شناسه کالا و خدمات چیست؟
شناسه کالا و خدمات، طبقِ راهنمای فرمِ کالا در ملل CRM، کدی ۱۳ رقمی است که یک کالا یا خدمت را در سامانه مودیان مشخص می‌کند. این کد با کد داخلی انبار، بارکد و ایرانکد فرق دارد. پس بهتر است هر قلمی که می‌فروشید جدا بررسی شود و شناسه‌اش در کارت همان کالا ثبت شود.
کارِ اصلی اینجا گرفتنِ کد نیست، نگه‌داشتنِ درستِ آن است. اگر شناسه در یک فایلِ جدا بماند، هر بار که کسی فاکتور صادر می‌کند باید دستی پیدایش کند. جای طبیعی‌اش کارتِ کالاست: یک بار بررسی و ثبت میشود و هر سندی که از آن کالا استفاده کند به همان کارت برمی‌گردد.
فرق شناسه با کد کالا، بارکد و ایرانکد
یکی از خطرهای این مرحله قاطی‌شدنِ کدهاست. هر کدام کارِ خودش را دارد و نباید یکی را جای دیگری نوشت. جدولِ زیر نام‌ها را همان‌طور که در فرمِ کالای ملل CRM آمده نشان می‌دهد:
| فیلد | به چه کاری می‌آید | نکته |
|---|---|---|
| «شناسه کالا/خدمت مودیان» | کدِ کالا یا خدمت در سامانه مودیان | خالی یا دقیقاً ۱۳ رقم |
| «کد کالا (SKU/شناسه مودیان)» | کدِ داخلیِ خودِ شرکت | نام و راهنمای کنارِ این فیلد از شناسه مودیان می‌گویند، ولی کارتِ آمادگی و قالبِ «A4 مودیان» این فیلد را نمی‌خوانند؛ کدِ ۱۳ رقمی را اینجا ننویسید |
| «ایرانکد» | شناسهی ملیِ کالا | فقط نگهداری میشود |
| «بارکد» | یافتنِ کالا با تایپ یا اسکن در فرمِ فاکتور و فهرستِ کالا | جای شناسه را نمی‌گیرد |
اگر سال‌هاست همه‌چیز را در یک ستونِ «کد» نوشته‌اید، پیش از هر کاری آن ستون را جدا کنید. قالبِ چاپیِ «A4 مودیان» هم ستونِ «شناسه کالا/خدمت» را از همین فیلدِ اختصاصی می‌خواند، نه از کد داخلی.
این موضوع به چه کسانی مربوط است؟
پایه‌ی قانونیِ سامانه مودیان، قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان مصوب ۱۳۹۸/۰۷/۲۱ مجلس است. طبق بند «ج» ماده ۱ در متن ابلاغی ۱۳۹۸ این قانون، مؤدیان یعنی «کلیه صاحبان مشاغل (صنفی و غیرصنفی) و اشخاص حقوقی» موضوع فصل‌های چهارم و پنجم باب سوم قانون مالیات‌های مستقیم. ماده ۲ هم اشخاص مشمول را مکلف می‌کند به ترتیبی که سازمان مقرر می‌کند در سامانه ثبت‌نام کنند.
همان ماده خرده‌فروشی‌ها و واحدهای صنفی را که مستقیماً با مصرف‌کننده نهایی ارتباط دارند، علاوه بر عضویت، موظف به استفاده از پایانه فروشگاهی می‌داند؛ سایر مؤدیان این الزام را ندارند ولی باید صورتحساب‌ها را از طریق سامانه صادر کنند.
زمان‌بندیِ روزِ الحاقِ گروه‌های مختلف را هم تأیید نکرده‌ایم و عددی برایش نمی‌نویسیم. اینکه شرکتِ شما مشمول است یا از چه تاریخی، پرسشی است که باید با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید. این مقاله آموزشی است و جای مشاوره‌ی مالیاتی را نمی‌گیرد.
شناسه عمومی و اختصاصی: چه می‌گوییم و چه نمی‌گوییم
در جست‌وجوها زیاد به «شناسه عمومی و اختصاصی» برمی‌خورید. ما در منابعی که برای این مقاله خوانده‌ایم متنِ رسمی‌ای درباره‌ی تعریفِ این دو نوع و قاعده‌ی انتخاب میانشان نیافته‌ایم، پس تعریفی از خودمان نمی‌نویسیم. نوشته‌ی غیررسمی در این موضوع زیاد است و تکرارِ آن فقط خطر را بیشتر می‌کند.
برای تصمیم، این سه پرسش را از حسابدارتان بپرسید و جوابش را با منبعِ رسمیِ سازمان امور مالیاتی تطبیق دهید: کالا یا خدمتِ ما به کدام نوع شناسه نیاز دارد؟ برای کالاهای هم‌خانواده یک شناسه کافی است یا هر مدل شناسهی جدا می‌خواهد؟ اگر کالا تغییر کرد یا برند عوض شد، شناسه هم عوض میشود؟ جوابِ این پرسش‌ها مستقیماً تعیین می‌کند فهرستِ کالای شما چند ردیف داشته باشد.
دریافت شناسه کالا: تولیدکننده، واردکننده و ارائه‌دهنده خدمت
راهنمای کنارِ فیلدِ شناسه در نرم‌افزارِ ما میگوید آن را از سامانهی «شناسه کالا و خدمات» بگیرید. فراتر از این، مسیرِ مرحله‌به‌مرحله، نشانی و مدارک را اینجا نمی‌آوریم، چون با منبعِ رسمی تطبیق نداده‌ایم و این جزئیات ممکن است عوض شود. فهرستِ زیر پیشنهادِ عملیِ ماست برای مرتب‌بودنِ اطلاعات، نه فهرستِ مدارکِ رسمی:
- تولیدکننده: نامِ دقیقِ محصول، مدل و مشخصاتِ فنی، واحدِ فروش و مدارکِ تولید را یک‌جا جمع کند تا برای هر محصول پاسخِ روشن داشته باشد.
- واردکننده: کنارِ نام و مدل، برند، کشورِ سازنده و مدارکِ واردات را نگه دارد و هر کالای وارداتی را جدا فهرست کند.
- بازرگان و پخش: اگر خودتان تولید یا وارد نمی‌کنید، از تأمین‌کننده بپرسید چه شناسه‌ای برای آن کالا به کار می‌برد، و پاسخ را با حسابدارتان بسنجید.
- ارائه‌دهنده خدمت: خدمت کارتِ فیزیکی ندارد و به همین دلیل ممکن است جا بماند. نصب، حمل، آموزش و پشتیبانی را به‌صورتِ ردیف‌های جدا بنویسید، با شرحی که دقیقاً بگوید چه کاری انجام میشود.
اگر منبعِ رسمی امکانِ جست‌وجوی شناسه را داد، همین آماده‌سازی به کار می‌آید: وقتی نامِ استاندارد، برند و مدلِ هر کالا روشن باشد، مقایسه‌ی نتیجه با کالای واقعی آسان‌تر است. شباهتِ نام را کافی ندانید و هر انتخاب را پیش از ثبت با مشخصاتِ کالا مقایسه کنید.
پیش از گرفتن کد، فهرست کالا را مرتب کنید
شرکتی که با فهرستِ نامرتب سراغِ شناسه برود، یک کار را دو بار انجام می‌دهد. این شش قدم پیش از هر چیز ارزشش را دارد:
- تکراری‌ها را پیدا کنید. «روغن ۲۰ لیتری»، «روغن۲۰ل» و «روغن بیست لیتری» شاید یک کالا باشند. تا یکی نشوند، شناسه روی سه کارت پراکنده میشود.
- کالاهای مرده را کنار بگذارید. کالایی که سال‌هاست فروخته نشده لازم نیست اولویتِ اول باشد. اول روی کالاهای فعال کار کنید.
- نام را استاندارد کنید. نامِ کالا باید برند، مدل و مشخصه‌ی تعیین‌کننده را داشته باشد، نه فقط اسمی که در بازار می‌گویید.
- کالا و خدمت را جدا کنید. هر خدمتی که روی فاکتور می‌آید کارتِ خودش را می‌خواهد.
- واحد را یکدست کنید. «عدد»، «دستگاه» و «قطعه» برای یک کالا سردرگمی می‌سازد. برای هر کالا یک واحدِ فروش روشن تعیین کنید.
- مسئول تعیین کنید. یک نفر از فروش یا انبار نام‌ها را تأیید کند و یک نفر از مالی کدها را. بدونِ مسئول، کار نیمه میماند.
اگر تازه از نرم‌افزارِ دیگری آمده‌اید یا فهرستتان در چند فایل پخش است، همین قدم‌ها را همراهِ انتقال به CRM جدید انجام دهید تا داده‌ی نامرتب به سیستمِ تازه نرود.
جز شناسه چه چیزهایی باید کامل باشد؟
صورتحساب فقط از کالا تشکیل نمی‌شود؛ طرف‌حساب هم دارد. برای همین آمادگیِ مودیان یک فهرستِ چندبخشی است. این شش کمبود همان چیزهایی است که کارتِ آمادگیِ ملل CRM می‌شمارد. این فهرست راهنمای عملی است، نه فهرستِ کاملِ الزاماتِ قانونی:
| مورد | کجا کامل میشود | نکته |
|---|---|---|
| شناسه هر کالای فعال | کارتِ کالا | فقط کالاهای فعال شمرده می‌شوند |
| کد واحد سنجش | «واحدهای سنجش»، فیلدِ «کد واحد مودیان» | فقط واحدهای فعال شمرده می‌شوند؛ کد اختیاری است و فقط نگهداری میشود |
| نوع مودی طرف‌حساب | فرمِ سازمان، «نوع طرف‌حساب برای مودیان» | برای سازمان‌های مشتری شمرده میشود؛ حقیقی، حقوقی، مشارکت مدنی یا اتباع غیر ایرانی |
| شناسه یا کد ملی | فرمِ سازمان | برای سازمان‌های مشتری شمرده میشود |
| کد اقتصادی | فرمِ سازمان | در این کارت فقط برای «حقوقی» شمرده میشود |
| کد پستی | «نشانیِ اصلی» در «مجموعه‌های نشانی» ی سازمان | برای سازمان‌های مشتری شمرده میشود |
زمانِ درستِ گرفتنِ این اطلاعات همان اولین معامله است. فروشنده‌ای که هنگامِ صدورِ پیش‌فاکتور شناسه ملی و کد پستی را می‌گیرد، بعداً برای فاکتورِ رسمی دنبالِ مشتری نمی‌دود. جزئیاتِ سندِ رسمی را در مقاله‌ی فاکتور رسمی و چرخه‌ی فروش تا وصول را در CRM با صدور فاکتور رسمی و وصول مطالبات ببینید.
طبقه مالیاتی خریدار، فروشنده و کالا
طبقه‌ی مالیاتی را با شناسه کالا قاطی نکنید. در ملل CRM سه فیلدِ طبقه داریم. دو طبقه‌ی سازمان در ردیف‌های «فایل‌های خرید و فروش فصلی» به کار می‌روند و طبقه‌ی کالا فعلاً روی کارتِ کالا نگهداری میشود:
- «طبقه مالیاتی به‌عنوان خریدار»: طبقه‌ی سازمان وقتی از شما می‌خرد؛ فقط با تیکِ «این سازمان مشتری ماست» دیده میشود.
- «طبقه مالیاتی به‌عنوان فروشنده»: طبقه‌ی سازمان وقتی به شما می‌فروشد؛ فقط با تیکِ «این سازمان تامین‌کننده ماست» دیده میشود.
- «طبقه مالیاتی کالا»: کنارِ همان فیلدِ شناسه در فرمِ کالاست و با اکسل هم وارد و خارج میشود، ولی ردیف‌های فایلِ فصلی امروز آن را نمی‌خوانند.
برداشتنِ تیکِ نقش، طبقه‌ی همان نقش را پاک می‌کند. طبقه در کارتِ آمادگی شمرده نمی‌شود، پس سبزشدنِ آن کارت به معنیِ کامل‌بودنِ طبقه‌ها نیست. در فایلِ فصلی، ردیفی که شناسه ملی یا طبقه‌ی مالیاتیِ طرف‌حساب، یا کد اقتصادیِ طرف‌حسابِ حقوقی خالی باشد نشانِ «ناقص» می‌گیرد؛ شناسه کالا در این نشان سنجیده نمی‌شود. درباره‌ی خودِ گزارشِ فصلی در معاملات فصلی نوشته‌ایم. انتخابِ طبقه‌ی هر طرف‌حساب هم کارِ حسابدار است.
پرکردن گروهی با اکسل و یک تله
وقتی صدها کالا دارید، ورودِ تک‌تک کند است. قالبِ اکسلِ کالا ستون‌های «شناسه کالا/خدمت مودیان» و «طبقه مالیاتی کالا» را دارد و قالبِ سازمان ستون‌های «نوع مودیان»، «طبقه مالیاتی خریدار» و «طبقه مالیاتی فروشنده». طبقه‌ها با کدِ عددی نوشته می‌شوند. خانه‌ی خالی یعنی «دست نزن» و کدِ نادرست سطر را رد می‌کند؛ شناسه‌ای هم که دقیقاً ۱۳ رقم نباشد سطر را رد می‌کند. سرستون را هم عیناً «شناسه کالا/خدمت مودیان» بنویسید: ستونی با نامِ کوتاهِ «شناسه کالا» بی‌خطا در «ایرانکد» و ستونِ «کد مودیان» در «کد کالا» می‌نشیند.
در اکسل، ستونِ شناسه را از اول «متن» کنید تا برنامه با آن مثلِ عدد رفتار نکند و صفرِ ابتدایی یا قالبِ نمایشش به هم نریزد. پیش‌نمایشِ ورود هم تعدادِ کالای تازه، به‌روزرسانی و سطرهای خطادار را نشان می‌دهد؛ اگر برای یک به‌روزرسانی عددِ «کالای تازه» را دیدید، ثبت نکنید. قدم‌های ورود را در راهنمای ورود از اکسل و قواعدِ کلیِ فایلِ مشتری را در فایل اکسل مشتریان ببینید.
کارت آمادگی در ملل CRM و آنچه هنوز انجام نمی‌دهد
در ملل CRM، مدیرِ شرکت از «بخش حسابداری ← راه‌اندازی و تنظیمات» به صفحه‌ی «تنظیمات مالیاتی و سامانه مودیان» می‌رود. کارتِ «آمادگی برای سامانه مودیان» شش عدد نشان می‌دهد و هر عدد به فهرستِ مربوطش پیوند دارد. وقتی همه صفر باشند پیامِ «همه‌چیز کامل است» می‌آید. این پیام فقط یعنی این شش مورد خالی نیستند، نه اینکه شرکت از نظرِ مالیاتی آماده است یا کدها درست‌اند.
ارسال صورتحساب به سامانه مودیان هنوز ساخته نشده است. تیکِ «اتصال به سامانه مودیان فعال است»، «شناسه یکتای حافظه مالیاتی» و بخشِ «کلید و گواهی» در همین صفحه هستند، ولی این صفحه فعلاً فقط تنظیمات و نگاشت است و برنامه چیزی به سامانه نمی‌فرستد. بخشِ حسابداری هم در حال تکمیل است. مرزِ یک CRM با نرم‌افزارِ حسابداری را در تفاوت CRM، ERP و نرم‌افزار حسابداری توضیح داده‌ایم.
| قابلیت | در ملل CRM | توضیح |
|---|---|---|
| ثبت شناسه روی کارت کالا | ✓ داریم | «شناسه کالا/خدمت مودیان»؛ رقمِ فارسی هم پذیرفته میشود |
| طبقه مالیاتی کالا و سازمان | ✓ داریم | فهرستِ طبقه‌ها مرجعِ عمومی است و شرکت خودش آن را عوض نمی‌کند |
| کد واحد و نوع مودی طرف‌حساب | ✓ داریم | «کد واحد مودیان» و «نوع طرف‌حساب برای مودیان» |
| شمارش کمبودها | ✓ داریم | کارتِ «آمادگی برای سامانه مودیان»؛ فقط برای مدیرِ شرکت |
| چاپ با ستون شناسه | ✓ داریم | قالبِ «A4 مودیان» در «قالب‌های چاپ»، با نوعِ مودی و کد پستیِ خریدار |
| ورود شناسه با اکسل | ✓ با شرط | فقط برای سطرهای دارای «کد در سیستم قبلی»؛ فایلِ نمونه و ورود در کارتِ اکسلِ کالا برای ادمینِ شرکت است و خروجیِ همه‌ی کالاها برای ادمینِ سطحِ ۱ |
| سنجش درستی شناسه | ندارد | فرم فقط «خالی یا دقیقاً ۱۳ رقم» را میسنجد، نه اینکه کد واقعاً مالِ همان کالاست |
| دریافت شناسه از داخل برنامه | ندارد | شناسه را بیرون از برنامه می‌گیرید و در کارتِ کالا می‌نویسید |
| ارسال صورتحساب به سامانه مودیان | ساخته نشده | امروز فقط تنظیمات، نگهداریِ داده و چاپ هست |
منابع
متن‌های حقوقیِ این مقاله از منابع زیر آمده‌اند. قانون ممکن است اصلاح شده باشد، پس پیش از تصمیم متنِ روز را ببینید:
- قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، مرکز پژوهش‌های مجلس
- خبر تصویب قانون، پایگاه دفتر تدوین و تنقیح
- خبر وزارت امور اقتصادی و دارایی درباره‌ی قانون تسهیل تکالیف مؤدیان
پرسش‌های متداول درباره‌ی شناسه کالا و خدمات
شناسه کالا و خدمات چند رقم است؟
در فرمِ کالای ملل CRM این شناسه یا خالی میماند یا باید دقیقاً ۱۳ رقم باشد. رقمِ فارسی هم پذیرفته میشود. این کنترل فقط قالب را میسنجد، پس درستیِ خودِ کد را باید با منبعِ رسمی تطبیق دهید.
شناسه کالا همان ایرانکد یا کد کالاست؟
نه. در ملل CRM «شناسه کالا/خدمت مودیان» فیلدِ جداست. «ایرانکد» شناسهی ملیِ کالاست و «کد کالا (SKU/شناسه مودیان)» برای کدِ داخلیِ شرکت میماند. کدِ ۱۳ رقمی را در همان فیلدِ جدا بنویسید.
شناسه کالا را از کجا بگیریم؟
راهنمای کنارِ فیلدِ کالا در ملل CRM میگوید آن را از سامانهی «شناسه کالا و خدمات» بگیرید. مسیر و مدارکِ لازم در این مقاله قطعی نشدهاند؛ آنها را از منبعِ رسمیِ سازمان امور مالیاتی بگیرید و با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید.
ملل CRM صورتحساب را به سامانه مودیان می‌فرستد؟
نه. ارسال صورتحساب به سامانه مودیان هنوز ساخته نشده است. امروز تنظیمات، نگهداریِ شناسه‌ها، کارتِ «آمادگی برای سامانه مودیان» و قالبِ چاپِ «A4 مودیان» هست، ولی برنامه چیزی به سامانه نمی‌فرستد.
میشود شناسه همه‌ی کالاها را با اکسل وارد کرد؟
فقط با شرط. ستونِ «شناسه کالا/خدمت مودیان» در قالبِ اکسل هست، ولی ورود با «کد در سیستم قبلی» تطبیق می‌دهد نه با نام. پس کالایی که در خودِ برنامه ساخته شده با اکسل پر نمی‌شود و سطرش کالای تکراری می‌سازد.
