فروش پروژه‌ای چه فرقی با فروش کالا دارد؟
در فروش کالا قیمت از قبل معلوم است و خرید در یک تصمیم تمام می‌شود. در فروش پروژه‌ای هر پیشنهاد از صفر برآورد می‌شود، چند نفر از چند سازمان درباره‌اش نظر می‌دهند، تصمیم ماه‌ها طول می‌کشد و پول پله‌پله می‌رسد؛ پس باید هر فرصت را جدا و با مرحله‌ی روشن دنبال کرد.
یک فروش پروژه‌ای در شرکت پیمانکاری معمولاً این مسیر را طی می‌کند:
- رسیدن فرصت. استعلام مستقیم کارفرما، آگهی مناقصه، یا معرفی از یک پروژه‌ی قبلی.
- تصمیم شرکت یا انصراف. مدیر فنی و مدیر فروش می‌سنجند این کار به توان و رزومه‌ی شرکت می‌خورد یا نه.
- بازدید و مدارک. تیم فنی از محل بازدید می‌کند و نقشه و اسناد را می‌گیرد.
- برآورد و پروپوزال. پیشنهاد فنی و مالی آماده می‌شود و تا مهلت مشخص ارسال می‌شود.
- جلسه و مذاکره. مشاور پیشنهاد فنی را بررسی می‌کند و کارفرما روی قیمت و شرایط پرداخت چانه می‌زند.
- اعلام نتیجه. کار را می‌برید، می‌بازید، یا پروژه کلاً متوقف می‌شود.
- قرارداد و تحویل به اجرا. فروش پرونده را به تیم اجرا می‌سپارد، ولی رابطه با کارفرما ادامه دارد.
- صورت‌حساب و وصول. پول در چند مرحله، با حواله یا چک، می‌رسد.
در این مسیر حافظه‌ی آدم‌ها کم می‌آورد. نرم افزار CRM پروژه‌ای باید جواب سه سؤال را همیشه آماده داشته باشد: این فرصت الان کجاست، قدم بعدی با کیست، و اگر باختیم چرا.
هر استعلام یک معامله است، با مراحل خودتان
یک کارفرمای ساختمانی یا صنعتی معمولاً چند کار را پشت سر هم یا هم‌زمان می‌سپارد: فاز اول قرارداد شده، فاز دوم در مرحله‌ی برآورد است و تعمیرات کارخانه‌اش تازه استعلام آمده. اگر وضعیت را روی نام کارفرما بنویسید، این سه کار در یک خط قاطی می‌شوند؛ پس هر فرصت باید معامله‌ی جدا باشد. منطق کلی‌اش را در راهنمای مدیریت معاملات فروش نوشته‌ایم؛ در پیگیری مناقصه و استعلام، این دو نکته اهمیت بیشتری دارد:
- یک مرحله برای تصمیم بگذارید. استعلامی که شرکت تصمیم می‌گیرد در آن شرکت نکند هم باید ثبت شود، تا بعداً بدانید چند فرصت را رد کرده‌اید و چرا.
- مهلت ارسال پیشنهاد باید ساعت داشته باشد. مهلت مناقصه با تأخیر چند دقیقه‌ای هم از دست می‌رود.
در ملل CRM هر فرصت در «معامله‌ها» با «عنوانِ معامله» ساخته می‌شود و به یک «سازمان» تعلق دارد. مدل را در «تنظیمات» ← «مدل‌های فروش» می‌سازید: با دکمه‌ی «مدلِ جدید» و الگوی «فروشِ خدمات» این زنجیره روی صفحه می‌آید: تماسِ اولیه ← جلسه/نیازسنجی ← ارائه‌یِ پروپوزال ← مذاکره ← عقدِ قرارداد ← اجرا و تحویل ← پیگیریِ وصول. تا «ذخیره‌ی مدل» را نزده‌اید چیزی ثبت نمی‌شود و میتوانید مراحل را با کار خودتان هماهنگ کنید. این کار با مدیر شرکت است. بعد از ذخیره، با دکمه‌ی «پیش‌فرض» این مدل را پیش‌فرض کنید، چون ستون‌های کاریز فقط مرحله‌های مدل پیش‌فرض‌اند و معامله‌ی مدل دیگر در ستون «بدونِ مرحله» می‌نشیند.
این الگو به فاکتور وصل نیست؛ پس مرحله با ثبت سند خودکار جلو نمی‌رود و مسئول معامله یا مدیر شرکت خودش با «بردن به مرحله‌ی …» یا کشوی مرحله‌ی کارت، آن را جابه‌جا می‌کند. نمای «کاریز» معامله‌های باز را ستون‌به‌ستون نشان می‌دهد و فیلتر «بدونِ پیگیری» فرصت‌هایی را که قدم بعدی ندارند جدا می‌کند. روش کارش را در راهنمای کاریز معاملات ببینید. برای مهلت مناقصه فیلد جدایی نیست؛ در فرم مکالمه، در بخش «پیگیریِ بعدی»، خودتان یا همکار را با نقش «مسئولِ انجام» انتخاب کنید و «پیگیری بعدی — تاریخ» و «پیگیری بعدی — ساعت» را پر کنید تا سر همان ساعت یادآور بیاید. بدون ساعت یادآوری نمی‌آید و زنگوله باید روی همان دستگاه فعال شده باشد.
کارفرما، مشاور و ناظر: هر طرف کجا ثبت می‌شود؟
در هر پروژه کارفرما تصمیم می‌گیرد، مشاور پیشنهاد فنی را می‌سنجد و ناظر بعداً کار را تأیید می‌کند. اگر شماره و سابقه‌ی این آدم‌ها فقط در گوشی کارشناس باشد، با رفتن او رابطه هم می‌رود. برای هر نفر سمت، نقش در تصمیم و آخرین گفت‌وگو باید ثبت شود.
در ملل CRM هر شخص زیر یک «سازمان» ثبت می‌شود و «سمت در سازمان» خودش را دارد، پس زیر یک کارفرما میتوانید چند رابط داشته باشید. روی معامله هم «رابطِ این معامله» هست که اختیاری است و یک نفر از همان سازمان را نشان می‌دهد.
پروپوزال و پیش‌فاکتور خدمات
پروپوزال در کار پروژه‌ای چند نسخه دارد و باید معلوم باشد کدام نسخه برای چه کسی رفته و قیمت تا کی معتبر است.
ملل CRM پروپوزال‌ساز ندارد؛ پروپوزال را با ابزار خودتان می‌نویسید و در بخش «پیوست فایل» فرم مکالمه نگه میدارید. برای هر مکالمه ۱۰ فایل، هرکدام تا ۲۰ مگابایت، پذیرفته می‌شود و PDF، ورد، اکسل، پاورپوینت و نقشه‌ی dwg و dxf هم جزو نوع‌های مجاز است. ولی حجم پیوست‌ها از «فضای ذخیره‌سازی» شرکت کم می‌شود؛ هر شرکت ۲۰ مگابایت رایگان دارد و برای نقشه و اسناد حجیم باید فضا بخرد. نقشه‌ها در برنامه نمایش داده نمی‌شوند و با دانلود باز می‌شوند.
برای بخش مالی، خدمات را در فرم کالا با کشوی «نوع» روی «خدمت» تعریف کنید و اقلام را در کارت «محصولات و خدمات» معامله بچینید. دکمه‌ی «صدور پیش‌فاکتور» در صفحه‌ی معامله، سازمان، رابط و همین ردیف‌ها را به فرم می‌برد و سند با «اعتبار پیش‌فاکتور تا» صادر می‌شود. سندهای هر فرصت در کارت «اسنادِ این معامله» کنار هم می‌مانند. نکات نوشتن پیش‌فاکتور را در راهنمای پیش‌فاکتور ببینید.
چرا پروژه را باختیم؟ دلیل شکست را ثبت کنید
هر پیشنهاد برای شرکت هزینه دارد: وقت تیم فنی، بازدید، برآورد. اگر نفهمید چرا می‌بازید، همان هزینه را دوباره خرج میکنید؛ پس دلیل‌ها باید از یک فهرست ثابت انتخاب شوند تا بشود شمردشان. این روش را در راهنمای تحلیل دلایل شکست فروش کامل نوشته‌ایم.
در ملل CRM با زدن «ناموفق شد»، کشوی «دلیلِ شکست» اجباری است و با «ثبتِ باخت» معامله بسته می‌شود. فهرست را مدیر شرکت در کارت «دلایلِ شکستِ معامله» می‌چیند؛ شش دلیل آماده هست («قیمت بالا»، «خرید از رقیب»، «نبودِ بودجه»، «پاسخ ندادنِ مشتری»، «منتفی شدنِ نیاز» و «سایر») و با «دلیلِ تازه» میتوانید موارد کار خودتان را اضافه کنید، مثل «رزومه‌ی ناکافی» یا «لغو مناقصه». در صفحه‌ی «گزارش و پیش‌بینی»، بخش «دلایلِ شکست» و کاشی «نرخِ برد» نشان می‌دهند بیشتر کجا می‌بازید.
بعد از قرارداد: سپردن کار به تیم اجرا
بعد از امضا، قرارداد، نقشه‌ها، رابط‌ها و قول‌های تیم فروش باید یک‌جا به مدیر پروژه برسد.
در ملل CRM فایل قرارداد را به مکالمه پیوست کنید و معامله را به مرحله‌ی «عقدِ قرارداد» یا «اجرا و تحویل» ببرید. در «پروژه ها(وظایف)» یک موضوع به نام پروژه می‌سازید و زیرش وظیفه تعریف میکنید؛ در بخش «مسئولانِ این وظیفه» برای هر نفر نقش تعیین می‌شود: «مسئولِ انجام» مهلت می‌گیرد و «فقط اطلاع» فقط در جریان است. برای بازدید از محل، «مأموریت من» درخواست و گزارش دارد و نتیجه‌ی هر ویزیتی که ثبت شود خودکار یک مکالمه روی پرونده‌ی همان مشتری می‌سازد. فقط یک قید هست: پیوست‌ها را کسی می‌بیند که مکالمات آن مشتری را می‌بیند، و در فرم مأموریت هم فقط مشتریان سپرده‌شده به همان همکار می‌آیند. پس مدیر پروژه و کارشناس بازدید باید کارشناس همان مشتری باشند یا اجازه‌ی «دیدنِ همه‌ی مشتریانِ شرکت» را داشته باشند.
این فهرست کار است، نه برنامه‌ی زمان‌بندی اجرا؛ گانت و درصد پیشرفت فیزیکی در ملل نیست.
پیش‌بینی درآمد پروژه‌های باز
مدیر شرکت پیمانکاری باید بداند چند ماه آینده چه کاری در راه است تا درباره‌ی نیرو و پیشنهادهای تازه تصمیم بگیرد. جمع ساده‌ی مبلغ پیشنهادها گمراه‌کننده است، چون مناقصه‌ی عمومی با چند رقیب و کار مذاکره‌ای با کارفرمای قدیمی شانس یکسانی ندارند. راه بهتر این است که مبلغ هر فرصت در احتمال بردش ضرب شود. مثال فرضی: پروژه‌ای ۱۰ میلیارد ریالی با احتمال ۴۰٪ در پیش‌بینی ۴ میلیارد ریال حساب می‌شود.
در ملل CRM هر مرحله در «مدل‌های فروش» ستون «احتمالِ موفقیت» دارد که پیش‌فرضش ۱۰۰٪ است و الگوی «فروشِ خدمات» هم آن را عوض نمی‌کند؛ پس تا مدیر شرکت عددهای واقعی نگذارد، «مبلغِ احتمالی» با «مبلغِ کامل» یکی می‌ماند. هر معامله هم می‌تواند در «ویرایشِ معامله» عدد جدای «احتمالِ موفقیت (٪)» بگیرد. با «مبلغِ تخمینی (ریال)» و «تاریخِ احتمالیِ بستن»، معامله در جدول ماه‌به‌ماه «پیش‌بینی فروش» می‌نشیند و ستون‌های «مبلغِ کامل» و «مبلغِ احتمالی» کنار هم دیده می‌شوند.
دو نکته را به یاد داشته باشید: این عدد پیش‌بینی بستن قرارداد است، نه زمان رسیدن پول. و اگر «موفق شد» را موقع امضا بزنید، معامله بسته می‌شود و «بردن به مرحله‌ی …» و «صدور پیش‌فاکتور» از صفحه‌اش می‌رود؛ پس در کار مرحله‌ای معامله را تا آخرین صورت‌حساب باز نگه دارید.
فاکتور خدمات، چک و قسط
در پیمان، پول معمولاً با پیش‌پرداخت شروع می‌شود، بعد با صورت وضعیت‌های تأییدشده می‌رسد و بخشی هم تا پایان کار نزد کارفرما می‌ماند. پس هر مبلغی که قرار است بیاید باید تاریخ و مسئول داشته باشد و یادآور قبل از موعد برسد، نه بعد از آن.
در ملل CRM پیش‌فاکتور بعد از تأیید با «تبدیل به فاکتور» به «فاکتور فروش» تبدیل می‌شود. تأیید با مدیر شرکت یا همکاری است که «اجازه‌ی تاییدِ اسناد» دارد، و پیش‌فاکتور بدون «رابطِ اصلی» تأیید نمی‌شود. روی فاکتور غیرنقدی، کارت «سررسیدهای وصول (قسط / چک)» با دکمه‌ی «ثبت سررسیدها» هر چک یا قسط را با تاریخ، مبلغ و «مسئولِ وصول» نگه می‌دارد. یادآور ۳ روز قبل و روز سررسید می‌آید، بعد از گذشتن موعد هر روز تکرار می‌شود و فقط به همان مسئول می‌رسد؛ سررسید بی‌مسئول یادآور ندارد. «ثبت وصول» مبلغ کامل یا جزئی را ثبت می‌کند و مانده در فهرست می‌ماند؛ «چکِ برگشتی» بدون دلیل ثبت نمی‌شود و صفحه‌ی «وصول مطالبات» کل باز و عقب‌افتاده را نشان می‌دهد. جزئیات را در راهنمای پیگیری چک و اقساط بخوانید.
برای هر مرحله‌ی کار میتوانید پیش‌فاکتور و فاکتور جدا صادر کنید. فقط بدانید وقتی همه‌ی فاکتورهای صادرشده با سررسیدهایشان کامل وصول شوند و پیش‌فاکتور تبدیل‌نشده‌ای نمانده باشد، معامله خودکار با «برد — وصولِ کامل» بسته می‌شود؛ برای صورت‌حساب بعدی، مسئول معامله یا مدیر شرکت آن را با «تبدیل به جاری» دوباره باز می‌کند. ملل صورت وضعیت را محاسبه نمی‌کند: کارکرد، ضریب پیمان و کسور حسن انجام کار بیرون از نرم‌افزار حساب می‌شوند و فقط مبلغ نهایی وارد فاکتور می‌شود.
هزینه‌ی هر پروژه را چطور جدا ببینیم؟
شرکت پیمانکاری باید بداند هر پروژه چقدر خرج برداشته، نه فقط کل شرکت. روش رایج این است که هر پروژه در حسابداری یک کد جدا داشته باشد و هزینه‌ها با همان کد ثبت شوند.
در بخش حسابداری ملل، «مراکز هزینه» با دکمه‌ی «مرکز هزینه جدید» ساخته می‌شوند و نوع «پروژه» هم در تفصیلی‌ها با «تفصیلی جدید» قابل تعریف است. ولی حسابداری ملل «در حال تکمیل» است و هنوز برای استفاده‌ی مشتری اعلام نشده. پس روی بهای تمام‌شده، مقایسه با برآورد و سود هر پروژه در ملل حساب نکنید و این کار را در ابزار مالی فعلی‌تان نگه دارید.
ملل CRM برای شرکت پیمانکاری چه دارد و چه ندارد
ملل CRM ابزار فروش و پیگیری است و برای اجرای پیمان ساخته نشده.
| نیاز شرکت پیمانکاری | در ملل CRM | توضیح |
|---|---|---|
| هر استعلام یک پرونده‌ی فروش | ✓ داریم | «معامله‌ها» با «مدل‌های فروش» و الگوی «فروشِ خدمات» |
| چند رابط زیر یک کارفرما | ✓ داریم | «سمت در سازمان» و «رابطِ این معامله»؛ هر معامله به یک سازمان وصل است |
| نگهداری پروپوزال و نقشه | ✓ داریم | «پیوست فایل» در مکالمه، همراه با dwg و dxf؛ ۲۰ مگابایت رایگان، بیشتر از آن با خرید فضا |
| پیش‌فاکتور و فاکتور خدمات | ✓ داریم | کشوی «نوع» روی «خدمت»، «اسنادِ این معامله» |
| ثبت و تحلیل دلیل باخت | ✓ داریم | «دلیلِ شکست» اجباری و گزارش «دلایلِ شکست» |
| پیش‌بینی درآمد قراردادها | ✓ داریم | «گزارش و پیش‌بینی» با «احتمالِ موفقیت (٪)» و «تاریخِ احتمالیِ بستن» |
| سپردن کار و بازدید از محل | ✓ داریم | «پروژه ها(وظایف)»، «مسئولانِ این وظیفه»، «فقط اطلاع»، «مأموریت من»؛ دیدن پرونده با دسترسی همان مشتری است |
| چک و قسط با یادآور | ✓ داریم | «سررسیدهای وصول (قسط / چک)» و «وصول مطالبات» |
| فیلد اختصاصی برای هر پروژه | ناقص | فهرست‌های پایه و مدل‌های فروش قابل تعریف‌اند؛ فیلد دلخواه به‌زودی |
| مراکز هزینه و حسابداری پروژه | در حال تکمیل | ساخته شده ولی هنوز برای استفاده‌ی مشتری اعلام نشده |
| ارسال فاکتور به سامانه‌ی مؤدیان | به‌زودی | خودِ ارسال هنوز ساخته نشده؛ فاکتور رسمی چاپ می‌شود |
| صورت وضعیت، ضریب پیمان، کسور حسن انجام کار و ضمانت‌نامه | ندارد | این محاسبه‌ها بیرون از ملل انجام می‌شود |
| کنترل پیشرفت فیزیکی و گانت | ندارد | فقط وظیفه با مسئول و مهلت هست |
| ماژول مناقصه | ندارد | هر مناقصه فقط یک معامله است |
| مدیریت قرارداد با تاریخ پایان و هشدار | ندارد | قرارداد فقط یک مرحله و یک فایل پیوست است |
پرسش‌های متداول درباره‌ی CRM شرکت پیمانکاری
آیا ملل CRM صورت وضعیت و ضریب پیمان را حساب می‌کند؟
نه. ملل CRM صورت وضعیت، ضریب پیمان و کسور حسن انجام کار ندارد. این محاسبه‌ها بیرون از نرم‌افزار انجام می‌شود و مبلغ نهایی هر مرحله را در فاکتور فروش می‌نویسید تا پیگیری وصولش در ملل بماند.
آیا ملل CRM ماژول مناقصه دارد؟
نه. پاکتهای الف، ب و ج، ارزیابی کیفی و ضمانتنامهی شرکت در مناقصه جای جدایی در ملل ندارند. هر مناقصه یک «معامله» است: اسناد را به مکالمه پیوست میکنید، مهلت تحویل پاکتها را با پیگیری ساعتدار نگه میدارید و نتیجه را با «موفق شد» یا «ناموفق شد» ثبت میکنید.
آیا ملل CRM گانت و کنترل پیشرفت فیزیکی دارد؟
نه. در «پروژه ها(وظایف)» میتوانید کارها را با مسئول و مهلت تعریف کنید، ولی نمودار گانت و سنجش درصد پیشرفت فیزیکی پروژه وجود ندارد.
