بخش بندی مشتریان یعنی چه و چرا یک فهرستِ یکپارچه کافی نیست؟
بخشبندی (در منابعِ انگلیسی Segmentation) یعنی مشتریان را به گروههایی تقسیم کنید که در یک یا چند ویژگیِ مهم مشترکاند و به همین دلیل رفتارِ یکسانی از شما میخواهند. کلیدِ این تعریف بخشِ دومش است: اگر با دو گروه دقیقاً یکجور رفتار میکنید — همان پیام، همان فاصلهی تماس، همان کارشناس — آن دو در واقع یک بخشاند و جداکردنشان فقط کارِ اضافه ساخته است.
بخشبندیِ درست سه سود دارد که هر سه را میشود در یک ماه دید:
- وقتِ فروشنده درست خرج میشود. کارشناسی که میداند امروز باید سراغِ بیست مشتریِ تازهی بیتماس برود، وقتش را پای مشتریِ راضیای که خودش سفارش میدهد هدر نمیدهد.
- پیام به گیرنده میخورد. خبرِ محصولِ تازه برای مشتریِ فعلی مفید است و برای کسی که هنوز شما را نمیشناسد بیمعنی.
- الگوها دیده میشوند. وقتی مشتریان دسته دارند، میشود پرسید کدام استان رشد کرده، کدام نوعِ سازمان بیشتر ناراضی است، یا مشتریانی که از نمایشگاه آمدهاند بهتر خرید میکنند یا آنهایی که با معرفی آمدهاند.
در یک سی آر ام بخشبندی دو لایه دارد. لایهی اول دستهبندیِ ثابت است: ویژگیهایی که روی پرونده ثبت میشوند، مثلِ استان، نوعِ سازمان یا سمتِ رابط. لایهی دوم فیلترِ پویا است: ترکیبِ چند شرط در لحظه، مثلاً «سازمانهای دولتیِ فارس که در نود روزِ اخیر ثبت شدهاند و هنوز خرید نکردهاند». دستهبندی مواد خام است و فیلتر محصول. اگر مواد خام ناقص یا درهم باشد، فیلتر هم عددِ غلط میدهد — به همین دلیل نیمی از این راهنما دربارهی ثبتِ درستِ داده است، نه دربارهی خودِ فیلتر.
چهار نوع دستهبندی مشتریان که واقعاً به کار میآید
کتابهای بازاریابی دهها نوع بخشبندی نام میبرند، ولی برای یک تیمِ فروشِ ایرانی که بیشتر به شرکتها و سازمانها میفروشد، چهار نوع کافی است:
- مکانی و فردی: استان و شهر، جنسیت، ماهِ تولد و سمتِ رابط در سازمان. کاربردش روشن است: برنامهی سفرِ کارشناس به یک استان، تبریکِ تولد، یا جداکردنِ تصمیمگیر (مدیرعامل، مدیرِ خرید) از کاربرِ نهایی (کارشناسِ فنی).
- سازمانی: نوعِ کسبوکار یا صنعت، نوعِ مالکیت (دولتی، خصوصی، خیریه…) و اندازه (تعدادِ کارمند، تعدادِ شعبه، یا برای مراکزِ درمانی تعدادِ تخت). در فروشِ سازمانی مشتریِ واقعی سازمان است و آدمها رابطاند؛ پس این نوع معمولاً مهمترین دستهبندیِ ثابت است.
- رفتاری: جایگاه در قیفِ فروش، رفتارِ پرداخت (خوشقول یا بدقول)، و راهِ آشنایی (نمایشگاه، معرفی، تبلیغ). اینها با زمان عوض میشوند و اگر کسی بهروزشان نکند، زود کهنه میشوند.
- ارزشی: چقدر و چند وقت یک بار خرید میکند. ایدهی کلاسیکش سه پرسش است: آخرین خرید کِی بود، چند بار خریده، و جمعاً چقدر. مشتریای که دو سال پیش یک خریدِ بزرگ کرده و دیگر خبری نیست، بخشِ متفاوتی است از کسی که هر ماه خریدِ کوچک دارد.
لازم نیست از روزِ اول هر چهار نوع را داشته باشید. بیشترِ تیمها با یک دستهبندیِ سازمانی (نوع یا گروهِ مشتری) و یک دستهبندیِ رفتاری (مرحلهی فروش) شروع میکنند و بقیه را وقتی اضافه میکنند که سؤالی دارند که با این دو جواب نمیگیرد.
مشتری بالقوه و بالفعل: تقسیم بندی مشتریان در CRM بر اساسِ مرحلهی فروش
پرکاربردترین بخشبندی برای تیمِ فروش این است که هر مشتری الان کجای رابطه است. در ادبیاتِ فروش، مشتری بالقوه کسی است که میشناسیدش و ممکن است بخرد ولی هنوز نخریده، و مشتری بالفعل کسی است که دستِکم یک خریدِ واقعی کرده. بعد از خرید هم دو مسیر هست: راضی یا ناراضی؛ و مشتریای که دوباره میخرد یا دیگران را معرفی میکند، وفادار.
ارزشِ این بخشبندی در این است که هر مرحله سؤالِ خودش را دارد: برای بالقوه «نیازش چیست و تصمیمگیرش کیست؟»، برای بالفعل «جنس رسید و راضی است؟»، برای ناراضی «چه چیزی را باید جبران کنیم؟» و برای وفادار «چه کسی را میشناسد که به کارمان بیاید؟». کسی که این چهار سؤال را با هم قاطی کند، به مشتریِ ناراضی پیشنهادِ خریدِ تازه میدهد.
یک قاعده این بخشبندی را قابلِاعتماد میکند: مرحله را رویداد عوض کند، نه نظرِ فروشنده. اگر کارشناس بتواند مشتریای را که «تقریباً قبول کرده» بالفعل بزند، قیف به فهرستِ آرزوها تبدیل میشود. مرحلهی بالفعل باید با صدورِ فاکتور بیاید، نه با یک تماسِ خوب. و در فروشِ سازمانی، مرحله مالِ سازمان است: چهار رابطِ یک شرکت نباید چهار مرحلهی متفاوت داشته باشند. اینکه یک سرنخِ خام چطور اصلاً به مشتریِ بالقوه تبدیل میشود، موضوعِ جداگانهای است که در مدیریت سرنخ فروش آمده.
در ملل CRM بالای صفحهی «مشتریان» شش کادر هست: «بالقوه»، «درحال پیگیری»، «بالفعل»، «راضی»، «ناراضی» و «وفادار». مرحلهها خودکار عوض میشوند: شخصی که زیرِ سازمانی با تیکِ «این سازمان مشتری ماست» ثبت شود بالقوه است، با اولین «مکالمه» درحال پیگیری، و وقتی پیشفاکتورش به فاکتورِ قطعی تبدیل شود بالفعل. بعد از فاکتور یک پیگیریِ «بررسی رضایت مشتری» خودکار ساخته میشود و پاسخش وضعیتِ خودِ آن شخص را راضی یا ناراضی میکند (در پروندهی او دیده میشود) و سازمانش را هم به کادرِ «راضی» یا «ناراضی» میبرد، اگر سازمان بعد از فروش باشد؛ پس با همین دو کادر میشود مشتریانِ راضی و ناراضی را جدا کرد. «وفادار» نشانی است که کنارِ مرحله مینشیند: روی مشتریِ راضی با دکمهی «علامتگذاری بهعنوان مشتری وفادار» زده میشود، یا وقتی کسی «معرفِ» مشتریِ تازهای ثبت شود خودکار میآید. عددِ کادرهای مرحله سازمانها را میشمارد (کادرِ «وفادار» اشخاص را) و فهرستِ زیرِ هر کادر رابطها را نشان میدهد.
چند بخش برای یک تیمِ کوچک کافی است؟
اشتباهِ رایجِ ماهِ اول ساختنِ سی بخش است. نتیجهاش این است که هیچکس یادش نمیماند هر بخش برای چه بود و همه دوباره سراغِ فهرستِ کامل میروند. برای تیمی با سه تا پانزده فروشنده، چهار تا هفت بخش نقطهی شروعِ معقولی است. هر بخشِ پیشنهادی را با سه آزمون بسنجید:
- آزمونِ عمل: این بخش کارِ متفاوتی میخواهد؟ پیامِ دیگر، فاصلهی تماسِ دیگر، یا کارشناسِ دیگر. اگر نه، با بخشِ کناری یکیاش کنید.
- آزمونِ اندازه: آنقدر عضو دارد که برایش برنامه بریزید؟ بخشی با سه عضو یک فهرستِ اسم است، نه یک بخش.
- آزمونِ داده: از فیلدهایی ساخته میشود که واقعاً پر میشوند؟ اگر «اندازهی شرکت» فقط در یکپنجمِ پروندهها ثبت شده، بخشِ «شرکتهای بزرگ» خیالی است.
یک نمونهی ساختگی: پخشکنندهی لوازمِ آزمایشگاهی با پنج فروشنده و حدودِ ششصد سازمانِ مشتری، کارش را با این شش بخش شروع میکند: (۱) بالقوههای تازهی سی روزِ اخیر، (۲) درحالِ پیگیریها، (۳) مشتریانِ بالفعل و راضی، (۴) ناراضیها، (۵) وفادارها و معرفها، و (۶) مشتریانی که در پرداخت بدقولاند. استان در این فهرست بخشِ جدا نیست؛ یک ذرهبین است که روی هر بخش گذاشته میشود، مثلاً «بالقوههای تازهی خوزستان» پیش از سفرِ کارشناس. هر سه ماه یک بار هم بخشها را مرور کنید: بخشی که در این مدت هیچ تصمیمی را عوض نکرده، لازم نیست.
بخشها چطور ریتمِ پیگیری و پیامک را تعیین میکنند
بخشبندیای که به هیچ کاری وصل نشود، فقط یک گزارشِ قشنگ است. برای هر بخش سه تصمیم بگیرید: چه کسی مسئولش است، هر چند وقت تماس گرفته میشود، و با چه پیامی. چند نمونه:
- بالقوههای تازه: تماسِ اول ظرفِ یکی دو روز؛ سرنخی که یک هفته بیجواب بماند معمولاً سرد شده است.
- درحال پیگیری: فاصله به مرحلهی معامله بستگی دارد — بعد از جلسه، بعد از پیشفاکتور، نزدیکِ انقضا. جدولِ این فاصلهها را در پیگیری مشتری آوردهایم.
- ناراضیها: تماسِ سریع، ترجیحاً از کسی بالاتر از کارشناس؛ و هرگز پیامکِ گروهیِ تبلیغاتی پیش از حلِ مشکل.
- راضی و وفادار: تماسِ کمتکرار ولی منظم، مثلاً فصلی، و پرسیدنِ اینکه چه کسی را میشناسند. مشتریِ خاموش را هم هر دو سه ماه یک بار سر بزنید تا رقیب زودتر نرسد.
- بدقولها در پرداخت: یادآوری پیش از سررسید، نه بعد از آن؛ جزئیاتش در پیگیری چک و اقساط آمده.
وقتی بخشها مکانیاند، سؤالِ اصلی «چه کسی» است نه «هر چند وقت»: کدام کارشناس کدام استان یا شهر را دارد. این تصمیم را در تقسیم مشتریان بر اساس منطقه باز کردهایم. و وقتی نوبتِ پیامک میرسد، خودِ بخش همان فهرستِ گیرندگان است: هرچه دقیقتر، پیام مرتبطتر و هزینه کمتر. فیلتر، پاکسازیِ شمارهها و متنِ پیامک را در پیامک گروهی به مشتریان گفتهایم و اینجا تکرار نمیکنیم.
در ملل CRM، با فیلترِ فعال در «مشتریان»، کنارِ تیترِ جدول دکمهی «ارسال پیامک به این فهرست» میآید و همان فیلتر را به صفحهی «ارسالهای گروهی» میبرد؛ این دکمه را ادمینِ شرکت و همکارانی میبینند که اجازهی ارسالِ گروهی دارند. برای مشتریانِ فراموششده هم «هشدارهای عدم پیگیری مشتری» هست: اگر برای مشتریِ کارشناسدار چند ماه هیچ مکالمهای ثبت نشود، ادمین هشدار میگیرد. تعدادِ ماه یک عدد در «تنظیمات» است و برای همهی مشتریان یکسان؛ فاصلهی جدا برای هر بخش هنوز نیست.
دادهی تمیز: بخشبندی فقط به اندازهی فیلدهای پرشده راست میگوید
خطرناکترین خطای بخشبندی بیصداست. فیلترِ «استانِ فارس» صد و بیست مشتری نشان میدهد، در حالی که سیصد مشتری در فارس دارید و استانِ صد و هشتاد نفرشان خالی مانده. فیلتر دروغ نگفته؛ داده ناقص است. ولی مدیری که عدد را میبیند، تصمیمش را روی صد و بیست میگیرد. سه قاعده جلوی این را میگیرد:
- فیلدهای کلیدی را الزامی کنید — فقط کلیدیها را. هر فیلدی که بخشهایتان به آن وابسته است باید هنگامِ ثبت پر شود. ولی اگر همهچیز را اجباری کنید، کاربران «نامشخص» و نقطه تایپ میکنند و داده بدتر میشود.
- انتخاب از فهرست، نه متنِ آزاد. «تهران»، «تهران » با فاصلهی اضافه و «شهر تهران» برای کامپیوتر سه شهرند. استان، شهر، سمت و نوعِ سازمان باید از فهرستی که مدیر تعریف کرده انتخاب شوند.
- تکراریها را یکی کنید. «مدیرعامل» و «مدیر عامل»، یا دو نوعِ سازمانِ هممعنی، بخش را دو تکه میکنند. هر چند ماه فهرستهای پایه را مرور و تکراریها را ادغام کنید.
یک تلهی دیگر: قاعدهی «الزامی» معمولاً فقط جلوی ثبتِ تازه را میگیرد. پروندههایی که از اکسل یا نرمافزارِ قبلی آمدهاند ممکن است همان فیلدها را خالی داشته باشند. پس بعد از هر انتقال، پیش از اعتماد به فیلترها، بشمارید چند پرونده استان یا گروه ندارد؛ روشِ ورودِ تمیز را در انتقال از اکسل به CRM گفتهایم.
در ملل CRM ادمینِ شرکت در «تنظیمات» کارتِ «فیلدهای الزامیِ معرفی سازمان و شخص» را دارد و برای هر فیلد تیک میزند. فیلدِ الزامی در فرم ستارهی قرمز میگیرد و «ذخیره اطلاعات» تا پرشدنش ثبت نمیکند و فهرستِ جاهای خالی را نشان میدهد. این الزام روی ویرایشِ پروندههای موجود و ورود از اکسل اعمال نمیشود؛ ولی «ثبت کار با صدا» هم برای شخص یا سازمانِ تازه همین فیلدهای الزامی را میخواهد و تا پر نشوند ثبت نمیکند. «کشور»، «استان»، «شهر»، «سمت در سازمان»، «نحوه آشنایی» و «وضعیت رفتاری» فقط از فهرستِ خودِ شرکت انتخاب میشوند، پس پیش از الزامیکردنشان فهرست را تعریف کنید. سمتها و نوعهای مالکیتِ تکراری با «یکیکردن با موردِ دیگر» ادغام میشوند و استانها و شهرهای تکراری هنگامِ «ورودِ گروهی از اکسل» در ردیفِ «مکان» یکی میشوند.
شش اشتباهِ رایج در دستهبندی مشتریان
- بخشبندی بر اساسِ دادهای که ندارید. اول بشمارید فیلد در چند درصدِ پروندهها پر است، بعد بخش بسازید.
- قاطیکردنِ برچسبِ دستی با مرحلهی واقعی. «خوشقول» و «بدقول» توصیفِ کارشناساند و دستیاند؛ «بالفعل» یک رویداد است. اگر هر دو در یک فیلد بنشینند، هیچکدام قابلِاعتماد نمیماند.
- بخشبندیِ آدمها بهجای سازمان در فروشِ سازمانی. مدیرِ خرید و کارشناسِ فنیِ یک بیمارستان دو بخشِ متفاوت نیستند؛ دو نقش در یک مشتریاند.
- بخشِ ثابت برای رفتارِ متغیر. برچسبِ «مشتریِ فعال» که دو سال پیش دستی خورده، امروز چیزی نمیگوید. هرچه رفتاری است باید از رویدادها بهروز شود یا تاریخ داشته باشد.
- بخشِ «سایر» که از همه بزرگتر است. اگر بیشترِ مشتریان در «سایر» افتادهاند، دستهبندی کار نمیکند؛ یا گزینهها کماند یا کسی آن فیلد را پر نمیکند.
- بخشهایی که فقط مدیر میبیند. بخشبندی وقتی اثر دارد که هر کارشناس بخشِ خودش را در فهرستِ خودش ببیند، نه اینکه ماهی یک بار در جلسه گزارشش را بشنود.
ملل CRM برای بخشبندی مشتریان چه دارد و چه بهزودی میآید
در نرمافزار CRM ملل ابزارِ اصلیِ فیلتر مشتریان و بخشبندی، کادرِ «فیلتر پیشرفته» زیرِ جعبهی جستجوی صفحهی «مشتریان» است. چند فیلتر با هم «و» میشوند و فقط داخلِ «وضعیت رفتاری» «یا» است؛ بالای جدول نوارِ «فیلترهای فعال» با × برای برداشتنِ هرکدام هست و پایینِ کادر «پاککردن همه» و شمارشِ «N مشتری از M». هر گزینه فقط وقتی میآید که دستِکم یک مشتری آن را داشته باشد و عددِ کنارش از همان مجموعهای شمرده میشود که خودِ کاربر میبیند — کارشناسِ عادی فقط مشتریانِ خودش را. نتیجه را در سه نما میشود دید: «اشخاص»، «شرکتها» و «شرکتها و اشخاص». جدولِ زیر وضعیتِ فعلی را صادقانه نشان میدهد؛ نامِ داخلِ «» همان چیزی است که در نرمافزار میبینید.
| قابلیت | در ملل CRM | توضیح |
|---|---|---|
| فیلترِ چندشرطی | ✓ داریم | «گروه سازمان»، «نوع مالکیت»، «کشور»، «استان»، «شهر»، «سمت در سازمان»، «نحوه آشنایی»، «کارشناس فروش» (فقط ادمین)، «تاریخ ثبت» و «ماه تولد» |
| قیفِ فروشِ خودکار | ✓ داریم | «بالقوه»، «درحال پیگیری»، «بالفعل»، «راضی»، «ناراضی» و «وفادار»؛ در فیلتر با چیپِ «مرحلهی فروشِ سازمان». پاسخِ رضایتسنجی سازمان را به «راضی» یا «ناراضی» میبرد |
| برچسبِ رفتاری چندتایی | ✓ داریم | «وضعیت رفتاری» (مثلِ خوشقول، بدقول)؛ فهرستش با «اضافه کردن خصوصیات رفتاری» در «تنظیمات» |
| مشتری یا تأمینکننده، و جنسیت | ✓ داریم | چیپهای زیرِ «جنسیت و نوع سازمان»: «سازمانِ مشتری»، «سازمانِ تأمینکننده» و مرد/زن |
| پیامک به یک بخش | ✓ داریم | «ارسال پیامک به این فهرست» از روی همان فیلتر؛ فقط با پنلِ گاما (پنلِ خودِ شرکت یا «ارسال از پنل ملل») |
| فیلدهای الزامی به انتخابِ هر شرکت | ✓ داریم | کارتِ «فیلدهای الزامیِ معرفی سازمان و شخص»؛ فقط برای ثبتِ تازه، نه ویرایش و ورود از اکسل |
| یکیکردنِ مقدارهای تکراری | ✓ داریم | «یکیکردن با موردِ دیگر» برای سمت و نوع مالکیت؛ استان و شهرِ تکراری هنگامِ «ورودِ گروهی از اکسل» |
| ذخیرهی فیلتر بهعنوانِ بخشِ ماندگار | بهزودی | فیلتر فعلاً فقط نمایش است و با بازکردنِ دوبارهی صفحه پاک میشود |
| خروجیِ اکسلِ فهرستِ فیلترشده | بهزودی | امروز فقط «خروجیِ مخاطبینِ فعلی» (کلِ فهرست) در «پشتیبانگیری و بازگردانی اطلاعات»، فقط برای ادمینِ سطح ۱؛ این خروجی پشتیبانِ کامل نیست |
| بخشبندیِ ارزشی در فیلترِ مشتریان (مبلغ و تکرارِ خرید) | بهزودی | مبلغ و تکرارِ خرید هنوز در «فیلتر پیشرفته» نیست؛ ولی «مرور فروش» با زبانهی «طرفحساب»، «تعداد سند» و «فروش خالص» ی هر مشتری را در بازهی دلخواه نشان میدهد و «خروجی اکسل» دارد (برای کسی که اجازهی دیدنِ فاکتورها را دارد) |
| یکیکردنِ «گروه سازمان» | بهزودی | گروههای تکراری را فعلاً با ویرایشِ سازمانها دستی یکدست کنید |
| فاصلهی پیگیریِ جدا برای هر بخش | بهزودی | «هشدارهای عدم پیگیری مشتری» یک عددِ ماه برای همهی مشتریان دارد |
| پیامکِ خودکار به هر بخش (مراحلِ فروش، مناسبتها) | بهزودی | امروز پیامکِ گروهی دستی ارسال میشود |
اگر هنوز برایتان سؤال است که یک سی ار ام چه فرقی با یک فایلِ اکسلِ مرتب دارد، از CRM چیست؟ شروع کنید؛ بخشبندی یکی از روشنترین جاهایی است که مدیریت ارتباط با مشتری از یک فهرستِ ساده جلو میزند. اگر تیمتان کوچک است، CRM برای کسبوکار کوچک را هم ببینید، و برای بقیهی راهنماها فهرست مقالات را.
پرسشهای متداول دربارهی بخشبندی مشتریان
بخشبندی مشتریان با دستهبندی مشتریان چه فرقی دارد؟
دستهبندی یعنی ثبتِ یک ویژگی روی پرونده، مثلِ استان، گروه یا سمت. بخشبندی یعنی ترکیبِ چند ویژگی برای ساختنِ گروهی که کارِ متفاوتی از شما میخواهد. دستهبندیِ درست مواد خامِ بخشبندی است.
برای یک تیم فروش کوچک چند بخش لازم است؟
برای شروع ۴ تا ۷ بخش کافی است. هر بخش باید کارِ متفاوتی بخواهد، آنقدر عضو داشته باشد که ارزشِ برنامهریزی داشته باشد، و از فیلدهایی ساخته شود که واقعاً پر میشوند.
در ملل CRM مرحلهی فروش مشتری را دستی عوض میکنیم؟
نه؛ مرحلهها با رویدادها خودکار عوض میشوند: ثبت زیر سازمانِ مشتری، اولین مکالمه، تبدیل پیشفاکتور به فاکتور، و پاسخ به پیگیری «بررسی رضایت مشتری». نشانِ «وفادار» را میشود روی مشتریِ «راضی» دستی زد و معرفشدن هم خودکار آن را میدهد.
میشود فهرست فیلترشده را ذخیره کرد یا به اکسل برد؟
هنوز نه. فیلتر فقط نمایش است و با بازکردنِ دوبارهی صفحه پاک میشود؛ ذخیرهی فیلتر و خروجیِ اکسلِ فهرستِ فیلترشده بهزودی میآید. امروز خروجیِ اکسلِ کلِ مخاطبان فقط برای ادمینِ سطح ۱ هست.
کارشناس فروش در فیلتر همهی مشتریان را میبیند؟
نه؛ کارشناسِ عادی فقط مشتریانِ خودش را میبیند و عددِ کنارِ هر گزینه هم از همان مجموعه شمرده میشود. ادمینِ شرکت همه را میبیند (و همکاری که ادمین کلیدِ «دیدنِ همهی مشتریانِ شرکت» را برایش روشن کرده)؛ کشوی «کارشناس فروش» هم فقط برای همین دو است.