پیش از شروع: چه کسی و از کجا؟
ورود از اکسل فقط کارِ ادمینِ شرکت با «سطح ۱ (کامل)» است؛ ادمینِ «سطح ۲ (بدون پشتیبانگیری و خروجی)» و همکارانِ عادی این صفحه را نه در منو می‌بینند و نه با آدرسِ مستقیم باز می‌کنند. مسیر: «گزارشهای مدیریتی ← پشتیبانگیری و بازگردانی اطلاعات». سطحِ خودتان را در «تنظیمات دسترسی ← دسترسی همکاران ← ادمین‌های شرکت» ببینید.
پیش از شروع، کارشناسانِ فروش را در «بخش سی آر ام ← همکاران» تعریف کنید. در فایلِ اشخاص ستونِ «کارشناس فروش» اجباری است و ورودِ اکسل کاربرِ تازه نمی‌سازد. همکارِ غیرفعال هم پذیرفته میشود.
«مشتری» در ملل دو فایل است: اول سازمانها، بعد مخاطبین
هر مشتری در ملل یک سازمان دارد و یک یا چند مخاطب. پس اول «سازمانها» را وارد کنید، بعد «مخاطبین»؛ آن‌وقت هر شخص با «کد سازمان در سیستم قبلی» به سازمانِ خودش وصل میشود. برعکسش هم کار میکند، ولی اتصال از روی «نام سازمان» است و سازمانی که پیدا نشود خودکار ساخته میشود؛ یعنی هر غلطِ املایی یک سازمانِ تکراری. تاریخچه‌ی تماس‌ها («پیگیری‌ها و مکالمات») بعد از این دو می‌آید؛ اگر کالا و فاکتور هم دارید، ترتیبِ کامل همان است که بالای صفحه نوشته: سازمانها ← مخاطبین ← کالا و خدمات ← فاکتورها ← پیگیری‌ها.
گرفتنِ قالب و دیدنِ سرستون‌ها
در کشوی «نوع اطلاعات» «سازمانها» یا «مخاطبین» را انتخاب کنید. زیرِ «۱) گرفتنِ خروجی» دکمه‌ی «فایلِ نمونه (خالی)» قالبِ خالی را با یک برگه‌ی «راهنما» (معنا و نمونه‌ی هر ستون) می‌دهد؛ سطرِ نمونه‌ی خاکستریِ آن را پیش از ورود پاک کنید. دکمه‌ی «خروجیِ سازمان‌های فعلی» یا «خروجیِ مخاطبینِ فعلی» همان قالب را پرشده با اطلاعاتِ فعلی‌تان می‌دهد که بهترین مثالِ پرکردن است.
| قالب | اجباری | ستون‌های مهمِ دیگر |
|---|---|---|
| سازمانها | «نام سازمان» | «کد در سیستم قبلی»، «تلفن»، «استان»، «شهر»، «آدرس»، «شناسه ملی»، «کد اقتصادی»، «مشتری ما هست» |
| مخاطبین | «نام» یا «نام خانوادگی» (دست‌کم یکی)، «کارشناس فروش»، و «کد سازمان در سیستم قبلی» یا «نام سازمان» (دست‌کم یکی) | «کد در سیستم قبلی»، «موبایل»، «تلفن»، «ایمیل»، «سمت» |
- ترتیبِ ستون‌ها مهم نیست و ستونِ اضافه نادیده گرفته میشود. سرستون باید نامِ قالب یا یکی از نام‌های جایگزینِ برگه‌ی «راهنما» باشد و حرف‌به‌حرف بخواند: «ي» و «ك» عربی با «ی» و «ک» فارسی یکی نیستند.
- ستونِ «نام» باید در فایل باشد، ولی هر سطر فقط یکی از «نام» و «نام خانوادگی» را لازم دارد.
- «کد در سیستم قبلی» را پر کنید. با آن، ورودِ دوباره‌ی همان فایل بهروزرسانی است نه تکرار؛ سطرِ بیکد هر بار رکوردِ تازه میسازد.
- «مشتری ما هست» در سازمانِ تازه اگر خالی بماند «بله» است، و در بهروزرسانی خالی‌اش یعنی «دست نزن».
اگر از صفر شروع می‌کنید، نمونه فایل اکسل مشتریان (xlsx) و مقاله‌ی نمونه فایل اکسل مشتریان کمک می‌کنند. برگه‌ی اطلاعاتِ آن فایل («مشتریان») هر سطرش یک شخص است، پس با «نوع اطلاعات» = «مخاطبین» وارد میشود و سازمانها از روی «نام سازمان» پیدا یا ساخته میشوند. سه ستونِ «تاریخ آخرین تماس»، «تاریخ پیگیری بعدی» و «یادداشت» خوانده نمی‌شوند؛ «کارشناس ۱» و «کارشناس ۲» را با نامِ همکارانِ واقعی عوض کنید؛ و چون ستونِ «کد در سیستم قبلی» ندارد، پیش از ورود آن را اضافه کنید وگرنه ورودِ دوباره تکراری میسازد.
ورود، قدم‌به‌قدم
- «گزارشهای مدیریتی ← پشتیبانگیری و بازگردانی اطلاعات» را باز کنید.
- در «نوع اطلاعات» «سازمانها» را بگذارید. کشوی «شرکت»، اگر دیده شود، روی سازمان و مخاطب اثری ندارد.
- زیرِ «۲) ورودِ اطلاعات از فایل»، در «نامِ نرمافزارِ مبدأ» یک نامِ ثابت بنویسید (پیش‌فرض «دیدار» است؛ برای اکسلِ خودتان مثلاً «اکسل») و در ورودهای بعدی همان را تکرار کنید.
- در «فایلِ اکسل» فایل را انتخاب کنید: فقط xlsx، حداکثر ۱۵ مگابایت و ۵۰٬۰۰۰ سطر در هر بار.
- پیش‌نمایش را بخوانید (بخشِ بعد). کنارِ دکمه نوشته «تا اینجا هیچ چیزی ثبت نشده است.»
- سطرهای ایراددار را با «فایلِ خطاها را بگیرید» ببینید، در فایلِ اصلی درست کنید و فایل را دوباره انتخاب کنید؛ یا اگر مهم نیستند ادامه دهید، چون جلوی بقیه را نمی‌گیرند.
- دکمه‌ی سبزِ «تأیید و ثبتِ … سازمان» را بزنید.
- «نوع اطلاعات» را روی «مخاطبین» بگذارید و قدم‌های ۳ تا ۷ را با همان نامِ مبدأ تکرار کنید؛ دکمه این بار «تأیید و ثبتِ … مخاطب» است.
عوض‌کردنِ «نوع اطلاعات» پیش‌نمایش را پاک میکند. نامِ مبدأ هم در لحظه‌ی پیش‌نمایش قفل میشود؛ برای عوض‌کردنش فایل را دوباره انتخاب کنید. اگر با انتخابِ دوباره‌ی همان فایل پیش‌نمایش عوض نشد، «نوع اطلاعات» را یک بار عوض کنید و برگردانید (یا صفحه را تازه کنید) و بعد فایل را انتخاب کنید.
خواندنِ پیش‌نمایش
پیش از زدنِ دکمه‌ی تأیید، این‌ها را نگاه کنید:
| آنچه می‌بینید | یعنی چه | چه کنید |
|---|---|---|
| «سازمانِ تازه» یا «مخاطبِ تازه» | رکوردهایی که ساخته میشوند | اگر در ورودِ دوباره بزرگ است، نامِ مبدأ عوض شده یا کد خالی است |
| «بهروزرسانی» | رکوردهایی که با همان کد و نامِ مبدأ قبلاً وارد شده‌اند | در ورودِ دوباره، بیشترِ سطرها باید اینجا باشند |
| «سطرِ دارای ایراد» | سطرهایی که وارد نمی‌شوند | «فایلِ خطاها را بگیرید» شماره‌ی سطر و علت را می‌دهد؛ تا دو ساعت در دسترس است |
| هشدارِ زردِ «N ستون از فایلِ شما خوانده نمیشود» | ستون‌هایی از فایلِ شما که جایی در قالب ندارند و وارد نمی‌شوند | اگر ستونِ مهمی آنجاست، پیش از تأیید سرستونش را درست کنید یا به پشتیبانی بگویید |
| فقط در مخاطبین: «با تأیید، این‌ها هم ساخته میشوند: … سازمانِ تازه · … سمتِ تازه · …» | سازمان، سمت یا نحوه‌ی آشنایی‌ای که پیدا نشد و خودکار ساخته میشود | اگر اول سازمانها را وارد کرده‌اید، «سازمانِ تازه» باید نزدیکِ صفر باشد |
| فقط در مخاطبین: «… سطر از این‌ها کارشناس فروش ندارند یا نامِ کارشناسشان در همکاران پیدا نشد» | سطرهایی که به‌خاطرِ «کارشناس فروش» رد میشوند | نام را دقیقاً مثلِ «همکاران» بنویسید یا اول آن همکار را تعریف کنید |
تکمیل یا بازنویسی؟ با اطلاعاتِ موجود چه میشود
در ورودِ «سازمانها» و «مخاطبین» حالتِ انتخابی نیست و رفتار همیشه یکی است: رکوردِ تازه اضافه و رکوردِ موجود (همان کد، همان نامِ مبدأ) بهروز میشود؛ هیچ رکوردی پاک نمیشود؛ خانهی خالی یا ستونی که در فایل نیست مقدارِ فعلی را پاک نمیکند (جز «نام» در مخاطبین: اگر خالی باشد و «نام خانوادگی» پر، نامِ ثبت‌شده خالی میشود)؛ مخاطبی که از قبل کارشناس دارد، اگر خانهی «کارشناس فروش»ش در فایل خالی باشد یا به همکاری نخورد، کارشناسِ فعلی‌اش را نگه می‌دارد؛ ولی اگر نامِ همکارِ دیگری در فایل باشد، کارشناسش به همان همکار عوض میشود؛ و اگر وسطِ ثبت خطایی رخ دهد، کلِ ورود برگردانده میشود.
«تکمیل» و «بازنویسی» فقط در «پیگیری‌ها و مکالمات» است، با کشوی «با مکالمه‌های موجود چه شود؟». پیش‌فرض «تکمیل — فقط متنِ تازه اضافه شود، تکراری دست نخورد» است. در «بازنویسی — متن و مشخصات از روی فایل جایگزین شود» ستونی که در فایل نیست یا خالی است مقدارِ قبلی را پاک میکند؛ فقط وقتی سراغش بروید که فایل همه‌ی ستون‌ها را دارد. اجزای مکالمه در راهنمای ثبت مکالمه و پیگیری آمده است.
بعد از ورود چه چیزی را چک کنید
- عددها را مقایسه کنید. پیامِ سبزِ بعد از ثبت باید با عددهای پیش‌نمایش بخواند.
- فهرست را ببینید. در «بخش سی آر ام ← مشتریان»، سازمانِ تازه‌ای که «مشتری ما هست» دارد در کادرِ «بالقوه» می‌نشیند و مخاطبِ تازه هم با مرحله‌ی «بالقوه» واردِ قیفِ فروش میشود.
- رابطِ «۰» را جمع کنید. سازمانی که «مشتری ما هست» دارد و هنگامِ ورود مخاطبی ندارد، رابطِ موقتی با نامِ «۰» می‌گیرد؛ با ترتیبِ همین راهنما (اول سازمانها) یعنی تقریباً هر سازمانِ تازه. با آمدنِ مخاطبِ واقعی این رابط خودکار حذف نمیشود؛ بعد از ورودِ مخاطبین خودتان برشان دارید.
- نمونه بگیرید. پنج تا ده پروندهی تصادفی را با سطرِ فایل مقایسه کنید: نام، موبایل، سازمان و «کارشناس فروش».
- تکراری‌ها را بگردید. نامِ چند مشتریِ مهم را جستجو کنید. اگر دو پرونده آمد، ادمینِ شرکت با کارتِ «ادغام با سازمانِ دیگر» یا «ادغام با رابطِ دیگر» در صفحه‌ی ویرایش یکی‌شان میکند؛ این کار برگشت‌پذیر نیست. ⚠️ اگر هر دو پرونده «کد در سیستم قبلی» داشتند، آن‌که ادغام شد با ورودِ دوباره‌ی همان فایل از نو ساخته میشود؛ پس بعد از ادغام سطرش را از فایل پاک کنید. پیداکردن و ادغامِ تکراری‌ها را قدم‌به‌قدم در راهنمای ادغام مشتریان تکراری آورده‌ایم.
- از دیدِ همکاران نگاه کنید. کارشناسِ عادی فقط مشتریانِ خودش را می‌بیند، مگر کلیدِ «دیدنِ همه‌ی مشتریانِ شرکت» برایش روشن باشد (چرایش در امنیت اطلاعات مشتریان). اگر کسی مشتریانش را نمی‌بیند، «کارشناس فروش» در فایل به نامِ دیگری خورده است.
مشتریانِ بعدی را دستی ثبت کنید (راهنمای ثبت مشتری). برای برنامه‌ریزیِ کلِ انتقال، انتقال اطلاعات از اکسل یا CRM قبلی را ببینید.
اگر کار نکرد
- اگر آیتمِ صفحه را در منو نمی‌بینید: اول «گزارشهای مدیریتی» را باز کنید؛ اگر آنجا هم نبود، ادمینِ سطح ۱ نیستید و باید از یک ادمینِ سطح ۱ کمک بگیرید.
- اگر پیامِ «فقط فایلِ اکسل با پسوندِ xlsx پذیرفته میشود» آمد: فایل را در اکسل با «Save As» به xlsx تبدیل کنید.
- اگر پیامِ «حجمِ فایل بیش از حد است» آمد: فایل را چند تکه کنید.
- اگر ستونِ درستی در هشدارِ زرد آمد: سرستونش احتمالاً «ي» یا «ك» عربی دارد؛ دوباره تایپش کنید.
- اگر در ورودِ دوباره همه‌ی سطرها تازه شدند: نامِ مبدأ فرق دارد یا کد خالی است. تأیید نکنید؛ درستش کنید و فایل را دوباره انتخاب کنید (اگر چیزی عوض نشد، اول «نوع اطلاعات» را یک بار عوض کنید و برگردانید).
- اگر «فایلِ خطاها را بگیرید» پیامِ «پیش‌نمایشی پیدا نشد. دوباره فایل را انتخاب کنید.» داد: دو ساعت گذشته یا فایلِ دیگری انتخاب شده؛ فایل را دوباره بدهید.
- اگر دکمه‌ی «تأیید و ثبت» غیرفعال است: همه‌ی سطرها ایراد دارند؛ فایلِ خطاها را ببینید.
- اگر بعد از تأیید پیامِ قرمز آمد: هیچ سطری ثبت نشده؛ اگر پیام گفت فایل را دوباره انتخاب کنید همین کار را بکنید، وگرنه متنش را به پشتیبانی بدهید.
پرسش‌های متداول درباره‌ی ورود از اکسل
چه کسی میتواند مشتریان را از اکسل وارد کند؟
فقط ادمینِ شرکت با «سطح ۱ (کامل)»، از «گزارشهای مدیریتی ← پشتیبانگیری و بازگردانی اطلاعات». ادمینِ «سطح ۲ (بدون پشتیبانگیری و خروجی)» و همکارانِ عادی این صفحه را نمیبینند.
ورود از اکسل اطلاعاتِ فعلی را پاک میکند؟
نه. در ورودِ سازمانها و مخاطبین رکوردِ تازه اضافه و رکوردِ موجود بهروز میشود؛ هیچ رکوردی پاک نمیشود و خانهی خالیِ فایل مقدارِ فعلی را خالی نمیکند، جز ستونِ «نام» در مخاطبین که همیشه از فایل نوشته میشود. اگر وسطِ ثبت خطایی رخ دهد، کلِ ورود برگردانده میشود.
اگر همان فایل را دوباره وارد کنم، مشتریان تکراری میشوند؟
اگر ستونِ «کد در سیستم قبلی» پر باشد و «نامِ نرمافزارِ مبدأ» را عوض نکرده باشید، نه؛ همان رکوردها «بهروزرسانی» میشوند. سطرِ بیکد، و سطرِ پروندهای که در این فاصله حذف یا در پروندهی کددارِ دیگری ادغام شده، رکوردِ تازه میسازد.
چرا بعضی مخاطبان وارد نشدند؟
رایجترین علت خالیبودنِ «کارشناس فروش» یا نخوردنِ آن به نامِ یکی از همکاران است؛ این ستون اجباری است. علتِ هر سطر را با «فایلِ خطاها را بگیرید» ببینید.
