پیش از شروع: چه کسی می‌تواند پیامکِ گروهی بفرستد؟
پیامکِ گروهی سه نقش دارد:
- ادمینِ شرکت پیامک را روشن میکند، متن‌ها را مینویسد و گزارش را می‌بیند؛ صفحه‌های «تنظیمات پیامک»، «متن‌های پیامک» و «گزارش پیامک‌ها» فقط برای اوست. ادمین همیشه می‌تواند به همه‌ی مشتریانِ شرکت پیامکِ گروهی بفرستد.
- همکارِ مجاز کسی است که ادمین تیکش را در کارتِ «همکارانِ مجاز به ارسالِ گروهی» زده. او فقط به مشتریانِ خودش می‌فرستد — مشتریانی که کارشناسِ فروشِ اصلی یا اضافه‌ی آن‌هاست — حتی اگر اجازه‌ی دیدنِ همه‌ی مشتریان را داشته باشد.
- بقیه‌ی همکاران منوی «ارسال‌های گروهی» و دکمه‌ی ارسالِ پیامک را نمی‌بینند.
منوی «ارسال‌های گروهی» در «بخش سی آر ام»، زیرِ «مشتریان» است. چرایی و روشِ کار را در ارسال پیامک گروهی به مشتریان با فیلتر و زمان‌بندی گفته‌ایم؛ این صفحه فقط قدم‌هاست.
قدمِ اول: روشن‌کردنِ پیامک و اعتبار
این قدم کارِ ادمینِ شرکت است و فقط یک بار انجام میشود.
- از منوی «تنظیمات دسترسی»، گروهِ «پیامک» را باز کنید و «تنظیمات پیامک» را بزنید.
- در «ارسالِ پیامک» یکی را انتخاب کنید: «خاموش» (هیچ پیامکی ساخته نمی‌شود)، «پنل پیامک خودمان» یا «ارسال از پنل ملل».
- برای «پنل پیامک خودمان»، «نام کاربری پنل»، «رمز پنل» و «شماره خط فرستنده» (فقط رقم؛ یکی از خط‌های فعالِ پنلتان) را بنویسید. فعلاً فقط پنلِ پیامکِ گاما پشتیبانی میشود و هزینهی هر پیامک را همان پنل از اعتبارِ خودش کم میکند.
- برای «ارسال از پنل ملل» این سه کادر لازم نیست؛ پیامک‌ها با خطِ ملل می‌روند و هزینه از «اعتبار پیامک» کم میشود. تا قیمتِ هر بخش برای شرکتِ شما تعریف نشده، کنارِ این گزینه «(پس از تعریفِ قیمت)» نوشته شده و انتخاب‌کردنی نیست.
- «ذخیره» را بزنید.
در «پنل پیامک خودمان»، بعد از ذخیره در کارتِ «آزمایشِ اتصال به پنل» با «ارسال پیامک آزمایشی» یک پیامک به شماره‌ی خودتان بفرستید تا از درستیِ مشخصات مطمئن شوید.
کارتِ «اعتبار پیامک» پایینِ همین صفحه در هر حالتی دیده میشود و «مانده» و «قیمت هر بخش پیامک» را نشان میدهد؛ این اعتبار فقط در «ارسال از پنل ملل» خرج میشود. برای شارژ، «مبلغ درخواستی (ریال)» را بنویسید و «ثبت درخواست» را بزنید؛ پرداخت بیرون از برنامه هماهنگ میشود.
در کارتِ «همکارانِ مجاز به ارسالِ گروهی» پایینِ همین صفحه، کنارِ نامِ همکاران تیک بزنید و «ذخیره همکاران مجاز» را بزنید. برداشتنِ تیک اجازه را همان لحظه میگیرد، ولی ارسال‌های زمان‌دارِ قبلیِ آن همکار می‌مانند تا ادمین لغوشان کند.
قدمِ دوم: نوشتنِ متن و گرفتنِ تأیید
هیچ پیامکی جز با متنِ تأییدشده ساخته نمی‌شود (تنها استثنا پیامکِ آزمایشیِ «تنظیمات پیامک» با متنِ ثابت است). متن را ادمینِ شرکت مینویسد:
- از «تنظیمات دسترسی» ← «پیامک»، «متن‌های پیامک» را باز کنید (یا دکمه‌ی «متن‌های پیامک» بالای «تنظیمات پیامک» را بزنید).
- «عنوان» را بنویسید؛ یک نامِ کوتاه برای پیدا کردنِ متن، مثلاً «یادآوریِ سررسیدِ چک». برای مشتری فرستاده نمی‌شود.
- «متن پیامک» را بنویسید؛ همان چیزی که به گوشیِ مشتری می‌رسد.
- برای خطاب با نام، «افزودن {نام}» را بزنید. هنگامِ ارسال «{نام}» با نام و نامِ خانوادگیِ هر گیرنده پر میشود؛ اگر نامِ گیرنده خالی یا نامعتبر باشد، «مشتری گرامی» جایش می‌نشیند.
- «ذخیره و ارسال برای تأیید» را بزنید. وضعیتِ متن در فهرستِ پایینِ صفحه «در انتظارِ تأیید» میشود و بعد از بررسیِ ملل «تأیید شد» یا «رد شد» (با دلیل) را می‌بینید.
هر متن فقط یک بار تأیید می‌خواهد. اگر بعداً با «ویرایش» خودِ متن را عوض کنید، دوباره «در انتظارِ تأیید» میشود؛ تغییرِ فقط عنوان، تأیید را باطل نمی‌کند. زیرِ کادر (بعد از بیرون‌آمدن از آن) تعدادِ حرف‌ها و بیشترین بخش‌ها با فرضِ بلندترین نام نوشته میشود: هر بخش حدودِ ۷۰ حرفِ فارسی است، هر متن حداکثر ۵ بخش دارد و پیامکِ دوبخشی دو برابرِ پیامکِ یک‌بخشی هزینه دارد (در «پنل پیامک خودمان» معمولاً، طبقِ تعرفهی پنلتان).
روی خطِ خدماتی فقط اطلاع‌رسانیِ مربوط به خودِ مشتری مجاز است؛ متنِ تبلیغ، تبریک و تخفیف تأیید نمی‌شود. نمونه‌متن‌های آماده را در نمونه متن پیامک به مشتری؛ یادآوری پرداخت و خدماتی ببینید.
قدمِ سوم: ساختنِ فهرست از «مشتریان»
- از «بخش سی آر ام»، «مشتریان» را باز کنید.
- در «فیلتر پیشرفته» معیارهایی مثلِ «گروه سازمان»، «استان»، «شهر» یا چیپِ «مرحله‌ی فروشِ سازمان» را بگذارید، یا یکی از جعبه‌های مرحله‌ی فروشِ بالای صفحه را بزنید.
- کنارِ تیترِ جدولِ «مشتریان» دکمه‌ی «ارسال پیامک به این فهرست» را بزنید. صفحه‌ی «ارسال‌های گروهی» با همان فیلتر باز میشود.
در نمای «شرکت‌ها» برچسبِ دکمه «ارسال پیامک به مخاطبانِ این سازمان‌ها» است و پیامک فقط به اشخاصی میرود که سازمان دارند. در نمای «اشخاص»، جستجوی ساده‌ی متنی بدونِ فیلتر این دکمه را نمی‌آورد (در نماهای «شرکت‌ها» و «شرکت‌ها و اشخاص» متنِ جستجو خودش فیلتر حساب میشود)؛ ارسال به کلِ فهرستِ مشتریان پذیرفته نیست. برای اینکه گیرنده‌ها را درست دسته کنید، بخش‌بندی مشتریان؛ از دسته‌بندی تا فیلتر پیشرفته را ببینید.
صفحه‌ی «ارسال‌های گروهی» هیچ نام یا شماره‌ای نشان نمی‌دهد، فقط عدد. اگر آن را از منو باز کنید، فقط فهرستِ ارسال‌های قبلی را می‌بینید.
قدمِ چهارم: متن، زمان و «پیشنمایش»
- در کارتِ «ارسالِ تازه»، از کشوی «متن» یکی از متن‌های تأییدشده را انتخاب کنید. خودِ متن و حداکثرِ بخشِ هر پیامک زیرش نوشته میشود.
- در «زمانِ ارسال» یکی را بزنید: «همین حالا» (از دقیقه‌ی بعد فرستاده میشود) یا «زمان‌دار» و بعد تاریخ و ساعت را بگذارید (حداکثر ۳۰ روزِ بعد).
- «پیشنمایش» را بزنید. هیچ پیامکی فرستاده نمی‌شود؛ فقط شمارش انجام میشود.
| عددِ پیشنمایش | یعنی |
|---|---|
| پیامک ساخته میشود | تعدادِ پیامک‌هایی که در صفِ ارسال می‌روند (هر موبایلِ معتبر یک پیامک). |
| منطبق با فیلتر | همه‌ی اشخاصِ فهرستِ فیلترشده. |
| بیموبایل | کسانی که موبایلِ معتبر ندارند و کنار می‌روند. |
| موبایلِ تکراری | شماره‌هایی که بیش از یک بار آمده‌اند؛ هر موبایل فقط یک پیامک میگیرد. |
| سازمانِ بی‌مخاطب | فقط اگر باشد: سازمان‌هایی که شخصی ندارند و پیامکی نمی‌گیرند (در نمای «شرکت‌ها» با عنوانِ «بی‌سازمان یا سازمانِ بی‌مخاطب»، یعنی اشخاصِ بدونِ سازمان هم کنار می‌روند). |
| بخشِ هر پیامک و کلِ بخش‌ها | با نامِ واقعیِ هر گیرنده شمرده میشود؛ ۲ یا بیشتر به رنگِ هشدار است. |
| هزینه و مانده‌ی اعتبار | فقط در «ارسال از پنل ملل»؛ در «پنل پیامک خودمان» نوشته میشود «طبقِ تعرفهی پنلِ خودتان». |
| مدتِ ارسالِ همه | چقدر طول می‌کشد تا همه فرستاده شوند؛ هر شرکت حداکثر ۵۰ پیامک در دقیقه می‌فرستد. |
اگر حتی یکی از پیامک‌ها (مثلاً با نامِ بلندِ گیرنده) ۲ بخش یا بیشتر شود، پیش از دکمه‌ی ارسال کادرِ زردی هزینهی چندبرابر را یادآوری میکند. برای هزینهی کمتر، ادمین متنِ کوتاه‌تری در «متن‌های پیامک» بنویسد. برنامه ساعتِ ارسال را محدود نمی‌کند؛ خودتان ساعتی را انتخاب کنید که برای مشتری مناسب است.
قدمِ پنجم: «تأیید و ارسال» و لغو
- اگر عددها درست است، «تأیید و ارسال» را بزنید. پیامِ «ارسالِ گروهی ثبت شد» با تعدادِ پیامک‌هایی که در صف رفت می‌آید.
- در «ارسال از پنل ملل» هزینهی کلِ ارسال همان لحظه یکجا از اعتبار کم میشود؛ هزینهی پیامکِ لغوشده، «ناموفق»، «ارسال نشد» یا «منقضی» خودکار برمی‌گردد و هزینهی پیامکِ «نامشخص» بعد از بررسیِ ملل.
- گیرنده‌ها هنگامِ ارسال دوباره شمرده می‌شوند. اگر چیزی عوض شده باشد، پیامِ «فهرست، متن یا هزینه از پیشنمایش عوض شده؛ دوباره «پیشنمایش» بگیرید» می‌آید.
دو کلیکِ پشتِ هم روی «تأیید و ارسال» فقط یک ارسال می‌سازد.
جدولِ «ارسال‌های اخیر» ۵۰ ارسالِ آخر را با «فرستاده»، «در صف»، «لغو / نرسیده» و «هزینه (ریال)» نشان میدهد؛ ادمین ارسال‌های همه‌ی شرکت را می‌بیند و همکار فقط ارسال‌های خودش را.
برای لغو، کنارِ همان ارسال «لغو» و بعد «بله، لغو کن» را بزنید. فقط پیامک‌هایی که هنوز در صف‌اند لغو می‌شوند؛ آنچه فرستاده شده دست نمی‌خورد و پیامِ نتیجه می‌گوید چند پیامک لغو شد. لغو را ثبت‌کننده‌ی همان ارسال یا ادمین انجام میدهد.
گزارشِ پیامک‌ها
ادمینِ شرکت پیامک‌به‌پیامک را در «تنظیمات دسترسی» ← «پیامک» ← «گزارش پیامک‌ها» می‌بیند. پیامک‌های گروهی پیش‌فرض پنهان‌اند؛ تیکِ «نمایش پیامک‌های گروهی» را بزنید. با کشوی «وضعیت» و کادرِ «جست‌وجو» (نام، موبایل یا متن) فهرست را محدود کنید.
- «در صف»: هنوز فرستاده نشده.
- «ارسال شد»: پنل پیامک را پذیرفته؛ گزارشِ رسیدن به گوشی فعلاً در برنامه نیست — در «پنل پیامک خودمان» آن را در پنلِ خودتان ببینید.
- «ناموفق»: پنل نپذیرفته؛ دلیلش در ستونِ «توضیح» است.
- «نامشخص»: پاسخِ پنل نرسیده؛ برای اینکه مشتری دو پیامک نگیرد، خودکار دوباره فرستاده نمی‌شود. در «پنل پیامک خودمان» آن را در پنلِ خودتان بررسی کنید؛ در «ارسال از پنل ملل» ملل بررسی میکند و اگر نرسیده باشد هزینه‌اش را برمی‌گرداند.
- «ارسال نشد»، «منقضی» و «لغو شد»: به پنل نرفته، بیش از ۲۴ ساعت در صف مانده، یا پیش از ارسال لغو شده.
پاسخ‌ها و تماس‌هایی که بعد از پیامک می‌رسند را مثلِ هر گفت‌وگوی دیگر ثبت کنید؛ روشش در راهنمای ثبت مکالمه و پیگیری بعدی در ملل CRM آمده است.
اگر کار نکرد
- اگر دکمه‌ی «ارسال پیامک به این فهرست» را نمی‌بینید: یا هنوز فیلتر نگذاشته‌اید (در نمای «اشخاص» جستجوی ساده کافی نیست)، یا ادمین تیکِ شما را در «همکارانِ مجاز به ارسالِ گروهی» نزده است.
- اگر کشوی «متن» خالی است: هنوز متنِ تأییدشده‌ای نیست؛ ادمین از «متن‌های پیامک» متن بنویسد و منتظرِ «تأیید شد» بماند.
- اگر پیامِ «پیامکِ این شرکت خاموش است؛ ادمین از «تنظیمات پیامک» روشنش کند» آمد: «ارسالِ پیامک» روی «خاموش» است.
- اگر پیامِ «ارسالِ پیامکِ شرکت متوقف است» آمد: پنل حسابِ شرکت را نپذیرفته، مثلاً رمزِ غلط یا اعتبارِ تمام‌شده‌ی پنل؛ ادمین مشخصات را درست یا پنل را شارژ کند و «ذخیره» را بزند.
- اگر پیامِ «قیمتِ پیامکِ پنلِ ملل برای این شرکت تعریف نشده است» آمد: هنوز قیمتِ هر بخش برای شرکتِ شما تعریف نشده؛ با پشتیبانیِ ملل تماس بگیرید یا در «تنظیمات پیامک» «پنل پیامک خودمان» را انتخاب کنید.
- اگر پیامِ «اعتبارِ پیامک کافی نیست» آمد: ادمین از کارتِ «اعتبار پیامک» درخواستِ خرید بدهد، یا متنِ کوتاه‌تر یا فیلترِ تنگ‌تری انتخاب کنید.
- اگر پیامِ «هیچ گیرنده‌ای با موبایلِ معتبر در این فهرست نیست» آمد: موبایلِ مشتریان را در پرونده‌شان کامل کنید (راهنمای ثبت مشتری در ملل CRM)؛ برای ورودِ یکجا راهنمای ورود اطلاعات از اکسل را ببینید.
- اگر گیرنده‌ها بیش از سقف بود: هر ارسال حداکثر ۲۰٬۰۰۰ گیرنده دارد؛ فیلتر را تنگ‌تر کنید.
- اگر عددِ پیش‌نمایشِ همکار از عددِ فهرست کمتر است: همکار فقط به مشتریانِ خودش می‌فرستد.
- اگر پیامِ «ساعتِ ارسال را انتخاب کنید» آمد: در «زمان‌دار» ساعت خالی مانده است.
- اگر پیامک‌ها دیرتر از زمانِ تعیین‌شده رفتند: پیامک‌های دیگرِ برنامه (مثلِ پیامکِ آزمایشی) همیشه پیش از پیامک‌های گروهی فرستاده می‌شوند و اگر پنل بگوید سقفِ ارسالش پر است، ارسالِ گروهی ۳۰ دقیقه عقب میرود.
پرسش‌های متداول درباره‌ی ارسال پیامک گروهی
همکارانم هم می‌توانند پیامکِ گروهی بفرستند؟
بله، اگر ادمینِ شرکت در «تنظیمات پیامک» در کارتِ «همکارانِ مجاز به ارسالِ گروهی» تیکشان را زده باشد. همکارِ مجاز فقط به مشتریانِ خودش می‌فرستد، یعنی مشتریانی که کارشناسِ فروشِ اصلی یا اضافه‌ی آن‌هاست، حتی اگر اجازه‌ی دیدنِ همه‌ی مشتریان را داشته باشد. متن در هر حال باید یکی از متن‌های تأییدشده باشد.
اگر یک شماره دو بار در فهرست باشد، دو پیامک میرود؟
نه. هر موبایل فقط یک پیامک میگیرد و «پیشنمایش» تعدادِ آنها را در «موبایلِ تکراری» جدا نشان میدهد. کسی هم که موبایلِ معتبر ندارد کنار میرود و در «بیموبایل» شمرده میشود.
با «پنل پیامک خودمان» هزینهی ارسال را کجا ببینم؟
در پنلِ پیامکِ خودتان. در این حالت هزینهی هر پیامک را همان پنل از اعتبارِ خودش کم میکند و «پیشنمایش» بهجای عدد مینویسد «طبقِ تعرفهی پنلِ خودتان». عددِ هزینه و مانده فقط در «ارسال از پنل ملل» نشان داده میشود.
