آبان ۱۴۰۵
آبان ماهِ حسابداری است: بخشِ حسابداری حالا سند، دفاتر و صورت‌های مالی، دریافت و پرداخت و چک، و انبار با بهای تمام‌شده دارد. کنارش کنترلِ اعتبارِ مشتری، «مرور فروش» و چند ابزارِ کوچک‌تر آمد.
حسابداری: سند، دفاتر و صورت‌های مالی
«اسناد حسابداری» حالا وضعیتِ موقت، بررسی‌شده و دائم دارند و سندِ دائم دیگر ویرایش یا حذف نمی‌شود. روی فاکتوری که هنوز سند ندارد، دکمه‌ی «صدور خودکار سند» سندش را می‌سازد. در گروهِ «اسناد و گزارش‌های مالی» «تراز آزمایشی»، «گزارش دفاتر»، «دفتر روزنامه»، «گزارش سود و زیان»، «ترازنامه»، «گزارش ارزش افزوده» و «گزارش خرید و فروش فصلی» هست، و در «راه‌اندازی و تنظیمات» «سال‌های مالی»، «تفصیلی‌های شناور»، «مراکز هزینه» و «ارزها و نرخ‌ها». این بخش را کسی می‌بیند که اجازه‌ی دیدنِ «اسناد حسابداری» دارد.
دریافت، پرداخت و چک
پولی که می‌گیرید در «رسیدهای دریافت» (نقد، چک، حواله یا کارتخوان) و پولی که می‌دهید در «اعلامیه‌های پرداخت» ثبت می‌شود و می‌تواند سررسیدِ فاکتور را تسویه کند. چکِ دریافتی با «عملیات چک» («واگذار به بانک»، «پاس شد»، «برگشت خورد»، «نقد کردن») جلو می‌رود و «چک‌های صادره»، «استرداد چک» و «جستجوی چک» هم هست. «انتقال وجه» پول را بینِ بانک و صندوق جابه‌جا می‌کند، «مانده‌ی طرف‌حساب‌ها» برای هر طرف «صورت‌حساب» می‌دهد و «مرور عملیات بانکی» موجودیِ بانک‌ها، صندوق‌ها و چک‌ها را یکجا نشان می‌دهد. ادمینِ شرکت «صندوق‌ها»، «دستگاه‌های کارتخوان»، «دسته‌چک‌ها» و «تنظیمات خزانه» را در «راه‌اندازی و تنظیمات» تعریف می‌کند و با «لیست‌های وصول» سررسیدها را به وصول‌کننده می‌سپارد.
انبار: موجودیِ هر انبار، رسید، حواله، انبارگردانی و بهای تمام‌شده
«موجودی انبار» حالا کشوی «انبار» دارد («کلِ شرکت»، «همه‌ی انبارها» یا یک انبار) و «موجودی در تاریخ» را هم نشان می‌دهد. سندِ ورودِ کالا «رسید انبار» است (اینکه موجودی با رسید زیاد شود یا با خودِ فاکتورِ خرید، در «تنظیمات انبار» تعیین می‌شود) و سندِ خروجش «حواله برای فاکتور» (حتی جزئی) یا حواله‌ی مصرف و سایر، و «انبارگردانی» شمارشِ واقعی را با سیستم مقایسه می‌کند. «کاردکس» همه‌ی ورود و خروج‌های یک کالا را با مانده نشان می‌دهد، «ارزش موجودی و بهای تمام‌شده» با میانگینِ موزون حساب می‌شود (فقط برای کسی که «دیدنِ قیمت خرید» دارد)، کالای «ردیابی با سری ساخت» موجودیِ هر سری و «سری‌های نزدیک به انقضا» را دارد، و هر همکار با «درخواست کالا از انبار» از انباردار کالا می‌خواهد. تنظیماتش در «تنظیمات انبار» است.
کنترلِ اعتبار و اطلاعاتِ مالیاتیِ سازمان
در فرمِ سازمان کارتِ «اعتبار و تخفیف» آمد: «در لیست سیاه»، «کنترل اعتبار»، «سقف اعتبار (ریال)»، «نوع کنترل» و «تخفیف پیش‌فرض (٪)». برای سازمانی که در لیستِ سیاه است سندِ فروشِ تازه صادر نمی‌شود. اگر مانده‌ی مشتری از سقف بگذرد، بسته به «نوع کنترل» یا هشدار می‌آید یا سند رد می‌شود؛ ردشدن برای مدیرِ شرکت و تاییدکننده‌ی اسناد فقط هشدار است. دکمه‌ی «اطلاعات مالیاتی» هم «نوع طرف‌حساب برای مودیان»، «شماره گذرنامه»، «وب‌سایت» و «ایمیل» را می‌گیرد.
«مرور فروش» و نمودارهای فروش و مطالبات
«مرور فروش» (گروهِ «فروش») فروشِ خالص را به تفکیکِ طرف‌حساب، کالا، کارشناس، نوع فروش، ماه و برند می‌دهد، و برای کسی که «دیدنِ قیمت خرید» دارد زبانه‌ی «سود (تقریبی)» هم دارد. «نمودارهای فروش و مطالبات» در «گزارش‌های مدیریتی» روندِ فروش و سنیِ مطالبات را نشان می‌دهد. فهرست‌های فاکتور هم فیلترِ تاریخ، نوع، وضعیت و کارشناس، ردیفِ «جمعِ مبلغِ این فیلتر»، «چاپ فهرست» و «خروجی اکسل» گرفتند.
«توضیح موضوع»، مخاطبانِ گوشی، جست‌وجوی بی‌فاصله و کلیدِ «دیدنِ پیش‌فاکتور»
در «ثبت مکالمه‌ی جدید» کنارِ «موضوع مکالمه» کادرِ «توضیح موضوع» (تا ۱۵۰ حرف) آمد که در «لیست مکالمات» کنارِ موضوع دیده می‌شود. در «دفترچه تلفن» دکمه‌ی «ورود مخاطبان گوشی» فایلِ مخاطبانِ گوشی را وارد می‌کند و تکراری‌ها را فقط از روی شماره تشخیص می‌دهد. همه‌ی جعبه‌های جست‌وجو حالا فاصله و نیم‌فاصله را نادیده می‌گیرند («نوربخش» و «نور بخش» یکی‌اند). و ادمین در «دسترسی همکاران» با کلیدِ «دیدنِ پیش‌فاکتور» می‌تواند همه‌ی پیش‌فاکتورها را از یک همکار پنهان کند.
مهر ۱۴۰۵
مهر ماهِ پیامک بود: ملل CRM حالا خودش به فهرستِ فیلترشده‌ی مشتریان پیامک می‌فرستد، با متن‌هایی که یک بار تأیید شده‌اند. کنارش منوی حسابداری مرتب شد، تقویم دکمه‌ی سال گرفت و بخشِ انبار برای کارِ روزانه‌ی انباردار کامل‌تر شد.
دکمه‌ی سال در تقویمِ همه‌ی فرم‌ها
در تقویمِ شمسیِ همه‌ی فرم‌ها، کنارِ دو دکمه‌ی ماه، دو دکمه‌ی تازه در دو سرِ همان ردیف هست که یک سال جلو و عقب می‌روند (روی کامپیوتر با نگه‌داشتنِ نشانگر نامشان، مثلاً «سالِ بعد»، دیده می‌شود). برای تاریخِ انقضای چند سالِ بعد یا تاریخِ تولد دیگر لازم نیست ماه‌به‌ماه ورق بزنید.
اعتبارِ ۳۰ روزه‌ی خودکار برای پیش‌فاکتور
پیش‌فاکتورِ تازه حالا خودبه‌خود ۳۰ روز اعتبار می‌گیرد (فیلدِ «اعتبار پیش‌فاکتور تا»)؛ پیش‌تر اگر کسی به کادر دست نمی‌زد، پیش‌فاکتور بی‌تاریخ ذخیره می‌شد. اگر واقعاً پیشنهادِ بی‌انقضا می‌خواهید، دکمه‌ی «بدون انقضا» کادر را خالی می‌کند. چرا تاریخِ اعتبار این‌قدر مهم است، در پیش‌فاکتور چیست؟ گفته‌ایم.
IRC، شماره‌ی سری و تاریخِ انقضا روی ردیف‌های سند
زیرِ کالای هر ردیفِ پیش‌فاکتور و فاکتور لینکِ «+ IRC، سری و انقضا» (از آبان با نامِ «+ شرح، IRC، سری و انقضا» و کادرِ «شرح ردیف (اختیاری)») سه کادر باز می‌کند: «شناسه‌ی IRC»، «شماره‌ی سری (لات)» و «انقضا». اگر پر باشند، روی «نسخه چاپی» و فایلِ «دانلود PDF» زیرِ نامِ کالا چاپ می‌شوند. چون شماره‌ی سری معمولاً هنگامِ ارسال معلوم می‌شود، روی سندِ تأییدشده یا شماره‌خورده هم دکمه‌ی «ثبتِ IRC، سری و انقضا» فقط همین سه فیلد را می‌نویسد و به مبلغ، تأیید و شماره‌ی رسمی دست نمی‌زند.
غیرفعال‌کردنِ همکار به دستِ ادمینِ شرکت
دکمه‌ی «غیرفعال کردن کاربر» در صفحه‌ی ویرایشِ همکار پیش‌تر دیده می‌شد ولی کاری نمی‌کرد. حالا ادمینِ شرکت از «همکاران» ← منوی سه‌نقطه‌ی ردیفِ همکار ← «ویرایش» ← «غیرفعال کردن کاربر» ← «بله، غیرفعال کن» او را غیرفعال می‌کند، و اگر کارِ باز دارد، همان‌جا با «انتقالِ کارها» به همکارِ دیگری می‌سپارد. خودتان را نمی‌توانید غیرفعال کنید.
منوی تاشو برای «بخش حسابداری» و گزارش‌ها
آیتم‌های «بخش حسابداری» حالا در شش گروهِ تاشو هستند: «راه‌اندازی و تنظیمات»، «کالا و انبار»، «فروش»، «خرید»، «اسناد و گزارش‌های مالی» و «پرسنل و حقوق». «گزارش‌های مدیریتی» و «تنظیمات دسترسی» هم همین‌طور گروه‌بندی شده‌اند. گروهی را که باز کنید، هنگامِ رفتن به صفحه‌های دیگر باز می‌ماند تا خودتان ببندید. اگر آیتمی مثلِ «فاکتور فروش» را پیدا نمی‌کنید، اول «بخش حسابداری» و بعد گروهِ «فروش» را باز کنید.
دکمه‌ی سبزِ «پیش‌فاکتورها و فاکتورها» در صفحه‌ی مکالمات
کارتِ اسنادِ فروشِ سازمان در صفحه‌ی مکالماتِ هر شخص پیش‌تر همیشه باز بود و صفحه را شلوغ می‌کرد. حالا پشتِ دکمه‌ی سبزِ «پیش‌فاکتورها و فاکتورها» (با عددِ تعدادشان) بالای فهرستِ مکالمات است و پیش‌فرض بسته است. با زدنش اسناد به‌صورتِ کارت‌های تازه باز می‌شوند — بنفش پیش‌فاکتور، سبز فاکتور — با مبلغِ کل، نشانِ رنگیِ وضعیتِ تأیید، نشانِ سررسید و تا پنج قلمِ اول. با زدنِ دوباره‌ی همان دکمه بسته می‌شوند.
میکروفون در همه‌ی کادرهای متنی
آیکنِ ریزِ میکروفون (تشخیصِ گفتارِ رایگانِ گوگل) به همه‌ی کادرهای متنیِ باقی‌مانده هم رسید: نام، تلفن، آدرس، شرحِ سند، کادرهای جستجو و فیلدهای توضیحات. در کادرهای جستجو، بعد از اینکه حرفتان تمام شد و دوباره روی میکروفون زدید، خودش جستجو می‌کند. کادرهای رمز عبور، نامِ کاربری و تاریخ عمداً میکروفون ندارند. ثبتِ کامل‌ترِ پیگیری با صدا را در ثبت پیگیری با صدا توضیح داده‌ایم.
ارسالِ گروهیِ پیامک به فهرستِ فیلترشده‌ی مشتریان
در «مشتریان» فیلتر بگذارید و دکمه‌ی «ارسال پیامک به این فهرست» را بزنید. در صفحه‌ی «ارسال‌های گروهی» یکی از متن‌های تأییدشده را انتخاب کنید، «همین حالا» یا «زمان‌دار» (تا ۳۰ روز بعد) را برگزینید و پیش از «تأیید و ارسال» با «پیش‌نمایش» تعدادِ گیرنده‌ها، بخش‌های هر پیامک و (در «ارسال از پنل ملل») هزینه را ببینید. هر موبایل فقط یک پیامک می‌گیرد و با «لغو»، پیامک‌هایی که هنوز در صف‌اند فرستاده نمی‌شوند. این صفحه را ادمینِ شرکت و همکارانی می‌بینند که ادمین اجازه‌ی ارسالِ گروهی به آن‌ها داده؛ همکار فقط به مشتریانِ خودش می‌فرستد. راهنمای کامل‌تر: ارسال پیامک گروهی به مشتریان از داخل CRM.
تنظیمات پیامک، متن‌های تأییدشده و اعتبار پیامک
ادمینِ شرکت در «تنظیمات دسترسی ← پیامک ← تنظیمات پیامک» یا پنلِ پیامکِ گامای خودش را وصل می‌کند («پنل پیامک خودمان»)، یا — پس از آنکه ملل قیمتِ هر بخش را برای شرکتش تعریف کرد — «ارسال از پنل ملل» را انتخاب می‌کند که هزینه‌ی هر پیامک از «اعتبار پیامک» ِ شرکت کم می‌شود و پولِ پیامکِ ناموفق یا منقضی خودکار برمی‌گردد. هر متن در «متن‌های پیامک» یک بار به تأییدِ ملل می‌رسد و «گزارش پیامک‌ها» وضعیتِ هر پیامک را نشان می‌دهد. پیامکِ خودکارِ مراحلِ فروش، یادآورِ قسط و چک و مناسبت‌ها هنوز ساخته نشده‌اند.
کلیدِ «دیدنِ قیمت خرید» برای هر همکار
ادمین در «اجازه‌ی دیدن، ویرایش و حذف هر همکار» می‌تواند کلیدِ «دیدنِ قیمت خرید» را روی ردیفِ کالا/خدمات برای هر همکار خاموش کند. آن همکار ستونِ «قیمت خرید» را در فهرستِ کالا و فیلدش را در فرمِ کالا نمی‌بیند و در پیش‌فاکتور و فاکتورِ خرید هم قیمت برایش خودکار پر نمی‌شود. ولی این کلید خودِ اسنادِ خرید را پنهان نمی‌کند: اگر اجازه‌ی دیدنِ فاکتورهای خرید را دارد، قیمتِ ثبت‌شده در آن‌ها را می‌بیند. پیش‌فرض روشن است و ادمین همیشه می‌بیند.
جعبه‌ی جست‌وجوی کالا در ردیف‌های سند
خانه‌ی «کالا/خدمت» در ردیف‌های پیش‌فاکتور و فاکتور حالا یک جعبه‌ی جست‌وجوست («انتخاب کالا/خدمت»)، نه کشوی بلند. بخشی از نامِ کالا را بنویسید تا فقط کالاهای هم‌خوان پیشنهاد شوند و یکی را انتخاب کنید؛ کلیک روی جعبه‌ی خالی همه‌ی کالاها را نشان می‌دهد و «ی» و «ک» عربی و فارسی یکی گرفته می‌شوند.
انبار: «رسید کالا»، موجودیِ فیزیکی و اعلانِ ورودِ کالا
«موجودی انبار» حالا دو عدد دارد: «موجودی» یعنی آنچه آزاد است و می‌شود فروخت، و «موجودیِ فیزیکی» (برای ادمین و انباردار) که کالاهای حواله‌خورده‌ی هنوز تحویل‌نشده را هم دارد. انباردار تحویل‌های روزانه را با «رسید کالا» در «گردش دستی» ثبت می‌کند، بی‌آنکه دلیل بخواهد؛ و ادمین و انباردارِ همان انبار در نوارِ بالای صفحه اعلانِ ورودِ کالا می‌گیرند. این بخش را در نرم‌افزار انبارداری ساده کنار فروش مفصل گفته‌ایم.
شهریور ۱۴۰۵
در شهریور معامله‌ها شکلِ تخته گرفتند، پیش‌فاکتور قابلِ فرستادن به‌صورتِ PDF شد و اپِ اندرویدِ ملل CRM برای دانلود روی سایت آمد.
کاریزِ معامله‌ها، احتمالِ موفقیت و پیش‌بینی فروش
در صفحه‌ی معامله‌ها کلیدِ «فهرست» و «کاریز» آمد: «کاریز» معامله‌های باز را ستون‌به‌ستون بر اساسِ مرحله نشان می‌دهد، با تعداد و جمعِ مبلغِ هر ستون، و روی هر کارت نشانِ پیگیری و اگر مدتی هیچ مکالمه‌ای روی معامله ثبت نشده باشد، نشانِ «راکد · N روز» (جابه‌جاییِ مرحله فعالیت حساب نمی‌شود). هر معامله کارتِ «محصولات و خدمات» و کادرِ «احتمالِ موفقیت (٪)» گرفت، و برای بستن دو دکمه‌ی «موفق شد» و «ناموفق شد» آمد (برای باخت، انتخابِ «دلیلِ شکست» اجباری است)، و دکمه‌ی «گزارش و پیش‌بینی» گزارشِ معامله‌ها و پیش‌بینیِ فروش را می‌دهد. کارشناسِ عادی فقط معامله‌هایی را می‌بیند که مرحله‌ی فعلی‌شان به خودش سپرده شده. چیدنِ مراحل و این شاخص‌ها را در مدیریت فرصت‌های فروش در CRM توضیح داده‌ایم.
«دانلود PDF» برای پیش‌فاکتور و فاکتور
در فرمِ هر سندِ ذخیره‌شده (پیش‌فاکتور، فاکتور، برگشتی)، کنارِ «نسخه چاپی» دکمه‌ی «دانلود PDF» آمد: فایلِ PDF همان سند با سربرگ، لوگو، مهر و امضای دفترِ خودش دانلود می‌شود و می‌توانید در واتساپ، تلگرام یا بله برای مشتری بفرستید.
نمای «شرکت‌ها» و «فیلتر پیشرفته» در فهرستِ مشتریان
در «مشتریان» (/customerlist) کادرِ «فیلتر پیشرفته» آمد تا فهرست را بر اساسِ گروه، استان، شهر، سمت، جنسیت و چند ویژگیِ دیگر دسته‌بندی کنید. بالای جدول هم سه نما هست: «اشخاص»، «شرکت‌ها» و «شرکت‌ها و اشخاص»؛ دو نمای آخر نتیجه را به‌صورتِ کارتِ سازمان با تا پنج مخاطب و سمتشان نشان می‌دهند. کنارِ نامِ هر سازمان و هر مخاطب هم لینکِ «مکالمات» هست.
اپِ اندرویدِ «کارهای من»
اپِ اندرویدِ «کارهای من» (نسخه‌ی ۰٫۶) از صفحه‌ی دانلودِ سایت با دکمه‌ی «دانلود نسخه اندروید (APK)» نصب می‌شود؛ اندروید ۸ به بالا. کارها، مکالمات و مشتریانِ خودِ کاربر را روی گوشی نگه می‌دارد و زنگِ یادآوری را بدونِ اینترنت می‌زند؛ ورود با همان نام کاربری و رمزِ ملل CRM است. بیشتر در نرم‌افزار CRM موبایل.
پخش استانی مشتریان بینِ همکاران
ادمینِ شرکت از «بخش سی آر ام ← پخش استانی مشتریان» همه‌ی مشتریانِ یک استان یا شهر را یکجا به یک همکار می‌سپارد، بی‌آنکه فرمِ مشتری‌ها را یکی‌یکی باز کند؛ اگر استانِ شخص خالی باشد، از روی شهرش و در غیرِ این صورت از استانِ سازمانش پیدا می‌شود. کارتِ «واگذاریِ همه‌ی مشتریانِ یک همکار» هم برای وقتی است که مشتریانِ یک نفر باید یکجا به همکارِ دیگری برسند. روش‌های تقسیمِ منطقه‌ای را در تقسیم مشتریان بین کارشناسان فروش گفته‌ایم.
«چاپ» و «ثبت یکجا» برای پیگیری‌ها
در «اعلانات من» (/mymentions) دکمه‌ی «چاپ» همان فهرستِ روی صفحه را به شکلِ چک‌لیستِ تماس، با شرحِ کاملِ هر مکالمه و جای نوشتنِ نتیجه، چاپ می‌کند. «ثبت یکجا» نسخه‌ی دیجیتالِ همان برگه است: برای هر ردیف «انجام شد با»، «نتیجه» و در صورتِ نیاز «تاریخ پیگیری بعدی» را پر می‌کنید و دکمه‌ی «ثبتِ همه» همه‌ی ردیف‌های پرشده را یکجا ثبت می‌کند.
عکسِ پرسنلی در «پروفایل من»
از منوی عکسِ گوشه‌ی بالای صفحه «پروفایل من» را باز کنید، عکسی انتخاب و «ذخیره عکس» را بزنید (png، jpg، jpeg یا webp، تا ۲ مگابایت). عکس کنارِ نامتان در مکالمات، وظایف، یادآوری‌ها و فهرستِ همکاران دیده می‌شود تا همه با یک نگاه بفهمند کار به چه کسی سپرده شده؛ عکس‌ها فقط برای همکارانِ همان شرکت دیده می‌شوند.
این فهرست چطور نوشته می‌شود
- فقط آنچه روی سایت فعال است. هر بند زیرِ ماهی آمده که روی سایت رفت؛ کاری که هنوز در دستِ ساخت است اینجا نمی‌آید.
- فقط آنچه شما می‌بینید. کارهای فنیِ پشتِ صحنه فهرست نمی‌شوند؛ رفعِ خطا هم فقط وقتی آمده که کاربر خودش آن را می‌دید.
- نامِ دقیق. هر نامی که داخلِ «» آمده همان نامِ دکمه، منو یا فیلد در نرم‌افزار است.
- بعضی قابلیت‌ها مالِ ادمین‌اند. اگر دکمه‌ای را نمی‌بینید، شاید فقط برای ادمینِ شرکت یا همکارانِ مجاز باز باشد؛ از ادمینِ شرکتتان بپرسید.
آنچه هنوز نداریم را هم پنهان نکرده‌ایم: فهرستِ صادقانه‌اش در بخشِ «آنچه هنوز نداریم» ی صفحه‌ی امکانات ملل CRM آمده است. اصولِ کارمان را، از جمله همین صداقت درباره‌ی نداشته‌ها، در درباره‌ی ملل CRM نوشته‌ایم.
