پیشفاکتور چیست و به چه کاری می‌آید؟
پیشفاکتور (که در جست‌وجوها بیشتر «پیش فاکتور» نوشته میشود و در تجارتِ خارجی Proforma Invoice نام دارد) سندی است که فروشنده پیش از انجامِ معامله صادر میکند تا به خریدار بگوید: «اگر بخرید، این کالا یا خدمت را با این قیمت، این تخفیف و این شرایط به شما می‌فروشم.» پیشفاکتور هنوز فروش نیست؛ کالایی تحویل نشده، طلبی ایجاد نشده و هیچ‌کدام از دو طرف هنوز به پرداخت یا تحویل متعهد نشده‌اند. کارش این است که پیشنهاد را روی کاغذ قفل کند تا هر دو طرف دقیقاً بدانند درباره‌ی چه چیزی حرف می‌زنند.
در بازارِ ایران تقریباً هر فروشِ سازمانی به پیشفاکتور نیاز دارد، معمولاً به یکی از این دلایل:
- استعلامِ بها: واحدِ خریدِ بیمارستان، کارخانه یا اداره پیش از گرفتنِ مجوزِ خرید، از چند فروشنده پیشفاکتور می‌گیرد و آن‌ها را کنارِ هم می‌گذارد.
- تأییدِ داخلیِ خریدار: کارشناسِ خرید، پیشفاکتورِ مهر و امضاشده را ضمیمه‌ی درخواستِ خرید میکند تا مدیرش امضا کند یا بودجه تخصیص یابد.
- تسهیلات و خریدِ اقساطی: بانک‌ها و شرکت‌های لیزینگ برای پرداختِ وامِ خریدِ کالا معمولاً پیشفاکتورِ فروشنده را می‌خواهند.
- واردات: برای ثبتِ سفارش و تأمینِ ارز، پیشفاکتورِ فروشنده‌ی خارجی از مدارکِ پایه است.
- ثبتِ توافق پیش از تحویل: حتی وقتی هیچ نهادِ بیرونی چیزی نخواسته، پیشفاکتور جلوی سوءتفاهم درباره‌ی مدل، تعداد و قیمت را می‌گیرد.
از همین کاربردها یک نتیجه‌ی مهم بیرون می‌آید: پیشفاکتورِ شما معمولاً کنارِ پیشفاکتورِ رقیبانتان خوانده میشود، آن هم به دستِ کسی که شما را نمی‌شناسد و وقتِ تماس‌گرفتن ندارد. هر ابهامی در آن — «دستگاه» بدونِ مدل، «تخفیف ویژه» بدونِ عدد، مالیاتی که معلوم نیست حساب شده یا نه — به ضررِ شما تفسیر میشود.
پیشفاکتور از نظر حقوقی و مالیاتی چه اعتباری دارد؟
پیشفاکتور بهتنهایی سندِ فروش نیست و طلب ایجاد نمیکند؛ از نظرِ حقوقی بیشتر یک «پیشنهاد» از سوی فروشنده است. ولی این به معنای بی‌ارزش‌بودنش نیست. اگر خریدار پیشفاکتور را امضا کند و برگرداند، یا بر اساسِ آن پیشپرداخت بدهد، در عمل نشان داده که پیشنهاد را پذیرفته است؛ و در اختلاف‌ها همین برگه از مهم‌ترین مدارکِ هر دو طرف برای اثباتِ قیمت و شرایطِ توافق است. پس پیشفاکتور را مثلِ یک «قراردادِ کوتاه» بنویسید، نه مثلِ یک یادداشتِ قیمت. این بخش آموزشی است و جای مشاوره‌ی حقوقی را نمیگیرد؛ برای معاملههای بزرگ، متنِ شرایط را با مشاورِ حقوقیِ خودتان ببندید.
از نظرِ مالیاتی هم پیشفاکتور صورتحساب نیست. مالیات بر ارزش افزوده‌ای که رویش نوشته میشود فقط برآوردِ مبلغی است که بعداً در فاکتور می‌آید؛ نه فروشنده آن را دریافت کرده و نه جایی ثبت میشود. آنچه در سامانه‌ی مؤدیان ثبت میشود فاکتورِ نهایی است. به همین دلیل پیشفاکتور شمارهی مسلسلِ رسمی نمیگیرد و صدورِ نسخه‌ی تازه به‌جای نسخه‌ی قبلی مشکلی درست نمیکند — در حالی که فاکتورِ شماره‌خورده را نباید حذف کرد.
تفاوت پیشفاکتور و فاکتور
این دو سند ظاهرِ تقریباً یکسانی دارند — همان جدولِ اقلام، همان جمع و مالیات — و همین شباهت منشأ اشتباه است. جدولِ زیر تفاوت‌های اصلی را کنارِ هم گذاشته:
| موضوع | پیشفاکتور | فاکتور |
|---|---|---|
| ماهیت | پیشنهادِ فروش | سندِ فروشِ انجامشده |
| زمانِ صدور | پیش از توافق | پس از توافق، معمولاً هم‌زمان با تحویل |
| طلب و درآمد | ایجاد نمیکند | طلب از مشتری و درآمد ثبت میشود |
| موجودیِ انبار | کم نمیشود | کالای فروخته‌شده از موجودی کم میشود |
| مالیات بر ارزش افزوده | برآوردی؛ جایی ثبت نمیشود | قطعی؛ فاکتورِ رسمی در سامانه‌ی مؤدیان ثبت میشود |
| شماره | شمارهی داخلی | شمارهی رسمیِ مسلسل (برای فاکتورِ رسمی) |
| تاریخِ اعتبار | دارد و باید داشته باشد | ندارد |
| اصلاح | نسخه‌ی تازه، پیش از قبولِ مشتری | سندِ شماره‌خورده ویرایش نمیشود؛ باطل و دوباره صادر میشود |
قاعده‌ی سرانگشتی: تا وقتی مشتری «بله» نگفته، با پیشفاکتور کار کنید؛ از لحظه‌ای که گفت، پیشفاکتور باید بدونِ تایپِ دوباره به فاکتور تبدیل شود — هر بار که ردیفها از نو تایپ میشوند، یک قیمت یا یک تخفیف جا می‌افتد. جزئیاتِ صدورِ فاکتورِ رسمی، شمارهی مسلسل و ابطال را در مقاله‌ی CRM با صدور فاکتور رسمی و وصول مطالبات آورده‌ایم.
اجزای یک پیشفاکتورِ درست
پیشفاکتورِ کامل هشت بخش دارد. نبودنِ هرکدام یا مشتری را مجبور به تماسِ دوباره میکند، یا بعداً سرِ همان نکته اختلاف درست میکند.
- عنوان، شماره و تاریخ. واژه‌ی «پیشفاکتور» باید درشت و بی‌ابهام بالای برگه باشد تا با فاکتور اشتباه نشود. شمارهی داخلی و تاریخِ صدور برای ارجاع لازم‌اند: «طبقِ پیشفاکتورِ شمارهی ۱۰۲۴».
- مشخصاتِ فروشنده. نامِ حقوقیِ ثبت‌شده (نه فقط نامِ تجاری)، شناسه‌ی ملی، کدِ اقتصادی، شمارهی ثبت، نشانی، کدِ پستی و تلفن. خریدارِ سازمانی همین‌ها را برای ثبتِ تأمین‌کننده لازم دارد.
- مشخصاتِ خریدار و طرفِ مذاکره. همان اطلاعاتِ حقوقیِ خریدار، به‌اضافه‌ی نامِ شخصی که پیشفاکتور برای او فرستاده میشود. اگر این‌ها از همین حالا کامل نباشند، هنگامِ صدورِ فاکتورِ رسمی دنبالشان می‌دوید.
- جدولِ اقلام. برای هر ردیف: شرحِ دقیق (برند، مدل، مشخصاتِ فنیِ تعیین‌کننده)، واحد، تعداد، قیمتِ واحد، تخفیفِ ردیف و جمعِ ردیف. خدماتی مثلِ حمل، نصب یا آموزش اگر هزینه دارند ردیفِ جدا می‌خواهند؛ اگر رایگان‌اند، رایگان‌بودنشان هم باید نوشته شود.
- جمع‌ها. جمعِ ردیفها، تخفیفِ کلی، هزینه‌های جانبی، مالیات بر ارزش افزوده با درصدش، و مبلغِ قابلِ پرداخت — هم به عدد و هم به حروف. ترتیبِ محاسبه باید از روی خودِ برگه قابلِ بازسازی باشد؛ خواننده با ماشین‌حساب به همان عدد برسد.
- مدتِ اعتبار. یک تاریخِ مشخص («معتبر تا ۵ آبان ۱۴۰۵»)، نه «تا اطلاعِ ثانوی».
- شرایطِ پرداخت و تحویل. سهمِ پیشپرداخت، تعداد و تاریخِ چک‌ها یا اقساط، زمان و محلِ تحویل، هزینه‌ی حمل با کیست، و گارانتی.
- حسابِ بانکی، مهر و امضا. شماره‌حساب یا شبا برای واریزِ پیشپرداخت، مهر و امضای فروشنده، و جای امضای خریدار برای اعلامِ قبول.
یک نکته درباره‌ی مالیات و تخفیف: تخفیفی که روی خودِ سند داده میشود معمولاً پایه‌ی مالیات را هم کم میکند، یعنی مالیات روی مبلغِ پس از تخفیف حساب میشود. اگر قالبِ اکسل یا وردِ شما مالیات را روی مبلغِ پیش از تخفیف می‌گیرد، جمعِ پیشفاکتور با فاکتورِ نهایی نمی‌خواند و مشتری فکر میکند قیمت عوض شده است.
نمونه پیشفاکتور با اطلاعاتِ فرضی
نمونه‌ی زیر همهی اجزای بالا را کنارِ هم نشان می‌دهد. نام‌ها و عددها ساختگی‌اند و نرخِ مالیات هم فرضی است؛ در سندِ واقعی نرخِ قانونیِ روز را بگذارید.
| بخش | نمونه |
|---|---|
| عنوان | پیشفاکتورِ فروش |
| شماره و تاریخِ صدور | ۱۰۲۴ — ۲۰ مهر ۱۴۰۵ |
| فروشنده | «شرکتِ فروشنده‌ی نمونه» (فرضی) — نامِ حقوقی، شناسه‌ی ملی، کدِ اقتصادی، شمارهی ثبت، نشانی، کدِ پستی و تلفن |
| خریدار | «کلینیکِ نمونه» (فرضی) — شناسه‌ی ملی، کدِ اقتصادی، نشانی، کدِ پستی و تلفن؛ طرفِ مذاکره: مدیرِ تدارکات |
| معتبر تا | ۵ آبان ۱۴۰۵ (۱۵ روز) |
| ردیف | شرح کالا/خدمت | تعداد | قیمت واحد (ریال) | تخفیف ردیف (ریال) | جمع (ریال) |
|---|---|---|---|---|---|
| ۱ | صندلیِ اداری، مدلِ «الف»، پایه‌ی فلزی | ۱۰ عدد | ۴۵٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۰ | ۴۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| ۲ | میزِ کار ۱۶۰ سانتی‌متری، صفحه‌ی MDF | ۵ عدد | ۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۳۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| ۳ | حمل و نصب در محلِ خریدار | ۱ خدمت | ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | ۰ | ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| جمعِ ردیفها | ۸۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال |
| تخفیفِ کلی | منهای ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال |
| مالیات بر ارزش افزوده (۱۰٪ فرضی، روی ۸۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰) | ۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال |
| مبلغِ قابلِ پرداخت | ۸۸۰٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال — هشتصد و هشتاد میلیون ریال |
| شرایطِ پرداخت | ۳۰٪ پیشپرداخت هنگامِ سفارش (۲۶۴٬۰۰۰٬۰۰۰ ریال)؛ مابقی در دو چکِ ۳۰۸٬۰۰۰٬۰۰۰ ریالی با سررسیدِ ۳۰ و ۶۰ روز پس از تحویل |
| تحویل و گارانتی | ۱۰ روزِ کاری پس از دریافتِ پیشپرداخت، در محلِ خریدار؛ ۱۸ ماه گارانتیِ سازنده |
| واریز | شمارهی شبای فروشنده |
| مهر و امضا | فروشنده: مهر و امضا · خریدار: «قبول دارم»، امضا و تاریخ |
دو نکته در همین نمونه عمدی است. اول، حمل و نصب ردیفِ جدا دارد تا بعداً کسی نپرسد «مگر نصب رایگان نبود؟». دوم، شرایطِ پرداخت هم درصد دارد و هم مبلغ؛ اگر فقط «۳۰٪ پیشپرداخت» نوشته شود، بعد از هر تغییرِ کوچک در اقلام کسی دوباره حساب نمیکند و چکِ اشتباه نوشته میشود.
اعتبار پیشفاکتور: چند روز، و بعدش چه؟
اعتبار پیشفاکتور بعد از قیمت مهم‌ترین خطِ برگه است و بیشتر از همه خالی می‌ماند. پیشفاکتورِ بی‌تاریخ یعنی تعهدی که تا ابد باز است: مشتری شش ماه بعد همان برگه را می‌آورد و همان قیمت را می‌خواهد، در حالی که نرخِ ارز، قیمتِ خرید و شرایطِ بازار عوض شده است. مدتِ مناسب به نوسانِ قیمتِ کالای شما بستگی دارد:
- کالای وارداتی یا وابسته به ارز در بازارِ پرنوسان: کوتاه، چند روز تا یک هفته؛ یا عبارتی مثلِ «قیمت‌ها بر مبنای نرخِ ارزِ تاریخِ صدور است».
- کالای داخلی با قیمتِ نسبتاً ثابت: دو تا چهار هفته.
- خریدِ سازمانی با چرخه‌ی تأییدِ طولانی: اعتبار را با چرخه‌ی تأییدِ خریدار هماهنگ کنید؛ پیشفاکتورِ هفت‌روزه برای سازمانی که سه هفته طول می‌کشد امضا کند، فقط کارِ صدورِ دوباره درست میکند.
وقتی اعتبار تمام شد، تاریخ را بی‌سروصدا عوض نکنید. یا قیمت‌ها را دوباره بررسی و پیشفاکتورِ تازه صادر کنید، یا کتبی اعلام کنید که همان قیمت تا تاریخِ جدید معتبر است. تاریخِ اعتبار یک موعدِ پیگیری هم هست: چند روز پیش از پایانش، بهترین بهانه برای تماسِ دوباره با مشتری است — «قیمتِ ما تا پنجشنبه معتبر است». زمان‌بندی و متنِ این تماس‌ها را در راهنمای پیگیری مشتری گفته‌ایم.
برنامهی پرداخت روی پیشفاکتور: متن یا جدول؟
«شرایطِ پرداخت» روی بیشترِ پیش‌فاکتورها یک جمله است: «۵۰٪ نقد، مابقی سه‌ماهه». این برای مشتری کافی است ولی برای فروشنده نه، چون یک جمله را نمیشود پیگیری کرد. بهتر است دو چیز کنارِ هم باشد: متنِ توافق برای مشتری، و جدولِ سررسیدها (تاریخ، مبلغ، شمارهی چک اگر معلوم است، بانک) که بعد از قبولِ مشتری مبنای وصول میشود.
ولی یک مرزِ مهم را نگه دارید: روی پیشفاکتور این جدول فقط برنامهی پرداخت است، نه طلب. تا مشتری نخریده، هیچ‌کس نباید برای قسطِ آن زنگ بزند و هیچ عددی نباید در «مطالبات» بنشیند. طلبِ واقعی از لحظه‌ی صدورِ فاکتور شروع میشود و در یک سی آر ام یا هر نرم‌افزارِ فروشِ دیگری، همان ردیفها باید بی‌تایپِ دوباره به فاکتور منتقل شوند. اینکه بعد از آن سررسیدها چطور یادآوری و وصول میشوند، موضوعِ مقاله‌ی پیگیری چک و اقساط مشتریان است.
هشت اشتباهِ رایج در صدورِ پیشفاکتور
- خالی‌گذاشتنِ اعتبار. پیشنهادی که تاریخ ندارد، هیچ‌وقت تمام نمیشود.
- شرحِ مبهم. «دستگاهِ تصفیه» بدونِ مدل و ظرفیت؛ مشتری ارزان‌ترین مدلِ رقیب را کنارش می‌گذارد و فکر میکند گران‌تر داده‌اید.
- تخفیفِ شفاهی. تخفیفی که تلفنی داده شده و روی برگه نیامده، در فاکتور هم نمی‌آید و مشتری آن را بدقولی می‌بیند.
- مالیاتِ نامعلوم. اگر معلوم نباشد عدد با مالیات است یا بی‌مالیات، خریدار ارزان‌ترین برداشت را میکند.
- اطلاعاتِ حقوقیِ ناقصِ خریدار. شناسه‌ی ملی و کدِ اقتصادیِ خریدار برای فاکتورِ رسمی لازم‌اند؛ زمانِ درستِ گرفتنشان همین مرحله است.
- ویرایشِ بی‌ردپا. قیمت بعد از ارسال عوض شده و نسخه‌ی قبلی جایی نمانده؛ وقتی مشتری می‌گوید «شما به من قیمتِ دیگری داده بودید»، هیچ مدرکی ندارید.
- ارسال بدونِ نگاهِ دوم. کارشناسی که برای بستنِ معامله تحت فشار است، گاهی تخفیف یا مهلتی می‌دهد که شرکت نمی‌تواند تحمل کند.
- قولِ تحویل بدونِ نگاه به انبار. «تحویلِ فوری» روی پیش‌فاکتوری که کالایش موجود نیست، اولین بدقولیِ رابطه است.
تأیید پیش از ارسال و تبدیل به فاکتور
اشتباه‌های ششم و هفتم یک درمانِ مشترک دارند: پیشفاکتور پیش از آنکه برای مشتری برود — یا دستِ‌کم پیش از آنکه فاکتور شود — به تأییدِ نفرِ دوم برسد، و هر ویرایشِ بعد از تأیید، تأیید را باطل کند. بدونِ این قاعده میشود پیشفاکتورِ ده‌میلیونی را تأیید گرفت و بعد صدمیلیونی‌اش کرد. اینکه مراحلِ فروش و تأییدکننده‌ها را در یک تیم چطور بچینید، در مقاله‌ی مدیریت فرصت‌های فروش در CRM آمده است.
لحظه‌ی تبدیل هم به همان اندازه حساس است. وقتی مشتری پیشفاکتور را پذیرفت، فاکتور باید از روی همان پیشفاکتور ساخته شود: اقلام، قیمت‌ها، تخفیف‌ها، طرفِ مذاکره و برنامهی پرداخت، همه بی‌تایپِ دوباره. اگر پیشفاکتور در یک فایلِ ورد و فاکتور در نرم‌افزارِ حسابداری صادر شود، دقیقاً همین‌جا خطا وارد میشود. برای همین است که صدورِ پیشفاکتور در نرم‌افزارِ CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) — همان‌جایی که پرونده‌ی مشتری و سابقه‌ی مذاکره هست — رایج شده است. اینکه مرزِ یک سی ار ام با نرم‌افزارِ حسابداری کجاست، در تفاوت CRM، ERP و نرم‌افزار حسابداری توضیح داده‌ایم.
صدور پیشفاکتور در نرم‌افزار ملل CRM
تا اینجا گفتیم یک پیشفاکتورِ درست چه دارد. در ملل سی آر ام پیشفاکتور از «بخش حسابداری ← فروش» با آیتمِ «پیش فاکتور فروش» صادر میشود، یا از صفحه‌ی هر معامله با دکمهی «صدور پیشفاکتور» — در این حالت سازمان، رابط و ردیفها از کارتِ «محصولات و خدمات» ی همان معامله پیش‌پر میشوند و پیش از ثبت قابلِ تغییرند. نامِ داخلِ «» همان چیزی است که در نرم‌افزار می‌بینید. گام‌به‌گامِ کامل با نامِ هر دکمه در راهنمای صدور پیشفاکتور و تبدیل به فاکتور در ملل CRM آمده است.
- اعتبار: فیلدِ «اعتبار پیشفاکتور تا»؛ پیشفاکتورِ تازه خودبه‌خود ۳۰ روز اعتبار می‌گیرد و با «بدون انقضا» خالی (بی‌انقضا) میشود. وقتی پیشفاکتور را باز می‌کنید، از ۷ روز مانده به پایانِ اعتبار هشدارِ نارنجی و بعد از گذشتنش هشدارِ قرمز می‌آید که قیمت‌ها را دوباره بررسی کنید. این تاریخ روی نسخه‌ی چاپی هم می‌آید.
- تخفیف و مالیات: هر ردیف «تخفیف ردیف» دارد و جدولِ جمع‌ها «تخفیف کلی»، «هزینه‌های جانبی» و تیکِ «جمع مالیات بر ارزش افزوده»؛ نرخ از «تنظیمات» ← «تنظیمات عمومی فروش» ← «نرخ مالیات بر ارزش افزوده (٪)» می‌آید، مگر کالایی که در کارتِ خودش «معاف از مالیات بر ارزش افزوده» یا «نرخ مالیات ویژه (٪)» دارد؛ با برداشتنِ تیک کلِ همین سند (حتی همان کالاها) بی‌مالیات میشود، و مالیات روی مبلغِ پس از «تخفیف کلی» حساب میشود. «مبلغ قابل پرداخت» به حروف هم نوشته میشود.
- شرایطِ پرداخت: کادرِ متنیِ «شرایط تسویه» روی نسخه‌ی چاپی و PDF می‌آید. اگر «نوع پرداخت» غیرنقدی باشد، کارتِ «سررسیدهای وصول (قسط / چک)» هم هست که روی پیشفاکتور فقط برنامهی پرداخت است — نه طلب، نه یادآور — و پیشفاکتورِ غیرنقدی تا «مهلت تسویه» پر نشود تأیید نمیشود.
- تأیید: پیشفاکتورِ فروش به‌محضِ ثبت «در انتظار تایید» است؛ ادمینِ شرکت یا همکاری که «اجازهی تاییدِ اسناد» دارد تأییدش میکند، ویرایش تأییدِ قبلی را باطل میکند، و بدونِ «رابطِ اصلی» — شخصی از همان سازمان که توافق با او بسته شده — تأیید نمیشود.
- چاپ و ارسال: «نسخه چاپی» برگه‌ی A4 با لوگو، مشخصاتِ حقوقیِ فروشنده و خریدار، تاریخِ اعتبار، حسابِ بانکی و جای مهر و امضا باز میکند و «دانلود PDF» همان را برای فرستادن در پیام‌رسان‌ها می‌دهد.
- تبدیل: «تبدیل به فاکتور» فقط بعد از تأیید کار میکند؛ رابط‌ها، «نوع سند»، «حساب‌های بانکیِ چاپی» و ردیف‌های برنامهی پرداخت هم به فاکتور می‌روند. شمارهی رسمی فقط روی خودِ فاکتور گرفته میشود، چون پیشفاکتور سندِ مالیاتی نیست.
| قابلیت | در ملل CRM | توضیح |
|---|---|---|
| صدور پیشفاکتورِ فروش و خرید | ✓ داریم | «پیش فاکتور فروش» و «پیش فاکتور خرید» در «بخش حسابداری» |
| پیش‌پرشدن از معامله | ✓ داریم | دکمهی «صدور پیشفاکتور» در صفحه‌ی معامله؛ ردیفها از «محصولات و خدمات» |
| تاریخِ اعتبار با هشدار | ✓ داریم | «اعتبار پیشفاکتور تا»؛ هشدارِ نارنجی و قرمز هنگامِ بازکردن؛ چاپ روی سند |
| تخفیفِ ردیف و کلی، هزینه‌ی جانبی، مالیاتِ قابلِ خاموش‌کردن | ✓ داریم | مالیات پس از «تخفیف کلی»؛ نرخ از «تنظیمات» ← «تنظیمات عمومی فروش»، یا از کارتِ کالا («معاف از مالیات بر ارزش افزوده» / «نرخ مالیات ویژه (٪)») |
| برنامهی پرداخت بدونِ ایجادِ طلب | ✓ داریم | «سررسیدهای وصول (قسط / چک)»؛ روی نسخه‌ی چاپی به‌صورتِ جدول می‌آید |
| تأیید پیش از تبدیل، با زنجیره‌ی سرپرست | ✓ داریم | ادمینِ شرکت یا «اجازهی تاییدِ اسناد»؛ اگر برای همکار سرپرست تعیین شده باشد، اول سرپرست و بعد ادمین یا «اجازهی تاییدِ اسناد» (ادمینِ شرکت هر دو مرحله را یک‌جا می‌زند) |
| چاپ A4 و PDF با لوگو، مهر و امضا | ✓ داریم | «نسخه چاپی» و «دانلود PDF»؛ روی سندِ «غیررسمی» شناسه‌ی ملی، کدِ اقتصادی و مهر چاپ نمیشود |
| هشدارِ کمبودِ موجودی روی پیشفاکتور | ✓ داریم | کارتِ «کمبودِ موجودی هنگامِ صدور» در تنظیمات؛ پیش‌فرض فقط هشدار؛ موجودی پیش‌فرض در سطحِ کلِ شرکت سنجیده میشود و با تیکِ «کمبود در سطح انبارِ هر ردیف سنجیده شود» در «تنظیمات انبار»، ردیفی که انبار دارد با موجودیِ همان انبار |
| تبدیل به فاکتور بدونِ تایپِ دوباره | ✓ داریم | «تبدیل به فاکتور»؛ سندی که بی‌مالیات ذخیره شده، بی‌مالیات می‌ماند |
| تاریخچه‌ی نسخه‌های قیمتِ پیشفاکتور | ✓ داریم | «تاریخچه‌ی این سند»: هر ویرایشی که مبلغ را عوض کند یک نسخه در «تغییراتِ مبلغ» می‌سازد و ثبت، ویرایش، تأیید، رد و تبدیل در «رویدادها» ثبت میشوند؛ اقلامِ هر نسخه نگه داشته نمیشود، فقط مبلغ |
| یادآورِ خودکارِ پایانِ اعتبار | به‌زودی | هشدارِ اعتبار امروز فقط هنگامِ بازکردنِ خودِ پیشفاکتور دیده میشود |
| ارسال و پیامکِ خودکارِ مراحلِ فروش به رابطِ مشتری | به‌زودی | امروز «دانلود PDF» را خودتان در پیام‌رسان می‌فرستید |
| پیوستِ تأییدیه‌ی مشتری روی سند | به‌زودی | امروز قبولِ مشتری بیرون از برنامه گرفته میشود؛ روی پیشفاکتور، پیوستِ تأییدیه‌ی مشتری هنوز ممکن نیست |
اگر مشتریانتان بیمارستان و مراکزِ درمانی‌اند و هر خرید با استعلامِ بها و پیشفاکتورِ مهر و امضاشده شروع میشود، مقاله‌ی CRM تجهیزات پزشکی همین چرخه را از مناقصه تا وصول دنبال میکند. بقیه‌ی راهنماها هم در فهرست مقالات هستند.
پرسش‌های متداول درباره‌ی پیشفاکتور
پیش فاکتور چیست؟
پیشفاکتور سندی است که فروشنده پیش از فروش صادر میکند و در آن کالا یا خدمت، قیمت، تخفیف، مالیات، شرایطِ پرداخت و تحویل و مدتِ اعتبارِ پیشنهاد را مینویسد. هنوز فروش نیست و طلبی ایجاد نمیکند.
تفاوت پیش فاکتور و فاکتور چیست؟
پیشفاکتور پیشنهادِ فروش است و فاکتور سندِ فروشِ انجامشده. پیشفاکتور طلب و درآمد ایجاد نمیکند، از موجودیِ انبار کم نمیکند، شمارهی رسمی نمیگیرد و تاریخِ اعتبار دارد؛ فاکتور همهی این اثرها را دارد و تاریخِ اعتبار ندارد.
اعتبار پیش فاکتور معمولاً چند روز است؟
عددِ ثابتی ندارد و به نوسانِ قیمت بستگی دارد: برای کالای وابسته به ارز چند روز تا یک هفته، برای کالای با قیمتِ ثابت‌تر دو تا چهار هفته، و برای خریدِ سازمانی هم‌اندازه‌ی چرخه‌ی تأییدِ خریدار. مهم این است که خالی نماند.
پیشفاکتورِ امضاشده تعهدآور است؟
پیشفاکتور بهتنهایی یک پیشنهاد است، ولی اگر خریدار آن را امضا کند یا بر اساسش پیشپرداخت بدهد، در عمل مدرکِ توافقِ دو طرف میشود. پس شرایط را دقیق بنویسید و برای معاملههای بزرگ با مشاورِ حقوقیِ خودتان مشورت کنید.
در ملل CRM پیشفاکتور بدون تأیید به فاکتور تبدیل میشود؟
نه. پیشفاکتورِ فروش باید اول با ادمینِ شرکت یا همکارِ دارای «اجازهی تاییدِ اسناد» تأیید شود و «رابطِ اصلی» داشته باشد؛ بعد دکمهی «تبدیل به فاکتور» کار میکند. هر ویرایش هم تأییدِ قبلی را باطل میکند.
سررسیدهای روی پیشفاکتور یادآور میگیرند؟
نه. روی پیشفاکتور فقط برنامهی پرداخت ثبت میشود و طلب حساب نمیشود؛ با «تبدیل به فاکتور» همان ردیفها روی فاکتور کپی میشوند و از آن لحظه یادآورِ وصول برای مسئولشان میرود.
