پیش از شروع: این کارها با کیست؟
همهی کارهای این راهنما با ادمینِ شرکت است. بخشِ «تنظیمات دسترسی» در منوی کناری و زیرگروهِ «دسترسی همکاران» آن فقط برای ادمین دیده می‌شوند. فهرستِ «همکاران» (در «بخش سی آر ام») را همه میبینند؛ نامِ کاربری و تلفن در آن برای همه، حتی ادمین، با ستاره پوشانده شده و فرمِ ویرایش فقط برای ادمین باز میشود.
ساختنِ حسابِ همکارِ تازه
فرمِ ساختِ همکار عنوانِ «افزودن همکار جدید» دارد. در صفحه‌ی «لیست همکاران» دکمه‌ای برایش نیست؛ ادمینِ شرکت بعد از ورود، در نوارِ آدرسِ مرورگر پشتِ نشانیِ نرم‌افزارِ خودتان /adduser را می‌زند. برای کسی که ادمین نیست، این نشانی به فهرستِ همکاران برمی‌گردد.
- اگر هنوز دپارتمانی ندارید، اول یکی بسازید (بخشِ دپارتمان‌ها).
- از کشوی «دپارتمان» یکی را انتخاب کنید. اینجا فقط یک دپارتمان می‌گیرد؛ بقیه را بعداً اضافه می‌کنید.
- «نام و نام خانوادگی» را بنویسید؛ همین نام کنارِ کارهای او در همه‌جای برنامه می‌آید.
- «نام کاربری» را بنویسید. باید در کلِ سامانه یکتا باشد، نه فقط در شرکتِ شما. معمولاً شمارهی موبایل می‌گذارند چون راحت یادشان می‌ماند.
- «پسورد» را بنویسید: دستِ‌کم ۶ نویسه، با حرفِ بزرگ و حرفِ کوچکِ انگلیسی، یک رقم و یک نشانه مثلِ ! یا #. آن را به خودِ همکار بدهید و بگویید بعد از اولین ورود، از «تغییر رمز عبور» در پایینِ منو عوضش کند؛ رمزِ فعلیِ کسی را بعداً نمیشود دید.
- «تلفن»، «کدملی»، «تاریخ تولد»، «کد پستی» و «آدرس» را در صورتِ نیاز پر کنید. «تاریخ تولد» اختیاری است.
- «ذخیره اطلاعات» را بزنید. به «لیست همکاران» برمی‌گردید و همکارِ تازه با برچسبِ «فعال» آنجاست.
همکارِ تازه با کلیدهای پیشفرض شروع میکند؛ پیش از اولین ورودش یک بار مرورشان کنید. اگر مشتریان را از اکسل می‌آورید، اول همکاران را بسازید (راهنمای ورود اطلاعات از اکسل).
ویرایشِ همکار، عکس، نامِ کاربری و رمز
در «لیست همکاران» از منوی سه‌نقطه‌ی ردیفِ همکار «ویرایش» را بزنید. همان فرم باز میشود:
- «ویرایش اطلاعات» نام، تلفن، کدملی، تاریخ تولد، کد پستی و آدرس را ذخیره میکند. کادرهای «نام کاربری» و «پسورد» اینجا غیرفعال‌اند.
- عکس: در «انتخاب عکس» فایل را برگزینید و «اضافه کردن عکس» را بزنید؛ png، jpg، jpeg یا webp تا ۲ مگابایت.
- نامِ کاربری: پایینِ صفحه در «نام کاربریِ تازه» بنویسید، «تغییر نام کاربری» و «بله، عوض کن» را بزنید. فقط حرف و رقمِ انگلیسی (و چند نشانه مثلِ نقطه و خط‌تیره) پذیرفته میشود. همکار تا یک دقیقه از وب بیرون می‌افتد، از اپِ اندرویدش هم خارج میشود و کپیِ اطلاعاتِ روی گوشی‌اش پاک میشود؛ رمزش عوض نمیشود.
- دپارتمان اینجا فقط نمایش داده میشود.
- رمز: هر کس رمزِ خودش را از «تغییر رمز عبور» با «رمزِ فعلی» عوض میکند. اگر همکار رمزش را فراموش کرده، در «لیست همکاران» دکمه‌ای برایش نیست: «ویرایش» ی او را باز کنید، در نوارِ آدرس کلمه‌ی adduser را به changepass عوض کنید، رمزِ تازه را در «پسورد» و «تکرار پسورد» بنویسید و «تغییر رمز عبور» را بزنید. رمزِ فعلیِ او لازم نیست و تا یک دقیقه از وب بیرون می‌افتد.
دپارتمان‌ها: چه کسی به چه کسی کار می‌سپارد
دپارتمان فقط برچسبِ سازمانی نیست. وقتی کسی در فرمِ ثبتِ مکالمه کاری را می‌سپارد، کشوی «چه کسی؟» فقط همکارانِ فعالی را نشان می‌دهد که دستِ‌کم در یکی از دپارتمان‌های خودِ او هستند. همکارِ بی‌دپارتمان حتی نامِ خودش را در آن کشو نمیبیند (راهنمای ثبت مکالمه و پیگیری).
- در «تنظیمات»، گروهِ «همکاران و کارها»، «تعریف دپارتمان همکاران» را بزنید؛ در «نام دپارتمان» نام را بنویسید و «ذخیره اطلاعات» را بزنید.
- به «تنظیمات دسترسی» ← «دسترسی همکاران» ← «تعریف دسترسی در دپارتمان‌ها» بروید.
- در کارتِ «تخصیص همکار به دپارتمان»، «همکار» و «دپارتمان» را انتخاب کنید و «افزودن» را بزنید. یک همکار می‌تواند همزمان در چند دپارتمان باشد.
- برای جابه‌جایی، مدادِ «تغییر دپارتمان» کنارِ نامِ او را بزنید، دپارتمانِ تازه را انتخاب و تیکِ «تأیید» را بزنید؛ برای بیرون‌آوردن، سطلِ «حذف از این دپارتمان».
کادرِ زردِ «همکاران بدون دپارتمان» کسانی را نشان می‌دهد که هنوز جایی ندارند؛ بهتر است خالی باشد.
ادمینِ شرکت و دو سطحِ آن
در «تنظیمات دسترسی» ← «دسترسی همکاران» ← «ادمین‌های شرکت»، جلوی هر همکار کلیدِ «ادمین شرکت» هست و برای ادمین‌ها کشوی «سطح». ادمینِ شرکت همهی مشتریان و همهی بخش‌ها را می‌بیند، «کارشناس فروش مربوطه»ی هر مشتری را عوض میکند و هشدارِ عدم پیگیری برایش می‌آید. کلیدهای «اجازهی دیدن» و چهار کلیدِ تک‌ردیفیِ بخشِ بعد روی او اثری ندارند؛ ولی «اجازهی ویرایش»، «اجازهی حذف» و کارتِ «فرم ثبت مکالمه — چه چیزهایی اجباری باشد؟» ادمین را هم محدود می‌کنند، پس «ویرایش» و «حذف» را برای ادمین‌ها روشن نگه دارید.
- «سطح ۱ (کامل)»: همه‌چیز.
- «سطح ۲ (بدون پشتیبان‌گیری و خروجی)»: همهی کارها جز صفحه‌ی «پشتیبان‌گیری و بازگردانی اطلاعات» و دکمه‌ی «خروجی اکسل» ی دفترچه تلفن. دادنِ «دسترسی به گزارش‌های مدیریتی» و تعیینِ گروه‌های دفترچه تلفنِ همکاران هم فقط با سطح ۱ است.
- قواعد: فقط ادمینِ سطح ۱ سطح‌ها را عوض میکند و کسی که ادمینِ سطح ۲ ادمینش کند، سطح ۲ میشود. ادمینِ سطح ۲ ادمینِ سطح ۱ را نه خاموش و نه غیرفعال میکند و رمز یا نامِ کاربری‌اش را هم عوض نمیکند. آخرین ادمینِ سطح ۱ی فعال نه خاموش میشود نه سطح ۲.
ادمین را کم بدهید؛ کسی که فقط باید همهی مشتریان را ببیند، کلیدِ «دیدنِ همهی مشتریانِ شرکت» را لازم دارد.
کلیدهای دسترسیِ هر بخش
در «تنظیمات دسترسی» ← «دسترسی همکاران» ← «اجازهی دیدن، ویرایش و حذف هر همکار»، از کشوی «انتخاب همکار» نفر را بزنید (همکارانِ غیرفعال در فهرست نیستند). برای هر بخشِ برنامه یک ردیف می‌آید و هر کلیک همان لحظه ذخیره میشود.
- «اجازهی ویرایش» و «اجازهی حذف» دکمه‌های همین دو کار را در صفحه‌ی همان بخش قفل می‌کنند (جز «سازمان‌ها» که این دو کلید هنوز در آن اثری ندارند)؛ مثلاً در «مشتریان»، «ویرایش اطلاعات»، «راضی بود»/«راضی نبود» و «حذف اطلاعات». ساختنِ رکوردِ تازه با آن‌ها بسته نمیشود؛ در «پیگیری مشتریان» ثبتِ مکالمه و پاسخ‌دادن آزاد می‌ماند.
- «اجازهی دیدن» هنوز در همهی بخش‌ها کار نمیکند. در «فاکتورها»، «اسناد حسابداری» و «وظایف (پروژه)» هم آیتمِ منو پنهان میشود و هم صفحه‌ی فهرست پیامِ «شما اجازهی دسترسی به این بخش را ندارید» می‌دهد؛ در «سازمان‌ها» فقط همان پیام. در «مشتریان»، «تک‌وظیفه‌ها»، «پیگیری مشتریان» و «کالا/خدمات» خاموش‌کردنش فعلاً اثری ندارد.
- پیش‌فرض‌ها: «اجازهی ویرایش» و «اجازهی حذف» برای همکارِ تازه در همهی ردیف‌ها روشن‌اند؛ اگر نمی‌خواهید مشتری، مکالمه یا کالا را پاک کند، «اجازهی حذف» را خودتان خاموش کنید. «اجازهی دیدن» در بخش‌های کارِ روزانه‌ی خودِ شخص (مشتریان، پیگیری مشتریان، تک‌وظیفه‌ها، کالا/خدمات) روشن و در بخش‌هایی که داده‌ی کلِ شرکت‌اند (فاکتورها، اسناد حسابداری، وظایف (پروژه)، سازمان‌ها، حقوق و دستمزد) خاموش است. «حقوق و دستمزد» در هر حال فقط برای ادمین باز است.
چهار کلیدِ دیگر فقط روی یک ردیف‌اند و بقیه‌ی ردیف‌ها جایشان خط تیره دارند:
| کلید | ردیف و پیشفرض | چه میکند |
|---|---|---|
| دیدنِ شماره تماس | مشتریان · خاموش | خاموش که باشد، شماره را در صفحه‌ی مکالماتِ مشتری، فرمِ ثبت/پاسخِ مکالمه، کشوی زنگوله‌ها، «اعلانات من» و ستونِ «موبایل» ی فهرستِ مشتریان نمیبیند. صفحه‌ی خودِ مشتری را نمی‌بندد. |
| دیدنِ همهی مشتریانِ شرکت | مشتریان · خاموش | بدونِ ادمین‌شدن همهی مشتریان و مکالماتشان را می‌بیند و برایشان مکالمه ثبت میکند. ویرایش و حذف روی مشتریِ همکاران و اختیاراتِ ادمین را نمی‌دهد. «لیست سازمان ها» جدا «اجازهی دیدن» ی ردیفِ «سازمان‌ها» را هم می‌خواهد. در اسناد بیشتر می‌دهد: «نسخه چاپی» و «وصول مطالبات» ی همهی اسناد و فرمِ پیش‌فاکتور و فاکتورِ همهی همکاران را باز میکند، و اگر «اجازهی ویرایش» یا «اجازهی حذف» ی ردیفِ «فاکتورها» را هم داشته باشد، آن‌ها را ویرایش یا حذف میکند. |
| دیدنِ قیمت خرید | کالا/خدمات · روشن | خاموش که باشد، قیمت خرید در فهرست و فرمِ کالا پنهان میشود و در پیش‌فاکتور و فاکتورِ خرید خودکار پر نمیشود. خودِ فاکتورهای خرید را پنهان نمیکند. |
| دیدنِ پیش‌فاکتور | فاکتورها · روشن | خاموش که باشد، هیچ پیش‌فاکتوری نمیبیند، حتی پیش‌فاکتورِ خودش. اگر تأییدکننده‌ی اسناد است، دیگر نمی‌تواند پیش‌فاکتور تأیید کند. |
زیرِ جدول، کارتِ «فرم ثبت مکالمه — چه چیزهایی اجباری باشد؟» بخش‌های فرمِ مکالمه را برای همان همکار (ادمین باشد یا نه) «اختیاری» یا «اجباری» میکند. ادمینِ سطح ۱ کارتِ «دسترسی به گروه‌های دفترچه تلفن» را هم دارد؛ برخلافِ کلیدهای جدول، تیک‌های این کارت فقط با دکمه‌ی «ذخیره‌ی دسترسیِ دفترچه تلفن» ذخیره می‌شوند. اگر هیچ گروهی تیک نخورد، دفترچه تلفن برای آن همکار خالی است. اینکه هر نقش کدام کلید را لازم دارد، در شرح وظایف کارشناس فروش و مدیر فروش آمده است.
گزارش‌های مدیریتی، تأییدِ اسناد و سرپرست
صفحه‌ی «دسترسی به گزارش‌های مدیریتی» برای هر همکار سه ستون دارد؛ جلوی ادمین‌ها در دو ستونِ اول «همیشه دارد» نوشته شده و ستونِ «سرپرست» خط تیره دارد:
- «دسترسی به گزارش‌های مدیریتی»: بخشِ «گزارش‌های مدیریتی» را باز میکند که کارِ همهی همکاران را نشان می‌دهد. فقط ادمینِ سطح ۱ این کلید را می‌زند.
- «اجازهی تاییدِ اسناد»: تأیید یا ردِ پیش‌فاکتور و فاکتورِ فروش، بدونِ ادمین‌شدن؛ فرم و «نسخه چاپی» ی پیش‌فاکتورها و فاکتورهای فروشِ همهی همکاران هم برایش باز میشود. بهتر است دستِ‌کم دو نفر آن را داشته باشند.
- «سرپرست»: سندِ همکار اول به سرپرستش می‌رسد و بعد به مدیرِ شرکت، و درخواستِ مرخصیِ او هم اول به سرپرست می‌رسد. سرپرست فقط اسنادِ زیردستانِ خودش را می‌بیند و پشتیبان‌گیری، خروجیِ اکسل یا گزارش‌های مدیریتی نمی‌گیرد.
غیرفعال‌کردنِ همکاری که می‌رود
- در «لیست همکاران» از منوی سه‌نقطه‌ی او «ویرایش» را بزنید.
- اگر کارِ باز داشته باشد، کادرِ زردِ «این همکار کارِ باز دارد:» تعدادِ پیگیری‌ها و وظیفه‌های بازش را نشان می‌دهد. در «منتقل شود به» جانشین را انتخاب و «انتقالِ کارها» را بزنید.
- مالکیتِ مشتریان با این کادر منتقل نمیشود؛ آن را با کارتِ «واگذاریِ همهی مشتریانِ یک همکار» در «پخش استانی مشتریان» یکجا جابه‌جا کنید.
- «غیرفعال کردن کاربر» را بزنید و با «بله، غیرفعال کن» تأیید کنید.
همکار تا یک دقیقه از وب بیرون می‌افتد، اپِ اندروید و برنامه‌ی ویندوزش در اولین اتصال خارج و پاک می‌شوند و دیگر کاری به او سپرده نمیشود. سابقهی کارها و مشتریانش سرِ جایشان میمانند و در فهرست با برچسبِ «غیرفعال» دیده میشود. خودتان را نمی‌توانید غیرفعال کنید. فعالکردنِ دوباره فقط با پشتیبانیِ ملل است، پس این دکمه را با دقت بزنید. چک‌لیستِ کاملِ روزِ رفتن را در امنیت اطلاعات مشتریان: وقتی کارشناس فروش می‌رود ببینید، و ترتیبِ چیدنِ دسترسی‌ها در هفته‌های اول را در پیاده‌سازی CRM.
اگر کار نکرد
- اگر با «ذخیره اطلاعات» پیامِ «نام کاربری از قبل وجود دارد» آمد: نامِ دیگری بگذارید؛ نام در کلِ سامانه یکتاست.
- اگر با «ذخیره اطلاعات» پیامِ «خطا، احتمالا پسورد مناسب نیست» آمد: رمز یکی از شرط‌های بالا را ندارد، یا نامِ کاربری حرفِ فارسی یا فاصله دارد. حسابی ساخته نشده و می‌توانید با رمزِ قوی‌تر دوباره امتحان کنید.
- اگر پیامِ «همکار ثبت شد ولی دپارتمانش ثبت نشد» آمد: حساب ساخته شده؛ دوباره نسازید و فقط دپارتمانش را در «تعریف دسترسی در دپارتمان‌ها» اضافه کنید.
- اگر پیامِ «حسابِ کاربری ساخته شد ولی شرکتش ثبت نشد» آمد: باز هم دوباره نسازید و به پشتیبانی خبر دهید.
- اگر همکار نامِ کسی را در «چه کسی؟» ی فرمِ ثبتِ مکالمه نمیبیند: دپارتمان‌های هر دو را بررسی کنید؛ باید دستِ‌کم یک دپارتمانِ مشترک داشته باشند و آن همکار فعال باشد. در فرمِ وظیفه‌ی پروژه، فهرست از اعضای همان پروژه ساخته میشود (راهنمای سپردن کار به همکار).
- اگر همکار «فاکتور فروش» یا «اسناد حسابداری» را در منو ندارد: «اجازهی دیدن» ی ردیفِ «فاکتورها» یا «اسناد حسابداری» خاموش است. اگر فقط «پیش فاکتور فروش» و «پیش فاکتور خرید» نیستند، کلیدِ «دیدنِ پیش‌فاکتور» خاموش است.
- اگر نمی‌تواند وارد شود: پیامِ «نام کاربری یا رمز عبور اشتباه است» برای نامِ غلط، رمزِ غلط و حسابِ غیرفعال یکی است. بعد از ۵ رمزِ اشتباهِ پشتِ سرِ هم، پیامِ «بدلیل تعداد دفعات اشتباه در ورود، کاربر قفل شد!» می‌آید؛ حساب ۱۰ دقیقه قفل می‌ماند و بعد خودکار باز میشود. اگر پیامِ «تعداد نشست‌های همزمان مجاز شما تکمیل شده» آمد، «سقف نشست همزمان» ی او در «تنظیمات حضور و غیاب» پر شده است.
پرسش‌های متداول درباره‌ی دسترسی همکاران
چرا همکارم شمارهی مشتری را نمیبیند؟
کلیدِ «دیدنِ شماره تماس» برای همکارِ تازه پیشفرض خاموش است. ادمینِ شرکت در «اجازهی دیدن، ویرایش و حذف هر همکار»، روی ردیفِ «مشتریان»، آن را برایش روشن میکند. این ایرادِ نرمافزار نیست.
اگر همکاری را اشتباهی غیرفعال کنم چه میشود؟
سابقهی کارها و مشتریانش سرِ جایشان میمانند، ولی خودش دیگر وارد نمیشود. فعالکردنِ دوباره فقط با پشتیبانیِ ملل است؛ پس پیش از زدنِ «بله، غیرفعال کن» نامِ همکار را در کادرِ تأیید دوباره بخوانید.
فرقِ ادمینِ شرکت با کلیدِ «دیدنِ همهی مشتریانِ شرکت» چیست؟
هر دو همهی مشتریان را میبینند. ولی کسی که فقط این کلید را دارد، مشتریِ همکاران را ویرایش یا حذف نمیکند، «کارشناس فروش مربوطه» را عوض نمیکند و به «تنظیمات» و «تنظیمات دسترسی» راه ندارد. برای سرپرستِ فروش یا اپراتورِ تلفن معمولاً همین کلید کافی است.
