابداری کامل (کدینگ، اسناد، تراز) هم داخل نرمافزار ساخته شده و در حال تکمیل است.
چرا فاکتور شمارهخورده حذف نمیشود؟
چون حذف، دنبالهی شمارهها را حفرهدار میکند و ممیز مالیاتی میپرسد شمارهی وسط کجاست. بهجای حذف، سند با ذکر دلیل «باطل» میشود: شمارهاش میماند، در فهرست با نشان قرمز دیده میشود و از جمعهای فروش، مطالبات، یادآورها و موجودی انبار بیرون میرود.
یادآوری وصول چک چطور کار میکند؟
برای هر سررسید سه بار یادآوری میآید: سه روز قبل، روز سررسید، و بعد از گذشتن هر روز تا وصول شود. یادآوری فقط به مسئول وصول همان سررسید میرسد.
آیا ملل CRM به سپیدار یا نرمافزارهای حسابداری دیگر وصل میشود؟
فعلاً خیر؛ اتصال به نرمافزارهای حسابداری بیرونی در برنامهی توسعه است (بهزودی). رویکرد ملل این است که فاکتور، انبار و حسابداری پایه داخل خود CRM باشد تا نیازی به دوبارهکاری نباشد.