پیش از شروع: چه کسی و از کجا؟
- فقط ادمینِ شرکت. کارتهای ادغام فقط برای ادمینِ فعالِ شرکت دیده می‌شوند. همکارِ دیگر اگر تکراری دید، به ادمین خبر بدهد.
- فقط در ویرایش. کارت پایینِ فرمِ پرونده‌ای می‌آید که از قبل ثبت شده؛ در فرمِ ثبتِ تازه نیست.
- جهت همیشه یکی است. پرونده‌ای که الان باز کرده‌اید «تکراری» است و در پرونده‌ای که انتخاب می‌کنید ادغام می‌شود. پس همیشه پروندهی رفتنی را باز کنید، نه پروندهی ماندنی. اگر برعکس می‌خواهید، از صفحه‌ی آن یکی شروع کنید.
پیدا کردنِ پرونده‌های تکراری
- از منوی کناری «بخش سی آر ام» را باز کنید و «مشتریان» را بزنید. در جعبه‌ی «...جستجو» نام یا موبایلِ شخص را بنویسید و جستجو کنید. برای ادمین، این جستجو همه‌ی مشتریانِ شرکت را می‌گردد.
- برای سازمان‌ها در همان صفحه دکمه‌ی «لیست سازمان ها» را بزنید و نام یا تلفنِ سازمان را جستجو کنید. بخشی از نام را بنویسید، نه کلِ آن؛ تکراریها معمولاً املای کمی متفاوت دارند.
- اگر دو پروندهی هم‌نام زیرِ یک سازمان دیدید، به ستونِ «مکالمه» نگاه کنید. پرونده‌ای که عددِ بزرگ‌تر دارد معمولاً اصلی است و آن یکی تکراری.
هنگامِ ثبتِ سازمانِ تازه فقط نامِ دقیقاً یکسان پیامِ «نام سازمان تکراری ست!» میگیرد و ثبتِ شخص پیامِ تکراری ندارد؛ پس پیش از ثبت جستجو کنید. روشش در راهنمای ثبت مشتری در ملل CRM آمده و اصولِ پاک نگه‌داشتنِ پرونده‌ها در پرونده مشتری در CRM.
اول سازمان، بعد شخص
دو شخص فقط وقتی ادغام می‌شوند که زیرِ یک سازمان باشند. پس اول دو سازمان را یکی کنید. ادغامِ سازمان اشخاص را یکی نمیکند؛ پیشنمایش میگوید چند نفر با شخصی از مقصد هم‌نام یا هم‌موبایل‌اند تا بعداً با «ادغام با رابطِ دیگر» یکی‌شان کنید.
ادغامِ دو سازمان، گام‌به‌گام
- در «مشتریان» دکمه‌ی «لیست سازمان ها» را بزنید. در ردیفِ سازمانِ تکراری (همانی که باید برود) از منوی سه‌نقطه «ویرایش» را بزنید.
- پایینِ صفحه کارتِ «ادغام با سازمانِ دیگر» را پیدا کنید.
- در کادرِ «سازمانِ مقصد (این سازمان در آن ادغام می‌شود)» نام یا تلفنِ سازمانی را بنویسید که باید بماند. فهرست فقط سازمان‌های شرکتِ شما را نشان می‌دهد.
- کنارِ سازمانِ درست «پیشنمایش» را بزنید. هنوز هیچچیز ذخیره نشده است.
- پیشنمایش را بخوانید: چند رابط، معامله و فاکتور منتقل می‌شود، وضعیتِ سفرِ فروشِ نتیجه چیست و کدام فیلدهای خالیِ مقصد پر می‌شوند. هشدارهای زرد را هم بخوانید.
- اگر کادرِ «مقادیرِ متفاوت» آمد، تیکِ «می‌دانم مقادیر متفاوت‌اند و مقدارِ سازمانِ مقصد بماند» را بزنید.
- اگر پرسیده شد «هر دو سازمان در سفرِ فروش جلو رفته‌اند و وضعیتشان فرق دارد؛ کدام بماند؟»، یکی را انتخاب کنید؛ انتخابتان با نامتان در تاریخچه‌ی سازمان ثبت می‌شود.
- در کادرِ «برای تأیید، نامِ همین سازمان را بنویسید» نامِ سازمانِ جاری را دقیقاً بنویسید. تا نام درست نباشد، دکمه‌ی قرمزِ «ادغام شود» فعال نمیشود.
- «ادغام شود» را بزنید. پیامِ سبزِ «ادغام شد: …» تعدادِ رابط‌ها، معامله‌ها و فاکتورهای منتقل‌شده را میگوید. با «رفتن به سازمانِ مقصد» نتیجه را ببینید.
ادغامِ دو شخص، گام‌به‌گام
- در «مشتریان» روی نامِ شخصِ تکراری بزنید (یا از منوی سه‌نقطه‌ی ردیفش «ویرایش» را). فرمِ پرونده‌اش باز می‌شود.
- پایینِ فرم کارتِ «ادغام با رابطِ دیگر» را پیدا کنید.
- در کادرِ «رابطِ مقصد (این پرونده در آن ادغام می‌شود)» نام یا موبایلِ پرونده‌ای را بنویسید که باید بماند. فهرست فقط اشخاصِ همان سازمان را می‌آورد.
- کنارِ پروندهی درست «پیشنمایش» را بزنید و بخوانید: چند مکالمه، معامله، فاکتور و راهِ ارتباطی منتقل می‌شود و پروندهی مقصد بعد از ادغام چند مکالمه خواهد داشت، به ترتیبِ تاریخِ پیگیری.
- اگر «مقادیرِ متفاوت» آمد، تیکِ «می‌دانم مقادیر متفاوت‌اند و مقدارِ رابطِ مقصد بماند» را بزنید.
- در کادرِ «برای تأیید، نامِ همین پرونده را بنویسید» نامِ کاملِ شخصِ جاری را بنویسید. فاصله‌ی اضافه و «ي/ك» ی عربی اشکالی ندارد.
- «ادغام شود» را بزنید. بعد از پیامِ سبز، با «رفتن به پروندهی مقصد» بروید. روی صفحه‌ی قبلی چیزی ذخیره نکنید؛ آن پرونده دیگر فعال نیست.
چه چیزی منتقل می‌شود و چه نمیشود
| موضوع | ادغامِ دو سازمان | ادغامِ دو شخص |
|---|---|---|
| مکالمه‌ها، معامله‌ها، فاکتورها | همراهِ همه‌ی رابط‌های سازمان به مقصد می‌روند | همراهِ پاسخ‌ها و یادآوری‌ها به مقصد می‌روند |
| فیلدِ خالیِ مقصد | از پروندهی تکراری پر می‌شود | |
| فیلدی که در هر دو پر و متفاوت است | مقدارِ مقصد میماند؛ مقدارِ تکراری در توضیحاتِ مقصد ثبت می‌شود | |
| موبایلِ متفاوت | — | به «راه‌های ارتباطی» ی مقصد اضافه می‌شود |
| وضعیتِ سفرِ فروش | خودکار عقب نمی‌رود؛ اگر هر دو جلو رفته‌اند، شما انتخاب می‌کنید | عوض نمیشود، چون کادرهای سفرِ فروش سازمان‌ها را می‌شمارند |
| هشدارِ «عدمِ پیگیری» ی در انتظار | — | بسته می‌شود، منتقل نمیشود |
دسترسیِ همکاران هم عوض می‌شود و پیشنمایش نامِ همکاران را می‌آورد:
- در ادغامِ شخص: کارشناس‌های پروندهی تکراری «کارشناسِ فروشِ اضافی» ی مقصد می‌شوند تا دسترسیِ کسی قطع نشود؛ مگر پروندهی تکراری «شخصِ مهمان» باشد و مقصد نباشد.
- در ادغامِ سازمان: اشخاصی که کارشناسشان به سازمانِ مقصد دسترسی ندارد «شخصِ مهمان» می‌شوند، و «مسئولِ سازمان» ی سازمانِ تکراری معمولاً مسئولِ مقصد نمیشود. پس جهتِ ادغام تعیین میکند دسترسیِ کدام همکار کم شود.
قواعدِ دیدنِ پرونده‌ها را در راهنمای دسترسی همکاران ببینید.
این موارد ادغام را متوقف می‌کنند؛ پیامِ قرمز با ⛔ می‌آید و فقط دکمه‌ی «بستن» میماند:
- دو شخص زیرِ دو سازمانِ مختلف‌اند (یکی را جابه‌جا کنید یا اول دو سازمان را ادغام کنید)؛
- کدِ ملیِ دو شخص، یا شناسه‌ی ملیِ دو سازمان، متفاوت است — یعنی دو شخصِ جدا هستند؛
- مقصد همان «رابطِ موقتِ ۰» ی سازمان است (جهت را برعکس کنید)؛
- مقصد «شخصِ مهمان» است ولی پروندهی جاری نه و کارشناس دارد (جهت را برعکس کنید، یا اول تیکِ «شخصِ مهمان در این سازمان» را از پروندهی مقصد بردارید)؛
- یکی از دو پرونده پیش از این حذف یا ادغام شده است.
برگشت‌پذیری و سابقه‌ی ادغام
- دکمه‌ی برگرداندن ندارد. پیش از «ادغام شود» یک بار دیگر جهت را چک کنید.
- هیچچیز پاک نمیشود. پروندهی تکراری از فهرستها کنار میرود و نامش پسوندِ «(ادغامشده در #شناسه)» میگیرد. مقادیرِ متفاوتش در توضیحاتِ مقصد میماند.
- سابقه میماند. زیرِ همان کارت، «ادغامهای قبلیِ این سازمان» یا «ادغامهای قبلیِ این پرونده» میگوید چه کسی، کِی، و چند رابط یا مکالمه و معامله را منتقل کرده. جوابِ «پروندهی فلانی کجا رفت؟» همین‌جاست.
اثرِ ادغام بر ورودِ دوباره از اکسل
ورود از اکسل خودِ پرونده را فقط با «کد در سیستم قبلی» و «نامِ نرم‌افزارِ مبدأ» می‌شناسد، نه با نام؛ و پروندهی ادغامشده را دیگر نمی‌بیند. اگر پروندهی تکراری از اکسل آمده باشد، پیشنمایش در هر حال هشدارِ زرد می‌دهد که ورودِ دوباره‌ی همان فایل آن را از نو می‌سازد؛ این هشدار فقط وقتی درست است که مقصد کدِ خودش را داشته باشد:
- قاعده‌ی ساده: بعد از هر ادغام، سطرِ پروندهی ادغامشده را از فایلِ اکسلِ خودتان پاک کنید.
- اگر مقصد کد نداشت: کدِ پروندهی تکراری به مقصد می‌رسد (در «فیلدهای خالیِ مقصد…» ی پیشنمایش می‌بینید). از این به بعد آن سطر همان مقصد را به‌روز میکند، یعنی نام و هر خانه‌ی پرِ آن سطر روی مقصد نوشته می‌شود و املای پروندهی تکراری برمی‌گردد. پس آن سطر را با اطلاعاتِ پروندهی ماندنی اصلاح یا پاک کنید.
- اگر مقصد کدِ خودش را داشت: سطرِ پروندهی ادغامشده دوباره پروندهی تازه می‌سازد.
- فایلِ مخاطبین را هم اصلاح کنید: در سطرهایی که زیرِ سازمانِ ادغامشده بودند، «نام سازمان» و «کد سازمان در سیستم قبلی» را به سازمانِ ماندنی عوض کنید. وگرنه ورودِ دوباره‌ی آن فایل سازمانِ رفته را با همان نام از نو می‌سازد و آن اشخاص را به آن برمی‌گرداند.
مراحلِ خودِ ورود در راهنمای ورود اطلاعات از اکسل آمده است. اگر تازه دارید از نرم‌افزارِ دیگری می‌آیید، تکراریها را پیش از ورود پیدا کنید (انتقال اطلاعات به CRM جدید) و پاک‌سازی را جزوِ برنامه‌ی پیاده‌سازی CRM بگذارید.
اگر کار نکرد
- اگر کارتِ ادغام را نمی‌بینید: ادمینِ شرکت نیستید، یا فرمِ ثبتِ تازه را باز کرده‌اید نه پروندهی موجود را.
- اگر جستجوی مقصد چیزی پیدا نکرد: دستِ‌کم دو حرف بنویسید. برای شخص، پیامِ آبی علت را میگوید؛ با بخشی از نام یا ۱۰ رقمِ آخرِ موبایل هم امتحان کنید. اگر پیام گفت پروندهی دیگری با همین موبایل در سازمانِ دیگری هست، اول هر دو پرونده را زیرِ یک سازمان بیاورید: اگر یکی زیرِ سازمانِ اشتباه است، «انتخاب نام شرکت/سازمان» اش را عوض کنید؛ اگر دو سازمان واقعاً یکیاند، آن دو را با «ادغام با سازمانِ دیگر» یکی کنید.
- اگر شخص سازمان ندارد: فقط اشخاصِ بی‌سازمان را میبیند. بالای همان صفحه «انتخاب نام شرکت/سازمان» را بگذارید و «ویرایش اطلاعات» را بزنید؛ بعد دوباره پرونده را باز کنید و جستجو کنید.
- اگر «ادغام شود» کم‌رنگ است و کلیک نمی‌خورد: نامِ تأیید با نامِ پروندهی جاری یکی نیست، تیکِ «می‌دانم مقادیر متفاوت‌اند…» نخورده، یا برای سازمان وضعیتِ سفرِ فروش انتخاب نشده.
- اگر پیامِ «… صفحه را تازه کنید» آمد: همکارِ دیگری در این فاصله پرونده را عوض یا ادغام کرده و هیچ تغییری ذخیره نشده؛ صفحه را تازه کنید و دوباره پیشنمایش بگیرید.
- اگر عددِ مکالمه در کارتِ ادغام از ستونِ «مکالمه» بیشتر است: طبیعی است؛ آنجا پاسخ‌ها هم شمرده می‌شوند.
پرسش‌های متداول درباره‌ی ادغام تکراریها
آیا ادغام برگشتپذیر است؟
نه؛ دکمهای برای برگرداندن ندارد، پس پیش از «ادغام شود» پیشنمایش را کامل بخوانید. ولی هیچچیز پاک نمیشود: پروندهی تکراری از فهرستها کنار میرود و پسوندِ «(ادغامشده در #شناسه)» میگیرد، مقدارهای متفاوتش در توضیحاتِ مقصد میماند، و فهرستِ «ادغامهای قبلی» زیرِ کارت میگوید چه کسی، کِی و چه چیزی را منتقل کرده.
آیا ملل CRM تکراریها را خودش یکی میکند؟
نه. ملل CRM عمداً از روی شباهتِ نام چیزی را یکی نمیکند تا اطلاعاتِ دو مشتریِ متفاوت قاطی نشود. پیداکردنِ تکراری با جستجو و ستونِ «مکالمه» است و یکیکردنش با کارتهای «ادغام با سازمانِ دیگر» و «ادغام با رابطِ دیگر» که فقط ادمینِ شرکت میبیند.
چرا دو شخص از دو سازمانِ مختلف ادغام نمیشوند؟
چون آن جابهجایی است، نه ادغام. اگر شخص زیرِ سازمانِ اشتباه ثبت شده، در فرمِ خودش «انتخاب نام شرکت/سازمان» را عوض کنید و «ویرایش اطلاعات» را بزنید. اگر دو سازمان واقعاً یکیاند، اول دو سازمان را با «ادغام با سازمانِ دیگر» یکی کنید و بعد دو شخص را.
