مشتری مصالح کیست؟ پیمانکار، سازنده، نماینده و خریدار پروژه
شرکتی که سیمان، میلگرد، کاشی، عایق، آسانسور یا تجهیزات تأسیسات را به پروژه می‌فروشد، با چند نوع خریدار سروکار دارد و منطق خرید هرکدام فرق میکند:
- پیمانکار: چند کارگاه هم‌زمان دارد، خرید را با پیشرفت کار جلو می‌برد و معمولاً مدت‌دار می‌خرد.
- سازنده یا انبوه‌ساز: صاحب پروژه است؛ برای هر پروژه سفارش جدا می‌دهد و پروژهی بعدی‌اش فرصت فروش تازه‌ای است.
- نماینده یا عمده‌فروش شهرستان: تکراری می‌خرد و برایش تخفیف، مانده‌ی حساب و زمان رسیدن بار مهم است.
- خریدار پروژه: واحد خرید کارخانه یا سازمانی که برای ساخت یا توسعه‌ی خودش خرید میکند و مسیر تأیید داخلی دارد.
یک فروش مصالح قدم‌به‌قدم چطور جلو می‌رود؟
- خبر پروژه: تماس مسئول خرید، معرفی یک پیمانکار یا دیدن یک کارگاه تازه.
- ویزیت کارگاه: کارشناس مرحله‌ی کار، نیاز ماه‌های بعد، تصمیم‌گیر و تأمین‌کننده‌ی فعلی را می‌پرسد.
- پیش‌فاکتور: قیمت با اعتبار کوتاه، نوع پرداخت و اینکه هزینه‌ی حمل با کیست.
- چانه و بررسی اعتبار: خریدار چند قیمت را مقایسه میکند و فروشنده مانده‌ی باز و سقف اعتبار او را می‌سنجد.
- تأیید و فاکتور: شرایط نهایی میشود، فاکتور صادر و تاریخ چک‌ها مشخص میشود.
- حواله و بار: انبار بار را تحویل می‌دهد، راننده به کارگاه می‌برد و رسید برمی‌گردد.
- وصول: چک‌ها یکی‌یکی سررسید می‌شوند و باید کسی مسئولشان باشد.
- سفارش بعدی: پروژه به مرحله‌ی تازه‌ای می‌رسد و چرخه از قدم سوم تکرار میشود.
پس نرم‌افزار فروش مصالح ساختمانی فقط دفتر مشتری نیست؛ باید رابطه با یک شرکت را از رابطه با هر پروژه‌اش جدا نگه دارد.
یک سازنده با چند پروژه: چرا هر پروژه باید معامله‌ی جدا باشد؟
چون هر پروژه نشانی، زمان‌بندی، تصمیم‌گیر و وضعیت پرداخت خودش را دارد. اگر همه‌چیز روی نام یک سازنده نوشته شود، پیش‌فاکتور برج شمال با سفارش ویلای جنوب قاطی میشود. با معامله‌ی جدا برای هر پروژه، مرحله، مکالمه‌ها و اسناد هر کارگاه جدا میماند و گزارش فروش هم معنی پیدا میکند.
در ملل CRM یک سازمان می‌تواند هم‌زمان چند «معامله» داشته باشد و هرکدام مرحله‌ی خودش را دارد. «عنوانِ معامله» را نام پروژه بگذارید، هر مکالمه را با کشوی «معامله» به همان پروژه وصل کنید و همه‌ی پروژههای باز را در نمای «کاریز» ببینید. مراحل را مدیر شرکت در «مدل‌های فروش» تعریف میکند و با ثبت پیش‌فاکتور از صفحه‌ی معامله، تبدیل به فاکتور و ارسال بار، معامله خودکار جلو می‌رود.
چند رابط برای یک مشتری: کارفرما، سرپرست کارگاه و مسئول خرید
در یک پروژه، کارفرما پرداخت را تأیید میکند، سرپرست کارگاه نیاز واقعی و زمان تحویل را می‌داند، مسئول خرید قیمت می‌گیرد و گاهی مشاور یا ناظر درباره‌ی برند نظر می‌دهد. اگر فقط شماره‌ی یک نفر در دفتر کارشناس باشد، با جابه‌جایی سرپرست کارگاه، رابطه هم قطع میشود.
در ملل CRM هر رابط با «سمت در سازمان» خودش زیر سازمان سازنده ثبت میشود، پس سرپرست کارگاه و مسئول خرید دفتر مرکزی کنار هم دیده می‌شوند و سابقه‌ی مکالمه‌ی هرکدام جداست. روی هر معامله هم کشوی اختیاری «رابطِ این معامله» هست که سرپرست همان پروژه را نگه می‌دارد، ولی فقط یک نفر را می‌گیرد. نقش‌های کارفرما، مشاور و ناظر بهصورت ساختاری روی پروژه تعریف نمی‌شوند. دفتر مشاور را می‌توانید سازمان جدا ثبت کنید، ولی یک معامله به دو سازمان وصل نمی‌شود.
ویزیت کارگاه و ثبت نتیجه روی پرونده
وقتی خریدار پروژه است، بخشی از مذاکره در کارگاه انجام میشود. ارزش ویزیت در چیزی است که بعد از آن میماند: مرحله‌ی کار، قول سرپرست، نام رقیب و تاریخ پیگیری. راهنمای کامل این بخش را در مدیریت ویزیتور و فروش میدانی نوشته‌ایم.
در ملل CRM کارشناس در «مأموریت من» درخواست می‌دهد و در «مشتری‌هایی که ویزیت میکنید» مشتریان خودش را اضافه میکند. بعد از تأیید و شروع مأموریت، دکمه‌ی «گزارش و هزینه‌ها» می‌آید: برای هر مشتری یک کادر «نتیجه‌ی ویزیت‌ها» و ردیف‌های «هزینه‌ها (ریال)» با رسید. هر نتیجه خودکار یک مکالمه‌ی انجام‌شده روی پرونده‌ی همان مشتری می‌سازد، ولی این مکالمه خودکار به معامله‌ی پروژه وصل نمی‌شود و تا وصلش نکنید در صفحه‌ی معامله نمی‌آید. مأموریت و گزارشش هم هرکدام تأیید می‌خواهند، پس برای ویزیت‌های پرتعداد روزانه سنگین است؛ گفت‌وگوی هر پروژه را در فرم مکالمه با کشوی «معامله» ثبت کنید.
اگر بخواهید حضور در کارگاه هم ثبت شود، ادمین تیک ثبت موقعیت را در «تنظیمات مرخصی» روشن میکند؛ پیشفرض خاموش است. آن‌وقت اگر همکار همان روز مأموریت تأییدشده‌ای با مشتری داشته باشد، در اپ اندروید دکمه‌های «رسیدم» و «ویزیت تمام شد» می‌آید و موقعیت فقط در لحظهی زدن دکمه خوانده میشود، نه پیوسته. این ثبت روی مشتری است، نه روی کارگاه یا معامله. عکس کارگاه و کاتالوگ را هم میشود در «گالری» سازمان یا شخص، داخل پوشه‌ی هر پروژه نگه داشت؛ گالری فعلاً در اپ‌ها نیست.
پیش‌فاکتور با اعتبار کوتاه در بازار پرنوسان
قیمت مصالح ممکن است در چند روز عوض شود. پیش‌فاکتور بی‌تاریخ یعنی خریدار می‌تواند هفته‌ها بعد با همان عدد برگردد. پس سه چیز باید روی هر پیش‌فاکتور روشن باشد: تا کی معتبر است، پرداخت چگونه است و هزینه‌ی حمل با کیست.
در ملل CRM پیش‌فاکتور تازه فیلد «اعتبار پیش‌فاکتور تا» دارد که خودبه‌خود ۳۰ روز پر میشود و برای بازار پرنوسان آن را روی هر سند به تاریخ کوتاه‌تر می‌آورید. هنگام بازکردن سند، در ۷ روز آخر هشدار نارنجی و بعد از گذشتن تاریخ هشدار قرمز می‌آید که قیمت‌ها را دوباره بررسی کنید. این فقط هشدار است: قیمت را خودکار به‌روز نمی‌کند و جلوی تأیید یا تبدیل پیش‌فاکتور تاریخ‌گذشته را نمی‌گیرد. کشوی «هزینه حمل» سه گزینه‌ی «مشخص نشده»، «رایگان (با فروشنده)» و «با مشتری» دارد و روی برگه‌ی چاپی می‌آید. «تخفیف پیشفرض (٪)» سازمان هم روی ردیف‌های تازه پر میشود. جریان کامل سند را در CRM با صدور فاکتور رسمی و وصول مطالبات بخوانید.
تحویل در کارگاه: چند نشانی، حواله و رسید باربری
مشتری مصالح یک نشانی ندارد. دفتر مرکزی فاکتور می‌گیرد، بار به کارگاهی می‌رود که هر چند ماه عوض میشود، و اگر مدرکی نباشد، اختلاف سر همین سؤال‌هاست: بار کجا رفت، چقدر رفت و چه کسی تحویل گرفت.
در ملل CRM این مسیر سه پله دارد:
- نشانی: در کارت «مجموعههای نشانی» سازمان برای هر کارگاه یک مجموعه با نوع «ارسال کالا» و عنوانی مثل نام پروژه می‌سازید. روی پیش‌فاکتور و فاکتور، کشوی «نشانی تحویل» آن را انتخاب میکند و متنش روی فاکتور و حواله چاپ میشود.
- حواله: با تبدیل پیش‌فاکتور تأییدشده به فاکتور، برای هر انبار درگیر یک حواله در «حواله‌های انبار» صادر میشود. برگه‌ی چاپی جای امضای انباردار، راننده و تحویل‌گیرنده دارد و انباردار با «تحویل شد» خروج واقعی را ثبت میکند.
- رسید: کارت «پیگیری ارسال بار» روی فاکتور دکمه‌های «ارسال‌شده» و «تحویل‌داده‌شده» دارد و عکس یا PDF رسید در «رسیدهای باربری» ذخیره میشود. پیش‌فاکتور مهرشده‌ی مشتری هم در کادر «تأییدیه مشتری» میماند.
تحویل پله‌پله روی یک فاکتور ساده نیست: حواله‌ی خودکار تبدیل همه‌ی ردیف‌های انباردار را می‌گیرد و اولین رسید باربری هم کل فاکتور را «تحویل‌داده‌شده» میکند. پس هر محموله را با پیش‌فاکتور و فاکتور جدا زیر همان معامله ثبت کنید؛ بهایش این است که هر پیش‌فاکتور تأیید جدا می‌خواهد. «حواله برای فاکتور» فقط وقتی به کار می‌آید که مانده‌ی صادرنشده‌ای باشد، مثلاً فاکتور مستقیمی که حواله‌ی خودکار نگرفته یا حواله‌ای که باطل شده است. برنامه‌ریزی ناوگان و مسیر راننده در ملل CRM نیست. درباره‌ی موجودی و انبار، راهنمای مدیریت انبار را ببینید.
فروش مدت‌دار: سقف اعتبار، چک و یادآور سررسید
وقتی فروش مدت‌دار باشد، خطر همین‌جاست: پیمانکاری که سه پروژه‌اش خوب پیش می‌رود، با یک پروژهی متوقف می‌تواند چک‌هایش را برگرداند. سؤال مدیر مالی پیش از هر بار ساده است: این مشتری الان چقدر مانده دارد و تا چه سقفی به او بار بدهیم؟ روش سنجش را در اعتبارسنجی مشتری نوشته‌ایم.
در ملل CRM کارت «اعتبار و تخفیف» سازمان تیک «کنترل اعتبار»، «سقف اعتبار (ریال)» و «نوع کنترل» دارد و فقط ادمین آن را عوض میکند. با «هشدار در صورت بیشتر شدن مانده از اعتبار»، سند با پیام زرد ثبت میشود و با «جلوگیری از عملیات» رد میشود، مگر ثبت‌کننده مدیر یا تأییدکننده‌ی اسناد باشد. پیشفرض هر سازمان «هیچکدام» است. این کنترل هنگام ذخیره و تأیید پیش‌فاکتور و فاکتور اجرا میشود، نه هنگام حواله و بارگیری. مانده از سررسیدهای باز فاکتورها حساب میشود و چک برگشتی هم جزوش میماند، پس فاکتور بی‌سررسید و پیش‌فاکتورهای قبلی در این کنترل نمی‌آیند، و سقف روی کل سازمان است، نه روی هر پروژه.
روی فاکتور غیرنقدی، کارت «سررسیدهای وصول (قسط / چک)» برای هر چک تاریخ، مبلغ، بانک و «مسئولِ وصول» را نگه می‌دارد. یادآور ۳ روز قبل، روز سررسید و بعد از آن فقط به همان مسئول می‌رسد و «وصول مطالبات» کل باز، عقب‌افتاده و تعداد چک برگشتی را نشان می‌دهد. چک واقعی با «ثبت وصول» روی همان سررسید یا در «رسیدهای دریافت» ثبت میشود و فقط بعد از آن در «عملیات چک» با «واگذار به بانک»، «پاس شد» و «برگشت خورد» دنبال میشود. جزئیات در پیگیری چک و اقساط آمده است.
وقتی کارشناس می‌رود: مشتری و سابقه‌اش چه میشود؟
در فروش مصالح، کارشناس فقط شماره‌ی تماس را نمی‌برد: قیمتی که با سرپرست کارگاه توافق کرده، قول تحویل پروژهی نیمه‌کاره و چکی که هنوز سررسید نشده هم در گوشی او مانده است. اگر این‌ها روی مشتری و معامله ثبت نشده باشند، کارشناس بعدی نمی‌داند پیمانکار روی کدام پروژه چه قولی گرفته است.
در ملل CRM مکالمه‌ها روی مشتری می‌مانند و با رفتن کارشناس پاک نمی‌شوند. ادمین در «پخش استانی مشتریان» مشتریان یک استان یا شهر را به یک همکار می‌سپارد و با کارت «واگذاریِ همه‌ی مشتریانِ یک همکار» همه‌ی مشتریان همکار رفته را منتقل میکند. این کارت فقط «کارشناس فروش مربوطه» را عوض میکند و سابقه‌ی کارشناس قبلی هم نگه داشته نمی‌شود. پیگیری‌ها و وظیفه‌های باز هنگام غیرفعال‌کردن همکار با «انتقالِ کارها» جابه‌جا می‌شوند و معامله‌های باز او را ادمین در «هشدارهای عدم پیگیری مشتری» به جایگزین می‌سپارد. «مسئولِ وصول» با هیچکدام عوض نمی‌شود: تا روی سررسیدها دستی عوضش نکنید، یادآور چک پیمانکار به همان همکار رفته می‌رسد. همان صفحه‌ی هشدارها مشتریانی را هم نشان می‌دهد که چند ماه مکالمه نداشته‌اند. تقسیم بازار را در تقسیم مشتریان بین کارشناسان توضیح داده‌ایم.
ملل CRM برای مصالح ساختمانی چه دارد و چه ندارد
ادعای تجربه‌ی اختصاصی در این صنعت نداریم. قابلیت‌های زیر عمومی‌اند و با نام دقیق آمده‌اند تا در دموی رایگان با مسیر فروش شرکتتان بسنجید.
| نیاز شرکت مصالح | در ملل CRM | توضیح |
|---|---|---|
| چند پروژه برای یک سازنده | ✓ داریم | چند «معامله» هم‌زمان زیر یک سازمان، با نمای «کاریز» |
| چند رابط با سمت مشخص | ✓ داریم | «سمت در سازمان» برای هر شخص |
| ویزیت و گزارش آن | ✓ داریم | «مأموریت من»، «گزارش و هزینه‌ها» و «نتیجه‌ی ویزیت‌ها»؛ با تأیید، روی مشتری نه روی معامله |
| ثبت حضور در کارگاه | ✓ پیشفرض خاموش | «رسیدم» و «ویزیت تمام شد» در اپ اندروید، با روشن‌کردن ادمین |
| پیش‌فاکتور با اعتبار کوتاه | ✓ داریم | «اعتبار پیش‌فاکتور تا» با هشدار نزدیک انقضا و بعد از آن؛ مانع تبدیل نیست |
| چند نشانی تحویل | ✓ داریم | «مجموعههای نشانی» و کشوی «نشانی تحویل» روی سند |
| حواله و پیگیری بار | ✓ داریم | «حواله‌های انبار» و «پیگیری ارسال بار» |
| مدرک امضاشده و رسید | ✓ داریم | «تأییدیه مشتری» و «رسیدهای باربری» |
| کنترل اعتبار پیمانکار | ✓ داریم | «کنترل اعتبار» و «سقف اعتبار (ریال)» روی سازمان |
| چک و قسط با یادآور | ✓ داریم | «سررسیدهای وصول (قسط / چک)»، «وصول مطالبات» و «عملیات چک» |
| تقسیم بازار بین کارشناسان | ✓ داریم | «پخش استانی مشتریان»، فقط برای ادمین |
| مشتری بی‌پیگیری مانده | ✓ داریم | «هشدارهای عدم پیگیری مشتری» |
| کاتالوگ و عکس کارگاه | ✓ داریم | «گالری» سازمان و شخص با پوشه؛ فعلاً در اپ‌ها نیست |
| بانک پروژهها با موقعیت جغرافیایی و تشخیص پروژهی تکراری | نداریم | پروژهای را که پیدا کردهاید بهصورت معامله ثبت میکنید |
| نقش ساختاری کارفرما، مشاور و ناظر روی پروژه | نداریم | این‌ها فقط رابط‌های یک سازمان‌اند |
| برنامه‌ریزی ناوگان و تحویل | نداریم | فقط وضعیت ارسال هر فاکتور و رسید آن ثبت میشود |
| لیست قیمت جدا برای هر گروه مشتری | نداریم | فقط «تخفیف پیشفرض (٪)» روی هر سازمان |
| صندوق فروشگاهی | نداریم | ملل CRM برای فروش سازمانی است، نه فروش پشت دخل |
| ارسال فاکتور به سامانه‌ی مؤدیان | به‌زودی | خودِ ارسال هنوز ساخته نشده؛ فاکتور رسمی چاپ میشود |
| حسابداری کامل (اسناد، تراز، سود و زیان) | در حال تکمیل | ساخته شده ولی هنوز برای استفاده‌ی مشتری اعلام نشده |
پرسش‌های متداول درباره‌ی CRM مصالح ساختمانی
برای هر پروژه باید سازمان جدا بسازیم؟
نه؛ سازنده یا پیمانکار یک «سازمان» میماند و هر پروژه یک «معامله» زیر همان سازمان است. نشانی هر کارگاه هم در «مجموعههای نشانی» همان سازمان ثبت میشود و هنگام صدور سند از کشوی «نشانی تحویل» انتخاب میشود.
آیا ملل CRM بانک پروژههای ساختمانی دارد؟
نه. فهرست پروژهها با موقعیت جغرافیایی و تشخیص پروژهی تکراری در ملل CRM نیست. پروژهای را که خودتان پیدا کردهاید بهصورت معامله زیر سازمان خریدار ثبت و پیگیری میکنید.
موقعیت کارشناس فروش دائم ردیابی میشود؟
نه. ثبت موقعیت پیشفرض خاموش است و فقط ادمین آن را روشن میکند. وقتی روشن باشد، موقعیت گوشی فقط در لحظهی زدن «رسیدم» و «ویزیت تمام شد» در اپ اندروید خوانده میشود و ردیابی پیوسته در کار نیست.
ملل CRM برای مصالح‌فروشی خرد هم مناسب است؟
این صفحه برای فروش سازمانی به پیمانکار، سازنده و نماینده نوشته شده است. ملل CRM صندوق فروشگاهی ندارد، پس برای فروش پشت دخل ابزار مناسبی نیست.
