معاملات فصلی چیست و مبنایش کدام است؟
معاملات فصلی یا گزارش فصلی، فهرستِ خرید و فروش و برخی پرداختها و دریافتهای یک مؤدی در هر فصل است که بر پایهی ماده ۱۶۹ قانون مالیاتهای مستقیم در سامانهی سازمان امور مالیاتی ثبت میشود. پرتال سازمان مهلت را تا ۴۵ روز پس از پایان هر فصل اعلام کرده و هر مهلتی باید از همان منبع چک شود.
این فهرست فقط درباره‌ی خودِ شما نیست؛ درباره‌ی طرف‌حساب‌هایتان هم اطلاعات میدهد. پس شناسه‌ی غلطِ یک طرفحساب یک خطای تایپیِ ساده نیست و یافتنش بعد از ثبت، کارِ سخت‌تری است. به همین دلیل پاک‌سازیِ داده را پیش از ثبت انجام دهید.
در نوشته‌ها گاهی «صورت معاملات فصلی» و گاهی «گزارش خرید و فروش فصلی» می‌بینید؛ در این مقاله هر سه عبارت به همین تکلیف اشاره دارند. پرتال سازمان این تکلیف را در راستای دستورالعمل اجرایی ماده ۱۶۹ معرفی می‌کند و صفحه‌ی دیگرِ سازمان از دو روشِ برخط و غیربرخط برای ثبت نام می‌برد.
چه کسانی مشمول معاملات فصلی هستند؟
پاسخِ کامل را نمیشود در یک جمله داد و اینجا هم نمی‌خواهیم حکم کنیم. آنچه پرتال سازمان صریحاً می‌گوید این است که مؤدیانی که این نوع اطلاعات را دارند، آن را در سامانه ثبت می‌کنند:
- خرید و فروش؛
- پرداخت و دریافتِ مربوط به قراردادها؛
- صادرات و واردات؛
- حق‌العملکاری و مدیریت پیمان؛
- بیمه و اجاره.
این فهرستِ موضوع‌ها است، نه فهرستِ اشخاص. فهرستِ دقیقِ گروه‌های مکلف را از متنِ روزِ تبصره‌های ماده ۱۶۹ و دستورالعمل اجرایی آن بگیرید. صفحه‌ی سازمان به بخشنامه‌ای با عنوانِ «موارد عدم شمول» هم ارجاع میدهد که ما متنش را نخوانده‌ایم، پس درباره‌ی معافیت‌ها چیزی نمی‌گوییم. اگر کسب‌وکارتان تازه‌تأسیس است یا فعالیتش عوض شده، شمول را هر سال یک بار با حسابدارتان مرور کنید.
دادهی تمیزِ فصل در هر حال به کارِ محاسبه‌ی ارزش افزوده هم می‌آید.
فصل‌ها و مهلت: چرا باید از منبع رسمی چک کنید
فصل‌ها در سالِ شمسی ساده‌اند: بهار فروردین تا خرداد، تابستان تیر تا شهریور، پاییز مهر تا آذر و زمستان دی تا اسفند. مهلت اما جایی است که نباید به حافظه اعتماد کرد.
- پرتال سازمان نوشته است ارسال باید «تا چهل و پنج روز» پس از پایان هر فصل انجام شود. این صفحه برچسبِ به‌روزرسانیِ ۱۴۰۵/۰۸ دارد.
- افزایش مهلت: متنِ زنده‌ی مبنای مهلت و شرطِ افزایشش برای ما باز نشد؛ پس مهلتِ هر فصل را فقط از اطلاعیهی همان فصل بگیرید.
- اطلاعیهی فصل: اطلاعیهی مهلتی که در پرتال یافتیم مربوط به زمستان ۱۳۹۸ و بهار ۱۳۹۹ است، پس برای امروز مبنا نیست.
برای همین در این مقاله تاریخِ تقویمی نمی‌نویسیم؛ اطلاعیهی مشخصی برای فصل‌های ۱۴۰۵ پیدا نکردیم و عددی که خودمان از قاعده‌ی ۴۵ روز حساب کنیم، رسمی نیست. روشِ امن این است: در شروعِ هر فصل، آخرین اطلاعیه را از پرتال سازمان ببینید و موعد را در تقویمِ کار بگذارید، ولی کار را به روزهای آخر نرسانید.
درباره‌ی جریمه عمداً عددی نمیآوریم، چون متنِ روزِ ماده ۱۶۹ و تبصره‌هایش برای ما باز نشد. مبلغِ جریمه را از متنِ روز یا حسابدارتان بگیرید.
فهرست فصلی چه ستون‌هایی لازم دارد؟
قالبِ رسمی و نامِ دقیقِ ستون‌ها را از نسخه‌ی جاریِ سامانه بگیرید؛ جدولِ زیر قالبِ رسمی نیست و فقط می‌گوید پیش از ورود به سامانه، چه داده‌ای را باید جمع کرده باشید.
| گروه داده | چه چیزی لازم است | خطایی که باید چک شود |
|---|---|---|
| هویت طرفحساب | نامِ دقیق، نوعِ شخص، شناسه یا کد ملی، کد اقتصادی، کد پستی | نامِ تجاری به‌جای نامِ ثبتی؛ جای‌به‌جایی شناسه و کد اقتصادی |
| هویت سند | نوعِ سند، شماره و تاریخ | سند با تاریخِ فصلِ قبل یا بعد |
| مبلغ | مبلغ پس از تخفیف و مبلغِ مالیات، جدا از هم | جمعِ فاکتور بدونِ تفکیکِ مالیات |
| جهت معامله | فروش، خرید یا برگشتیِ هرکدام | جمع‌زدنِ برگشتی با فروش، به‌جای کم‌کردن |
| شرکت گزارش‌دهنده | نامِ حقوقی، شناسه ملی و کد اقتصادیِ خودتان | قاطی‌شدنِ فاکتورهای دو شرکتِ زیرمجموعه |
سطرِ آخر را دست‌کم نگیرید. اگر یک گروه چند شرکت با شناسه‌ی ملیِ جدا دارد، فاکتورهای هر شرکت را جدا نگه دارید و شکلِ ثبت را با حسابدارتان بسنجید. درباره‌ی جزئیاتِ سندِ رسمی، شماره‌ی مسلسل و ابطال، راهنمای فاکتور رسمی را ببینید.
معاملات ریز و گزارش تجمیعی
در جست‌وجوها زیاد از «حد نصاب گزارش فصلی» و گزارشِ تجمیعیِ معاملاتِ کوچک صحبت میشود. ما قاعده‌ی این موضوع و عددش را در منبعِ رسمی تأیید نکرده‌ایم، پس اینجا نه عددی می‌آوریم و نه حکمی. عددهایی که در صفحه‌های مختلف می‌بینید ممکن است مالِ سالِ دیگری باشند.
روشِ کار با این موضوع ساده است: اگر حدی برای سالِ شما اعلام شده، خودِ عدد و مبنای سنجشش را از اطلاعیهی رسمی یا حسابدارتان بگیرید. عدد و نامِ اطلاعیه را هم کنارِ فایلِ فصل یادداشت کنید.
برگشتی‌ها و فاکتور باطل چطور حساب میشوند؟
این دو سند اگر درست دیده نشوند، میانِ فهرستِ فصل و دفاتر اختلاف می‌سازند و شکلِ درستِ درجشان در سامانه را باید از راهنمای همان نسخه گرفت. از نظرِ کارِ با داده، فرقشان این است: برگشتی یک سندِ واقعی است که از مبلغ کم می‌کند، و فاکتورِ باطل سندی است که قرار نیست اثری داشته باشد.
نمونه‌ی زیر کاملاً ساختگی است و یک طرفحساب را در یک فصل نشان میدهد:
| سند | مبلغ با مالیات (ریال، فرضی) | اثر در جمعِ فصل |
|---|---|---|
| فاکتور اول | ۲۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | اضافه میشود |
| فاکتور دوم | ۱۰۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | اضافه میشود |
| برگشت از فروش | ۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | کم میشود |
| فاکتور باطل‌شده | ۹۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | هیچ اثری ندارد |
| جمعِ فصل | ۲۵۰٬۰۰۰٬۰۰۰ | دو فاکتور، یک برگشتی |
دو خطا را در این جدول چک کنید. اول، جمع‌زدنِ برگشتی به‌صورتِ مثبت، که عدد را ۳۵۰ میلیون نشان میدهد. دوم، جاماندنِ فاکتورِ باطل در فایلِ اکسل، چون کسی آن را پاک نکرده است. اگر فاکتوری بعد از بستنِ فهرست باطل شد، فهرست را بی‌صدا عوض نکنید؛ ردِ تغییر را نگه دارید و با حسابدار تصمیم بگیرید که اصلاحیه لازم است یا نه.
داده ناقص طرفحساب: شناسه و کد اقتصادی
یکی از منابعِ دوباره‌کاریِ پایانِ فصل همین‌جاست. فاکتوری که سه ماه پیش با نامِ کوتاهِ مشتری صادر شده، حالا شناسه‌ی ملی ندارد و کسی که می‌داند آن شناسه چیست، شاید دیگر در دسترس نباشد. سه عادت این مشکل را کوچک می‌کند:
- گرفتنِ داده هنگامِ صدور، نه هنگامِ گزارش. شناسه و کد اقتصادی را همان موقع که طرفحساب برای اولین بار فاکتور میگیرد کامل کنید.
- یک پرونده برای هر طرفحساب. اگر یک شرکت با سه املای مختلف ثبت شده باشد، جمعِ فصلی‌اش سه تکه میشود و هر تصمیمی درباره‌ی جمعِ فصل غلط درمی‌آید.
- مرورِ ماهانه به‌جای مرورِ فصلی. هر ماه فهرستِ طرف‌حساب‌های ناقص را ببینید تا کار به روزهای آخر نرسد.
درباره‌ی سامانه مؤدیان: قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان مصوب ۱۳۹۸ است و طبق ماده ۲ آن، اشخاصِ مشمول مکلف‌اند به ترتیبی که سازمان مقرر می‌کند در سامانه ثبت‌نام کنند. گاهی گفته میشود ثبت صورتحساب در سامانه مودیان جای گزارش فصلی را میگیرد؛ ما مدرکِ رسمیای برای این ادعا پیدا نکردیم و نتیجه‌ی جست‌وجوها یک‌دست نبود. پس این را برای هر سال و گروه جدا بررسی کنید. آماده‌سازیِ کالا و خدمات برای این سامانه را در شناسه کالا و خدمات گفته‌ایم.
فرق گزارش زنده و فایل منجمد
بیشترِ نرم‌افزارها گزارش را هر بار از روی فاکتورهای امروز می‌سازند. این برای مرور عالی است، ولی برای نگه‌داشتنِ سابقه کافی نیست: اگر هفته‌ی بعد فاکتوری ویرایش شود، گزارشِ همان فصل هم عوض میشود و دیگر معلوم نیست چه عددی ثبت شده بود. پس به دو چیز جدا نیاز دارید.
| موضوع | گزارش زنده | فایل منجمد |
|---|---|---|
| منبع عددها | فاکتورهای همین لحظه | مبلغ‌های لحظه‌ی جمعآوری |
| بعد از ویرایش فاکتور | عدد عوض میشود | عدد می‌ماند و اختلاف نشان داده میشود |
| زمان استفاده | حینِ فصل، برای پاک‌سازی | پایانِ فصل، برای سابقه |
اگر این کار را در اکسل انجام می‌دهید، همان نسخه‌ای که از رویش ثبت کرده‌اید را با تاریخ نگه دارید و دیگر دستش نزنید. مرزِ کارِ حسابداری و فروش را هم در تفاوت CRM، ERP و نرم‌افزار حسابداری توضیح داده‌ایم.
تهیه فهرست فصلی در ملل CRM
در ملل CRM فهرست از روی همان فاکتورهایی ساخته میشود که فروش و خرید صادر کرده‌اند. نام‌های داخلِ «» همان چیزی است که در نرم‌افزار می‌بینید. بخشِ حسابداریِ ملل هنوز در حال تکمیل است و این صفحه‌ها فقط برای کسی باز میشوند که اجازه‌ی دیدنِ «اسناد حسابداری» را دارد؛ ساختن، جمعآوری و صدورِ فایل اجازه‌ی ویرایشِ همان بخش را هم می‌خواهد.
- آماده‌سازی. مدیرِ شرکت در «تنظیمات مالیاتی و سامانه مودیان» («بخش حسابداری ← راه‌اندازی و تنظیمات») اگر حسابدارش حدی را تأیید کرده، آن را در «حد نصاب معاملات کوچک (ریال)» می‌نویسد. این عدد فقط نشان میسازد و ردیفی را از فایل حذف نمی‌کند. کارتِ «آمادگی برای سامانه مودیان» هم نشان میدهد چند سازمانِ مشتری بی‌شناسه، بی‌کد اقتصادی (فقط حقوقی) یا بی‌کد پستی‌اند؛ تأمین‌کننده‌ای که مشتری نیست در این کارت شمرده نمیشود.
- مرور. «گزارش خرید و فروش فصلی» در «اسناد و گزارش‌های مالی» با فیلترهای «سال»، «فصل»، «نوع» و «آستانه (ریال)» هر طرفحساب را در هر نوع (فروش یا خرید) یک سطر نشان میدهد: تعداد، خالص، مالیات و ناخالص. طرف‌حسابی که جمعش کمتر از عددِ شماست نشانِ «کمتر از آستانه» میگیرد. اگر چند شرکت دارید، در ردیفِ «شرکت:» یکی را بزنید تا نوارِ «مشخصاتِ شرکت برای سامانه» هم بیاید.
- جمعآوری. با دکمه‌ی «ساخت فایل فصلی از همین فصل»، یا از «فایل‌های خرید و فروش فصلی» با «فایل فصلی جدید»، فرم را پر می‌کنید. «جمعآوری اسناد» فقط پیش‌نمایش است و «ذخیره اطلاعات» پیش‌نویسی با مبلغ‌های منجمد میسازد.
- پاک‌سازی. ردیف‌ها نشان‌های «زیرِ حد نصاب»، «ناقص» (شناسه، طبقه یا کد اقتصادیِ حقوقی خالی است) و دلیلِ ناهمخوانی، مثل «فاکتور باطل شده» یا «مبلغِ فاکتور عوض شده» را می‌گیرند؛ خودِ نشانِ «ناهمخوان» روی کلِ فایل می‌آید. تیکِ «در فایل نیاید» ردیفِ پیش‌نویس را کنار می‌گذارد و «جمعآوری دوباره» مبلغ‌ها را تازه می‌کند.
- صدور. «صدور فایل» فایل را قفل می‌کند. فایلِ ناهمخوان تا «جمعآوری دوباره» صادر نمیشود، و فقط مدیر می‌تواند با «بازکردن دوباره» آن را برگرداند.
- خروجی. «دریافت اکسل» سه برگه‌ی فروش، خرید و خلاصه طرفحساب میدهد و «چاپ» هم هست. ثبت در سامانه با خودتان است.
از هر فصل و نوع فقط یک فایل ساخته میشود و فایلِ «خرید و فروش» با فایلِ جدای خرید یا فروشِ همان فصل نمی‌آید، تا یک فاکتور دو بار در فهرست نیاید. در فرمِ فاکتور هم نشان داده میشود که آن فاکتور در کدام فایل آمده، و جعبه‌ی ابطال هشدار میدهد. برای دیدنِ بقیه‌ی قابلیت‌ها امکانات ملل CRM و برای چرخه‌ی صدور تا وصول، مقاله‌ی CRM با فاکتور رسمی و وصول مطالبات را ببینید.
| قابلیت | در ملل CRM | توضیح |
|---|---|---|
| گزارش زنده‌ی فصل به تفکیک طرفحساب | ✓ داریم | «گزارش خرید و فروش فصلی» با «خروجی اکسل (خام)» |
| فایل منجمدِ هر فصل | ✓ داریم | «فایل‌های خرید و فروش فصلی» با پیش‌نویس، «صدور فایل» و قفل |
| فایل رسمی سامانه | ندارد | ملل اکسلِ خام میدهد و فایلِ رسمیِ سامانه نمیسازد |
| ارسال صورتحساب به سامانه مودیان | ندارد | هنوز ساخته نشده؛ «تنظیمات مالیاتی و سامانه مودیان» فقط تنظیمات و نگاشت است |
| معاملات بدون فاکتور | ندارد | قرارداد، اجاره یا بیمه‌ای که فاکتورِ خرید یا فروش ندارد در فهرست نمی‌آید |
پرسش‌های متداول درباره‌ی معاملات فصلی
معاملات فصلی چیست؟
معاملات فصلی فهرستِ خرید و فروش و برخی پرداختها و دریافتهای مؤدی در هر فصل است که بر پایهی ماده ۱۶۹ قانون مالیاتهای مستقیم در سامانهی سازمان امور مالیاتی ثبت میشود.
مهلت گزارش فصلی چند روز است؟
پرتال سازمان امور مالیاتی مهلت را تا ۴۵ روز پس از پایان هر فصل نوشته است. تاریخِ هر فصل را از اطلاعیهی رسمیِ همان فصل بگیرید، نه از محاسبه‌ی خودتان.
حد نصاب گزارش فصلی چقدر است؟
در این مقاله عددی نمیآوریم، چون نه عدد و نه خودِ قاعده را در منبعِ رسمی تأیید کردهایم. اگر حدی برای سالِ شما اعلام شده، آن را از اطلاعیهی رسمی یا حسابدارتان بگیرید.
ثبت صورتحساب در سامانه مودیان جای گزارش فصلی را میگیرد؟
مدرکِ رسمیای برای این ادعا نیافتیم و برای هر سال و گروه باید جدا بررسی شود. با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید و تا روشنشدنِ موضوع، دادهی فصل را کامل نگه دارید.
ملل CRM فایل رسمی سامانه را میسازد؟
نه. ملل CRM اکسلِ خام با ستونهای خودش میدهد و فایلِ رسمیِ سامانه نمیسازد؛ ثبت در سامانه با خودتان است. ارسالِ صورتحساب به سامانهی مودیان هم هنوز ساخته نشده است.
برگشتی و فاکتور باطل در فهرست ملل CRM چطور حساب میشوند؟
فاکتورِ باطل وارد فهرست نمیشود. برگشتی از مبلغِ طرفحساب کم میشود ولی در تعدادِ فاکتور شمرده نمیشود. اگر فاکتوری بعد از جمعآوری باطل یا عوض شود، فایل نشانِ «ناهمخوان» میگیرد.
منابع
متنِ روزِ ماده ۱۶۹ و تبصره‌هایش برای ما باز نشد؛ پیش از استناد، خودِ متن را از منبعِ رسمی بخوانید.
