صدور پیش‌فاکتور و تبدیل به فاکتور در ملل CRM؛ راهنمای گام‌به‌گام

پیش از شروع: چه کسی چه کاری می‌کند؟

پیش‌فاکتور و فاکتور در منوی راست، در «بخش حسابداری» و گروهِ «فروش» هستند. اینکه هر همکار کدام دکمه را ببیند، به اجازه‌هایی بستگی دارد که ادمینِ شرکت داده است:

«اجازه‌ی تاییدِ اسناد» و «سرپرست» دو ستونِ صفحه‌ی «دسترسی به گزارش‌های مدیریتی» هستند. بهتر است دستِ‌کم دو نفر اجازه‌ی تأیید داشته باشند تا با مرخصیِ یک نفر کارِ فروش نخوابد.

ساختنِ پیش‌فاکتور

1. از منوی راست «بخش حسابداری» ← «فروش» ← «پیش فاکتور فروش» را باز کنید.
2. دکمه‌ی «افزودن پیش فاکتور فروش جدید» را بزنید.
3. در کارتِ «اطلاعات سربرگ»، اگر چند شرکتِ زیرمجموعه دارید، «شرکت» را انتخاب کنید؛ سربرگِ همان شرکت چاپ می‌شود.
4. «نوع سند» را «رسمی» یا «غیررسمی» بگذارید. حساب‌های مناسب در «حساب‌های بانکیِ چاپی» خودکار تیک می‌خورند؛ هرکدام را نمی‌خواهید، تیکش را بردارید.
5. در «شرایط تسویه» متنِ توافقِ پرداخت را بنویسید؛ روی نسخه‌ی چاپی می‌آید.
6. بخشی از نامِ سازمان را در کادرِ «نامِ سازمان را بنویسید…» تایپ کنید و آن را از کشوی «طرف حساب (سازمان)» انتخاب کنید.
7. «تاریخ» را بگذارید و «مهلت تسویه» را از تقویمِ کادر انتخاب کنید؛ کادر تا انتخاب نکنید خالی است و اگر نوعِ پرداخت نقدی نباشد، سند بدونِ آن تأیید نمی‌شود. «اعتبار پیش‌فاکتور تا» خودبه‌خود ۳۰ روز بعد است؛ عوضش کنید یا با «بدون انقضا» خالی‌اش کنید.
8. «نوع پرداخت» را انتخاب کنید: «نقدی»، «اقساطی»، «نقدی و اقساطی» یا «چکی».
9. «رابطِ اصلی» را انتخاب کنید: شخصی از همان سازمان که توافق با او بسته می‌شود. بقیه‌ی افرادِ آن سازمان را در «رابط‌های دیگر (اختیاری)» با «افزودن» اضافه کنید.
10. ردیف‌ها را طبقِ بخشِ بعد پر کنید و «ذخیره اطلاعات» را بزنید.

بعد از ذخیره خودِ سند باز می‌شود (اگر آن را از صفحه‌ی مکالمات صادر کرده‌اید، به همان مکالمات برمی‌گردید). در فهرستِ «پیش فاکتور فروش» ستونِ «وضعیت» تا سند تأیید نشده «در انتظار تایید» و بعد از تأیید «تبدیل نشده» را نشان می‌دهد؛ وضعیتِ تأیید («در انتظار تایید») را در کارتِ «وضعیت تایید» ی خودِ سند می‌بینید. برای بازکردنِ دوباره، منوی سه‌نقطه‌ی ردیف را بزنید و «ویرایش / مشاهده» را انتخاب کنید. اجزای یک پیش‌فاکتورِ خوب را در پیش‌فاکتور چیست؟ گفته‌ایم.

ردیف‌ها، تخفیف و مالیات

1. در کارتِ «ردیف های کالا/خدمت» دکمه‌ی «افزودن ردیف» را بزنید.
2. در خانه‌ی «کالا/خدمت» بخشی از نامِ کالا را بنویسید و از پیشنهادها انتخاب کنید؛ «قیمت واحد» از روی کالا پر می‌شود و قابلِ تغییر است.
3. «انبار»، «تعداد» و در صورتِ نیاز «تخفیف ردیف» را وارد کنید. «مالیات ردیف» و «جمع ردیف» خودکار حساب می‌شوند.
4. زیرِ جدول «تخفیف کلی» و «هزینه‌های جانبی» را بنویسید.
5. برای سندِ بی‌مالیات، تیکِ «جمع مالیات بر ارزش افزوده» را بردارید. «مبلغ قابل پرداخت» همان لحظه عوض و به حروف هم نوشته می‌شود.

نرخِ مالیات از «تنظیمات» ← «تنظیمات عمومی فروش» ← «نرخ مالیات بر ارزش افزوده (٪)» می‌آید — مگر کالا در کارتِ «اطلاعات تکمیلی» ی فرمِ کالا «معاف از مالیات بر ارزش افزوده» باشد (مالیاتِ ردیف صفر) یا «نرخ مالیات ویژه (٪)» داشته باشد (همان نرخ؛ برداشتنِ تیکِ سند این را هم صفر می‌کند) — و روی مبلغِ پس از «تخفیف کلی» حساب می‌شود؛ برداشتنِ تیک فقط همین سند را بی‌مالیات می‌کند. اگر موجودی کمتر از تعدادِ سند باشد، زیرِ جدول هشدارِ کمبودِ موجودی می‌آید.

برنامه‌ی پرداخت: چک و قسط

اگر «نوع پرداخت» «اقساطی»، «نقدی و اقساطی» یا «چکی» باشد، بعد از اولین ذخیره کارتِ «سررسیدهای وصول (قسط / چک)» روی همان پیش‌فاکتور ظاهر می‌شود:

1. پیش‌فاکتورِ ذخیره‌شده را از فهرست با «ویرایش / مشاهده» باز کنید.
2. برای هر قسط یا چک «افزودن سررسید» را بزنید و «تاریخ سررسید»، «مبلغ (ریال)»، «شماره چک»، «بانک» و «مسئول وصول» را پر کنید. فاصله‌ها و مبلغ‌ها لازم نیست مساوی باشند.
3. «ثبت سررسیدها» را بزنید و «جمع سررسیدها» را با مبلغِ سند مقایسه کنید.

روی پیش‌فاکتور این جدول فقط برنامه‌ی پرداخت است: طلب نیست، یادآوری نمی‌فرستد و در «وصول مطالبات» نمی‌آید. با «تبدیل به فاکتور» همین ردیف‌ها روی فاکتور کپی می‌شوند و یادآورِ وصول برای «مسئول وصول» شروع می‌شود؛ اگر مسئولی نگذاشته باشید، صادرکننده‌ی پیش‌فاکتور مسئول می‌شود. بقیه‌ی ماجرا در پیگیری چک و اقساط مشتریان و قدم‌به‌قدمش در راهنمای ثبت چک و قسط و وصول مطالبات.

تأییدِ پیش‌فاکتور

هر پیش‌فاکتورِ فروش به‌محضِ ثبت «در انتظار تایید» است. تأییدکننده این‌طور کار می‌کند:

1. در نوارِ بالا زنگوله‌ی «تاییدِ اسناد» (آیکنِ بنفشِ برگه‌ی تیک‌دار) را بزنید؛ فقط وقتی دیده می‌شود که سندی منتظرِ شما باشد.
2. روی پیش‌فاکتور کلیک کنید تا فرمش باز شود.
3. در کارتِ «وضعیت تایید» دکمه‌ی «تایید پیش‌فاکتور» را بزنید. برای رد، «دلیل رد (اختیاری)» را بنویسید و «رد پیش‌فاکتور» را بزنید.

• رابطِ اصلی لازم است: پیش‌فاکتورِ فروش بدونِ «رابطِ اصلی» تأیید نمی‌شود.
• سندِ مدت‌دار مهلت می‌خواهد: اگر «نوع پرداخت» «اقساطی»، «نقدی و اقساطی» یا «چکی» باشد، بدونِ «مهلت تسویه» تأیید نمی‌شود.
• ویرایش تأیید را باطل می‌کند: هر «ویرایش اطلاعات» سند را به صفِ تأیید برمی‌گرداند. برای افزودنِ رابط به سندِ تأییدشده، «ثبتِ رابط» را بزنید؛ تأیید سرِ جایش می‌ماند.

اگر صادرکننده «سرپرست» داشته باشد، سند اول فقط به سرپرستِ او می‌رسد و بعد از تأییدش «تایید سرپرست — منتظر مدیر» می‌شود؛ آن‌وقت ادمینِ شرکت یا دارنده‌ی «اجازه‌ی تاییدِ اسناد» قطعی‌اش می‌کند. ادمینِ شرکت هر دو مرحله را یک‌جا هم می‌تواند بزند.

چاپ و PDF

1. روی پیش‌فاکتورِ ذخیره‌شده «نسخه چاپی» را بزنید؛ سند در یک برگه‌ی A4 در تبِ تازه باز می‌شود.
2. با Ctrl+P چاپ بگیرید و در پنجره‌ی چاپ گزینه‌ی «Background graphics» را روشن بگذارید تا کادرها حذف نشوند. با «بازگشت به سند» به فرم برمی‌گردید.
3. برای فرستادن در واتساپ، تلگرام یا بله، «دانلود PDF» را بزنید؛ این دکمه فقط برای ادمین و همکاری کار می‌کند که روی ردیفِ «فاکتورها» «اجازه‌ی دیدن» دارد.

روی برگه لوگو، مشخصاتِ حقوقیِ دو طرف، ردیف‌ها، مالیات، مبلغ به حروف، حساب‌های بانکی، تاریخِ اعتبار و جای مهر و امضا می‌آید؛ روی سندِ «غیررسمی» شناسه‌ی ملی، کدِ اقتصادی و مهر چاپ نمی‌شوند. سربرگ را ادمین در «تنظیمات»، کارتِ «مشخصات حقوقی و حساب‌های بانکی (برای چاپ فاکتور)» پر می‌کند.

تبدیل به فاکتور

تا پیش‌فاکتور تأیید نشده، به‌جای دکمه کادرِ «برای صدور فاکتور نهایی، ابتدا باید این پیش‌فاکتور تأیید شود …» را می‌بینید (مدیرِ شرکت یا دارنده‌ی «اجازه‌ی تاییدِ اسناد» تأیید می‌کند)؛ اگر سرپرست تأیید کرده و نوبتِ مدیر است، کادر می‌گوید «سرپرست این پیش‌فاکتور را تایید کرده است؛ برای صدور فاکتور نهایی منتظرِ تاییدِ مدیرِ شرکت بمانید.» بعد از تأیید:

1. پیش‌فاکتور را باز کنید.
2. دکمه‌ی «تبدیل به فاکتور» را بزنید.
3. به فهرستِ «فاکتور فروش» می‌روید و فاکتورِ تازه آنجاست. پیش‌فاکتور در فهرستِ خودش نشانِ «تبدیل شده به فاکتور» می‌گیرد.

چیزی دوباره تایپ نمی‌شود: ردیف‌ها، تخفیف‌ها، نرخِ مالیات (سندِ بی‌مالیات بی‌مالیات می‌ماند)، رابط‌ها، «نوع سند»، حساب‌های چاپی و سررسیدها به فاکتور می‌روند، و برای هر «انبار» ِ ردیف‌ها یک حواله‌ی خروج خودکار صادر می‌شود. تاریخِ فاکتور روزِ تبدیل است، نه تاریخِ پیش‌فاکتور.

فاکتورِ فروش هم تأیید می‌خواهد، پس فاکتورِ تازه هم «در انتظار تایید» است. بعد از تبدیل، «ویرایش اطلاعات» و «حذف اطلاعات» روی پیش‌فاکتور نمی‌آیند؛ اصلاح را روی خودِ فاکتور انجام دهید. «پیش فاکتور خرید» همین دکمه را دارد ولی تأیید و «رابطِ اصلی» نمی‌خواهد. جریانِ کامل تا وصول در CRM با صدور فاکتور رسمی و وصول مطالبات آمده است.

شماره‌ی رسمی، و ابطال به‌جای حذف

پیش‌فاکتور شماره‌ی رسمی نمی‌گیرد، چون سندِ مالیاتی نیست. شماره روی خودِ فاکتورِ فروش، در کارتِ «شماره‌ی رسمی سند» گرفته می‌شود:

1. «نوع سند» (رسمی یا غیررسمی) باید انتخاب و ذخیره شده باشد؛ تا نشده، کنارِ دکمه «اول نوعِ سند را مشخص و ذخیره کنید» می‌آید. بهتر است «نوع سند» را همان روی پیش‌فاکتور بگذارید تا به فاکتور برود؛ تعیینش روی فاکتورِ تأییدشده با «ویرایش اطلاعات» تأیید را باطل می‌کند و فاکتور دوباره به صفِ تأیید می‌رود.
2. فاکتور باید تأیید شده باشد.
3. «گرفتن شماره‌ی رسمی» را بزنید. شماره در کادرِ «شماره‌ی گرفته‌شده» می‌نشیند و دکمه کنار می‌رود؛ شماره‌ی سند دیگر عوض نمی‌شود.

شماره‌ها برای هر شرکت، رسمی یا غیررسمی، و هر سالِ مالی جدا شمرده می‌شوند. بعد از گرفتنِ شماره، فاکتور دیگر ویرایش، رد یا حذف نمی‌شود؛ اگر منتفی شد، ابطالش کنید تا دنباله‌ی شماره‌ها حفره نگیرد:

1. در همان کارت «ابطال سند» را بزنید.
2. «دلیل ابطال» را بنویسید؛ اجباری است.
3. «تایید ابطال» را بزنید.

شماره سرِ جایش می‌ماند و سند با نشانِ «باطل شده» در فهرست می‌ماند، ولی از جمع‌های مالی و «وصول مطالبات» بیرون می‌رود. ابطال فقط از ادمینِ شرکت و دارنده‌ی «اجازه‌ی تاییدِ اسناد» برمی‌آید. سندِ بی‌شماره، از جمله پیش‌فاکتوری که تبدیل نشده، با «حذف اطلاعات» حذف می‌شود؛ اگر روی ردیفِ «فاکتورها» «اجازه‌ی حذف» داشته باشید. فاکتوری که رسید یا پرداختِ ثبت‌شده روی سررسیدهایش دارد، یا سندِ حسابداری‌اش «دائم» شده یا در سالِ مالیِ بسته است، نه باطل می‌شود نه حذف؛ پیامش مثلاً «این فاکتور رسید/پرداختِ ثبت‌شده دارد؛ اول آن‌ها را حذف کنید» یا «این فاکتور سندِ حسابداریِ دائم دارد؛ اول سند را به موقت برگردانید» است.

اگر کار پیش نرفت

• اگر سازمان در کشوی «طرف حساب (سازمان)» نبود: در فرمِ آن سازمان تیکِ «این سازمان مشتری ماست» را بزنید.
• اگر کشوی «رابطِ اصلی» خالی بود: سازمان هنوز شخصِ واقعی ندارد؛ شخص را طبقِ راهنمای ثبت مشتری بسازید.
• اگر تأیید یا تبدیل با پیامِ «رابطِ اصلی» رد شد: رابط را انتخاب کنید، «ثبتِ رابط» را بزنید و دوباره امتحان کنید.
• اگر پیامِ «این سند نقدی نیست؛ پیش از تایید باید «مهلت تسویه» تعیین شود.» آمد: از تقویمِ کادرِ «مهلت تسویه» تاریخی انتخاب کنید، «ویرایش اطلاعات» را بزنید و دوباره تأیید کنید.
• اگر دکمه‌ی «تایید پیش‌فاکتور» را نمی‌بینید: یا سند از قبل تأیید شده (کارتِ «وضعیت تایید» «تاییدشده توسط …» را نشان می‌دهد)، یا اجازه‌ی تأیید ندارید؛ از ادمین کمک بخواهید.
• اگر پیامِ «این سند اول باید به تأییدِ سرپرستِ ثبت‌کننده برسد.» آمد: صادرکننده سرپرست دارد؛ اول سرپرستِ او باید تأیید کند.
• اگر «تبدیل به فاکتور» پیامِ کمبودِ موجودی داد: در «تنظیمات»، بخشِ «کمبودِ موجودی هنگامِ صدور»، کشوی «فاکتور» روی «مسدود» است — یا روی «پیش‌فرض (تنظیمِ بالا)» است و تیکِ «موجودی می‌تواند منفی شود» برداشته شده. موجودی را تکمیل کنید یا با ادمین هماهنگ کنید؛ کم‌کردنِ تعداد با «ویرایش اطلاعات» تأییدِ پیش‌فاکتور را باطل می‌کند و دوباره باید تأیید شود.
• اگر کارتِ «سررسیدهای وصول (قسط / چک)» نیست: سند هنوز ذخیره نشده، یا «نوع پرداخت» «نقدی» یا «مشخص نشده» است.

پرسش‌های متداول