فاکتور رسمی چیست؟ اجزای لازم، قالب چاپ و تفاوت با صورتحساب الکترونیکی

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی در زبانِ بازار سندِ فروشی است که نام و شناسه‌های فروشنده و خریدار، شرحِ کالا یا خدمت، قیمت، تخفیف، مالیات و مبلغِ نهایی را دارد و با شماره‌ی مسلسل صادر می‌شود تا برای خریدار، حسابدار و ممیز قابلِ پیگیری باشد. فاکتور غیررسمی برگه‌ی داخلی است و معمولاً این مشخصات را کامل ندارد.

واژه‌ی «رسمی» را اینجا به معنای رایجش در بازار به کار می‌بریم، نه به‌عنوانِ تعریفِ یک ماده‌ی قانون. آنچه در قانون آمده «صورتحساب» است و درباره‌اش جلوتر حرف می‌زنیم. جدولِ زیر تفاوتِ عملیِ دو برگه را نشان می‌دهد:

برچسبِ روی برگه تکلیفِ مالیاتیِ یک فروش را عوض نمی‌کند. اینکه برای هر فروش چه سندی باید صادر شود را با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید.

اجزای لازم روی فاکتور رسمی

فهرستِ زیر از روالِ معمولِ فروش و حسابداری آمده و نقلِ یک ماده‌ی قانونی نیست. فرمت فاکتور رسمی را با آن بچینید و جزئیاتِ لازم برای کسب‌وکارِ خودتان را با حسابدار بسنجید.

1. عنوان، شماره و تاریخ. نوعِ سند باید روشن باشد تا با پیش‌فاکتور اشتباه نشود.
2. مشخصاتِ فروشنده. نامِ حقوقی، شناسه ملی، کد اقتصادی، شماره ثبت، نشانی، کد پستی و تلفن.
3. مشخصاتِ خریدار. نام، شناسه ملی، کد اقتصادی، کد پستی، تلفن و نشانی. این‌ها را از مرحله‌ی پیش‌فاکتور جمع کنید، نه روزِ صدور.
4. ردیف‌های کالا یا خدمت. شرحِ دقیق، واحد، تعداد، قیمتِ واحد، تخفیفِ ردیف و جمعِ ردیف.
5. جمع‌ها. جمعِ ردیف‌ها، تخفیفِ کلی، هزینه‌های جانبی، مالیات بر ارزش افزوده و مبلغِ قابلِ پرداخت، به عدد و به حروف.
6. شرایطِ تسویه و حسابِ بانکی. نقد یا مدت‌دار بودن، و حسابی که پول باید به آن واریز شود.
7. مهر و امضا. جای امضای فروشنده و خریدار پایینِ برگه.

کد اقتصادی را جدی بگیرید و پیش از صدور کنترلش کنید. اینکه نبودنِ این شماره روی صورتحساب چه تبعاتی دارد را از متنِ روزِ قانون و با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید.

نمونه فاکتور رسمی با اطلاعاتِ فرضی

نام‌ها و عددهای این نمونه ساختگی‌اند و نرخِ مالیات هم فرضی است. برای مقایسه، قانون بودجه ۱۴۰۴ کلِ نرخ را ۱۰ واحد درصد تعیین کرده بود؛ نرخ عمومیِ ۱۴۰۵ را اینجا اعلام نمی‌کنیم و برای سندِ واقعی باید نرخِ روز را از حسابدارتان بگیرید. طرزِ محاسبه را در محاسبه مالیات بر ارزش افزوده ببینید.

فاکتور رسمی و صورتحساب الکترونیکی: چاپ برگه کافی است؟

صورتحساب الکترونیکی در این نوشته یعنی صورتحسابی که از طریق سامانه‌ی مؤدیان صادر می‌شود. مبنای آن قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، مصوب ۱۳۹۸/۰۷/۲۱ است. سه نکته از متنِ ابلاغیِ این قانون به کارِ ما می‌آید؛ اصلاحیه‌های بعدی و قانون تسهیل تکالیف مؤدیان را با مشاور مالیاتی بسنجید:

• چه کسانی مؤدی‌اند: ماده ۱ «کلیه صاحبان مشاغل» (صنفی و غیرصنفی) و اشخاص حقوقیِ موضوعِ فصل‌های چهارم و پنجمِ باب سوم قانون مالیات‌های مستقیم را مؤدی می‌نامد.
• ثبت‌نام: طبقِ ماده ۲، اشخاصِ مشمول مکلف‌اند به ترتیبی که سازمان امور مالیاتی مقرر می‌کند در سامانه ثبت‌نام کنند.
• پایانه یا سامانه: خرده‌فروشی‌ها و واحدهای صنفی‌ای که مستقیم با مصرف‌کننده‌ی نهایی سروکار دارند باید از پایانه‌ی فروشگاهی هم استفاده کنند؛ بقیه‌ی مؤدیان این الزام را ندارند، ولی باید صورتحساب‌ها را از طریق سامانه صادر کنند.

پس برای کسی که این تکلیف شاملش شده، برگه‌ی چاپی به‌تنهایی جای صدور از طریق سامانه را نمی‌گیرد. متنِ ابلاغیِ ۱۳۹۸ این را هم می‌گوید که پس از مواعدِ قانون، صورتحسابِ ثبت‌نشده در مراجع دادرسی مالیاتی قابلِ استناد نیست؛ ولی این متن ممکن است بعداً اصلاح شده باشد، پس حکمِ روز را از مشاور مالیاتی بپرسید.

برگه‌ی چاپی بی‌فایده هم نمی‌شود: مشتری، انباردار و باربری همچنان کاغذ یا PDF می‌خواهند. زمان‌بندیِ پیوستنِ گروه‌های مختلف را عمداً نمی‌نویسیم، چون باید از ابلاغ‌های سازمان و با حسابدارتان بررسی شود. اگر در آستانه‌ی شمول هستید، اول داده‌هایتان را کامل کنید؛ راهش در شناسه کالا و خدمات آمده است.

شماره‌ی مسلسل: چرا شماره‌ی حفره‌دار مسئله است

فرض کنید دفترِ فروش فاکتورِ ۱۰۴۶ و بعد ۱۰۴۸ دارد. حسابدار یا ممیز ممکن است بپرسد ۱۰۴۷ کجاست و اگر جوابی نداشته باشید، آن حفره خودش سؤال می‌سازد. دنباله‌ی بی‌حفره با سه عادت به دست می‌آید:

• شماره را دیر بدهید. شماره بعد از تأییدِ سند داده شود، وگرنه سندی که رد می‌شود شماره‌ای را با خودش می‌سوزاند.
• دنباله‌ها را جدا کنید. سندِ رسمی و غیررسمی، و هر شرکت و هر سالِ مالی، دنباله‌ی خودش را داشته باشد.
• دست‌نویس نگه ندارید. وقتی دو نفر هم‌زمان از یک فایلِ اکسل شماره برمی‌دارند، شماره‌ی تکراری ممکن است.

فاکتورِ اشتباه را پاک نکنید، باطل کنید

در دفترِ فروش، سندِ شماره‌خورده اگر اشتباه داشته باشد بهتر است پاک نشود، چون همان حفره‌ی بالا را می‌سازد. روالِ رایج ابطال است؛ برای صورتحسابی که از طریق سامانه صادر شده، روالش را از حسابدار بپرسید: شماره و سند سرِ جایشان می‌مانند، دلیل و تاریخ و نامِ ابطال‌کننده ثبت می‌شود، سند از جمع‌های مالی بیرون می‌رود و سندِ درست با شماره‌ی تازه صادر می‌شود. نسخه‌ی کاغذیِ سندِ باطل هم باید نشانه‌ی ابطال داشته باشد، وگرنه همان برگه دستِ مشتری به‌جای سندِ معتبر می‌ماند.

سه قالب چاپ: A4 استاندارد، A4 مودیان و A5 فشرده

در چاپ فاکتور رسمی، قالب باید به کارِ خواننده بیاید. ملل CRM این سه قالب را دارد:

«A4 مودیان» فقط ظاهرِ برگه است. چاپ با این قالب سند را به سامانه‌ی مؤدیان نمی‌فرستد.

پیش‌فاکتور، فاکتور و برگشت از فروش چه برگه‌ای می‌خواهند

لوگو، مهر، پانویس و حساب‌های بانکی روی برگه

سربرگ را یک بار درست پر کنید، چون روی هر سند تکرار می‌شود. پانویس جای مناسبی برای شرایطِ ثابت است. یک نکته را هم از یاد نبرید: شماره‌حساب و نامِ کالا روی سندِ قدیمی نباید با تغییرِ امروز عوض شوند، چون مشتری واقعاً به همان حساب پول ریخته است. نرم‌افزارِ خوب این متن‌ها را هنگامِ صدور روی سند منجمد می‌کند.

این مراحل در ملل CRM: پنج قدم تا برگه‌ی چاپی

در ملل سی آر ام مسیرِ یک فاکتور رسمی پنج قدم دارد. گام‌به‌گامِ مرحله‌ی قبلش در راهنمای صدور پیش‌فاکتور و تبدیل به فاکتور آمده است.

1. ساختِ سند. فاکتور را از «فاکتور فروش» در «بخش حسابداری» بسازید، یا روی پیش‌فاکتورِ تأییدشده «تبدیل به فاکتور» را بزنید تا ردیف‌ها، «نوع سند» و «حساب‌های بانکیِ چاپی» منتقل شوند.
2. نوع سند. در کشوی «نوع سند» گزینه‌ی «رسمی» را انتخاب و سند را ذخیره کنید؛ فقط انتخاب در کشو کافی نیست.
3. تأیید. سند باید اول با دکمه‌ی «تایید فاکتور» تأیید شود، چون سندِ ردشده نباید شماره‌ای بسوزاند. این کار با مدیرِ شرکت یا دارنده‌ی اجازه‌ی تاییدِ اسناد است و اگر صادرکننده سرپرست داشته باشد، تأییدِ سرپرست و مدیر هر دو لازم است؛ اگر شرکت مرحله‌ی «تأیید نهایی» را روشن کرده باشد، آن هم لازم است. فاکتوری که از «تبدیل به فاکتور» ساخته شده هم جدا تأیید می‌خواهد.
4. شماره. در کارتِ «شماره‌ی رسمی سند» دکمه‌ی «گرفتن شماره‌ی رسمی» را بزنید. شماره‌ها جدا برای هر شرکت، رسمی یا غیررسمی و سالِ مالی شمرده می‌شوند و بعد از گرفتنِ شماره نوعِ سند قفل است.
5. چاپ. «نسخه چاپی» برگه را در تبِ تازه باز می‌کند و چاپ با Ctrl+P مرورگر انجام می‌شود؛ گزینه‌ی Background graphics را روشن بگذارید. «دانلود PDF» هم همان برگه را برای فرستادن می‌دهد.

روی سندِ «غیررسمی» شناسه ملی و کد اقتصادیِ فروشنده و مهرِ شرکت چاپ نمی‌شود، چون این نوع برای برگه‌ی داخلی است؛ نوعِ سندِ هر فروش را با حسابدارتان مشخص کنید. در ملل، «رسمی» نوعِ سند و دنباله‌ی شماره را تعیین می‌کند و سند را به جایی نمی‌فرستد.

بعد از صدورِ فاکتور، کارِ اصلی وصول است. جریانِ کامل را در نرم‌افزار CRM با فاکتور و وصول مطالبات و یادآوریِ سررسیدها را در پیگیری چک و اقساط مشتریان ببینید. معنیِ اصطلاح‌ها هم در واژه‌نامه CRM و بقیه‌ی راهنماها در فهرست مقالات هست.

پرسش‌های متداول درباره‌ی فاکتور رسمی

منابع

این راهنما آموزشی است و جای مشاوره‌ی مالیاتی یا حقوقی را نمی‌گیرد. قانون‌ها اصلاح می‌شوند؛ پیش از هر تصمیم، متنِ روز را با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید.

• قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان — مرکز پژوهش‌های مجلس
• قانون بودجه ۱۴۰۴، بند «خ» تبصره ۱ — مرکز پژوهش‌های مجلس