نرم‌افزار اموال چیست و چه سؤالی را جواب میدهد؟
نرم‌افزار اموال سامانه‌ای است که برای هر دارایی ثابت یک کارت با پلاکِ یکتا نگه میدارد و نشان میدهد آن دارایی کجاست، دستِ چه کسی است، چقدر بها داشته، چه عملیاتی رویش انجام شده و ارزشِ دفتری‌اش امروز چند است؛ همان چیزهایی که دفتر یا اکسلِ اموال معمولاً دیر جواب میدهد.
اهمیتِ این کار در این است که اموال دو چهره دارد: چهره‌ی فیزیکی که امینِ اموال با آن سروکار دارد (میز، خودرو، دستگاه) و چهره‌ی مالی که در تراز می‌نشیند (بها، استهلاک انباشته، ارزشِ دفتری). دردسر از جایی شروع میشود که این دو جدا نگه داشته شوند و کم‌کم از هم فاصله بگیرند. یک نرم افزار دارایی ثابت باید دستِ‌کم به این پرسش‌ها جواب دهد:
- هر قلم کجاست و تحویلِ کیست؟ و قبل از او دستِ چه کسی بوده؟
- کدام اقلام کنار گذاشته شده‌اند و دیگر استفاده نمی‌شوند؟
- چقدر استهلاک خورده و ارزشِ دفتری‌اش چند است؟
- چه چیزی فروخته یا اسقاط شده و با چه سودی یا زیانی؟
- جمعِ کارت‌ها با مانده‌ی حسابها در تراز یکی است؟
این مقاله برای شرکت‌های خصوصی نوشته شده و به مقرراتِ اموالِ دستگاه‌های دولتی نپرداخته است.
طبقه، گروه و کدگذاری
اولین تصمیم این است که دارایی‌ها چطور دسته‌بندی شوند. دو سطح معمولاً کافی است. طبقه می‌گوید دارایی به کدام حساب می‌خورد (زمین، ساختمان، وسائط نقلیه، اثاثه اداری) و گروه می‌گوید با چه روش و نرخی مستهلک میشود. سطحِ سوم و چهارم فقط کارِ ثبت را کند میکند.
یک اشتباهِ پردردسر، دسته‌بندی بر اساسِ محل یا واحد است، مثلاً «اموالِ واحدِ فروش». محل و تحویل‌گیرنده عوض می‌شوند ولی ماهیتِ دارایی نه. پس محل، مرکز هزینه و تحویل‌گیرنده باید سه ویژگیِ جدا و قابلِ تغییر باشند، نه بخشی از کد.
برای گروه‌بندی، جدولِ استهلاکِ مالیاتی هم مهم است. طبقِ بخشنامه‌ی ۲۰۰/۹۵/۷۸/پ، مقررات و جداولِ دارایی‌های استهلاک‌پذیر ذیلِ ماده‌ی ۱۴۹ قانون مالیات‌های مستقیم در قالبِ ۲۵ گروه آمده و بخشنامه‌ی ۲۰۰/۹۶/۱۷۴ مورخ ۱۳۹۶/۱۲/۲۸ اصلاحیه‌ای برای آن جدول ابلاغ کرده است؛ این دو متن را فقط از نمایه‌ی جست‌وجوی پایگاهِ سازمان امور مالیاتی دیده‌ایم، پس پیش از اتکا با متنِ روز تطبیق دهید. نتیجه‌ی عملی ساده است: یک جدولِ قدیمی را مبنا نگیرید و گروه و نرخِ هر دارایی را با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید. خودِ فرمول‌ها را در راهنمای محاسبه استهلاک آورده‌ایم.
پلاک‌کوبی: چه چیزی پلاک می‌خواهد و شماره چطور ساخته شود
پلاک کوبی اموال یعنی اتصالِ هر شیء به کارتش. بدونِ پلاک، سه صندلیِ یک‌شکل از هم قابلِ تشخیص نیستند و هر شمارشی به حدس تبدیل میشود. قبل از شروع، سه تصمیم را بگیرید.
چه چیزی پلاک می‌خواهد؟ در این مقاله برای این مرز حکمِ قانونی نیاورده‌ایم و باید با حسابدارتان بسته شود، ولی منطقِ کار روشن است:
- پلاک فیزیکی می‌خواهد: اقلامِ ماندگار و جابه‌جاشدنی مثل رایانه، مبلمان، دستگاه و ابزارِ گران.
- کد می‌خواهد ولی پلاکِ چسباندنی نه: زمین، ساختمان و دارایی نامشهود؛ کارت دارند، برچسب نه. خودرو هم شماره‌ی خودش را دارد و آن را در جزئیاتِ کارت بنویسید.
- کارت نمی‌خواهد: ملزوماتِ مصرفی. جای این‌ها انبار است نه دفترِ اموال، و کارشان به نرم‌افزار انبارداری مربوط میشود.
شماره چطور ساخته شود؟ پلاک فقط یک شناسه است و نباید معنا حمل کند:
- یک پیشوندِ ثابت به‌اضافه‌ی عددی پشتِ‌هم کافی است، مثل AM-0001.
- نامِ شخص یا محل را در شماره نیاورید؛ با اولین جابهجایی غلط میشود.
- شماره‌ی کالای فروخته‌شده را دوباره به کالای دیگر ندهید، وگرنه سابقه‌ی دو دارایی قاطی میشود.
- پلاکِ قدیمی را دور نریزید؛ در فیلدی جدا نگه دارید تا سندهای قبلی پیدا شوند.
از کجا شروع کنیم؟ اتاقبهاتاق جلو بروید، نه دسته‌به‌دسته. دو نفر کافی است: یکی پلاک میزند و دیگری همان لحظه ردیف را با محل و تحویل‌گیرنده ثبت میکند. پلاک را جایی بچسبانید که دیده شود ولی زیرِ دست و پا ساییده نشود. نتیجه‌ی این شمارش فهرستِ پایه‌ی جمع داری اموال است، یعنی نگهداریِ فهرستی که می‌گوید هر قلم کجاست و تحویلِ کیست. بعد از آن هم شمارش باید دوره‌ای تکرار شود تا فهرست با واقعیت فاصله نگیرد.
کارت اموال و گردش هر دارایی
کارت اموال شناسنامه‌ی هر دارایی است و دو بخش دارد. بخشِ ثابت می‌گوید این چیز چیست: پلاک، عنوان، طبقه و گروه، تاریخ بهره‌برداری، بها، مشخصاتِ فنی و سریال. بخشِ متحرک می‌گوید از روزِ خرید چه بر سرش آمده. همین بخشِ دوم، یعنی گردش یا کاردکسِ دارایی، فرقِ اصلیِ نرم‌افزار با فهرستِ اکسل است؛ در اکسل با هر بازنویسی وضعِ قبلی از بین میرود، ولی در گردش هر عملیات یک ردیفِ تازه است. نمونه‌ی زیر فرضی است:
| تاریخ | عملیات | محل | تحویل‌گیرنده |
|---|---|---|---|
| ۱۴۰۴/۰۳/۱۰ | تحصیل دارایی | ساختمان مرکزی | — |
| ۱۴۰۴/۰۳/۱۲ | نقل و انتقال | اتاق ۲۰۳ | کارشناس الف (فرضی) |
| ۱۴۰۵/۰۱/۲۰ | نقل و انتقال | اتاق ۱۰۵ | کارشناس ب (فرضی) |
| ۱۴۰۵/۰۶/۰۱ | بلااستفاده | اتاق ۱۰۵ | کارشناس ب (فرضی) |
تاریخِ بهره‌برداری را دقیق بنویسید، چون شروعِ استهلاک به آن بسته است. قاعده‌ی شروع و ماهِ ناقص را از متنِ روزِ ماده‌ی ۱۴۹ و مقرراتِ اجرایی‌اش با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید؛ ما متنِ روز را ندیده‌ایم و اینجا از آن نقل نمی‌کنیم.
انتقال، تحویل‌گیرنده و صورت جلسه
خیلی وقت‌ها مالی که گم‌شده به‌نظر می‌رسد دزدیده نشده؛ جابه‌جا شده و کسی ننوشته است. قاعده ساده است: هیچ دارایی‌ای بدونِ سند دست به دست نشود، حتی بینِ دو اتاقِ یک طبقه. صورت جلسه تحویل اموال این اجزا را می‌خواهد:
- شماره و تاریخِ صورت‌جلسه؛
- پلاک و عنوانِ هر دارایی؛
- محلِ مبدأ و مقصد، و اگر عوض شده مرکز هزینه؛
- تحویل‌دهنده و تحویل‌گیرنده؛
- وضعیتِ ظاهری و نواقص در لحظه‌ی تحویل؛
- امضای دو طرف و یک تأییدکننده.
حساس‌ترین لحظه، رفتنِ یک همکار است. پیش از تسویه، فهرستِ اموالِ تحویلِ او را بگیرید و هر قلم را با صورت‌جلسه به نفرِ بعد بسپارید.
دارایی بلااستفاده و مخارج پس از تحصیل
دستگاهی که در انبار خاک می‌خورد نه فروخته شده و نه از بین رفته، پس نباید از فهرست پاک شود. وضعیتِ بلااستفاده دقیقاً برای همین است: دارایی در دفاتر می‌ماند و معلوم است که کار نمی‌کند.
مخارجِ بعد از خرید هم دو نوع است. تعمیراتِ اساسی و گسترش که عمر یا ظرفیتِ دارایی را بالا می‌برد معمولاً به بهای آن اضافه میشود، و تعمیراتِ جاری و نگهداری هزینه‌ی همان دوره است. این تفکیک یک عرفِ حسابداری است، نه حکمِ مالیاتی، و مرزِ موارد خاکستری را حسابدار یا مشاور مالیاتی تعیین میکند. اگر این مخارج به بها افزوده شد، کارت هم باید همان را نشان دهد، وگرنه دفترِ اموال از تراز جدا می‌افتد.
فروش و اسقاط
خروجِ دارایی فقط پاک‌کردنِ یک ردیف نیست. دارایی از دفاتر میرود، پس باید بها و استهلاک انباشته‌اش هم برود و اختلاف بهصورتِ سود یا زیان ثبت شود. ترتیبِ درست چنین است: اول استهلاک تا تاریخِ خروج حساب میشود، بعد سند می‌خورد. یک مثالِ فرضی: دستگاهی با بهای ۱۰۰ میلیون ریال و ۶۰ میلیون ریال استهلاک انباشته، ۴۰ میلیون ریال ارزشِ دفتری دارد. اگر ۵۵ میلیون ریال فروخته شود، ۱۵ میلیون ریال سود دارد؛ اگر اسقاط شود و چیزی از آن دریافت نشود، همان ۴۰ میلیون ریال زیان است.
برای دارایی گم‌شده یا قراضه هم صورت‌جلسه بگذارید: چه شده، چه کسی تأیید کرده و چه تاریخی. جنبه‌ی مالیاتیِ فروش و اسقاط، از جمله مالیات بر ارزش افزوده و پذیرشِ زیان، حکمِ یک‌خطی ندارد و باید با حسابدار یا مشاور مالیاتی سنجیده شود.
مغایرت دفتر اموال با تراز
جمعِ کارت‌ها باید با مانده‌ی حسابها یکی باشد، ولی وقتی کارت و سند جدا ثبت می‌شوند این دو ممکن است از هم فاصله بگیرند. علت‌های تکراریِ این اختلاف این‌هاست:
- سندِ دستی: کسی مستقیم به حسابِ دارایی سند زده و کارتی ساخته نشده.
- دارایی بی‌سند: اقلامِ موجود روی کارت آمده‌اند ولی مانده‌شان وارد حسابها نشده.
- دو بار بدهکارشدن: فاکتورِ خرید یک بار و سندِ تحصیل بارِ دیگر همان دارایی را بدهکار کرده‌اند.
- استهلاکِ جامانده: استهلاک خارج از سیستمِ اموال ثبت شده یا تا پایانِ دوره حساب نشده.
این مقایسه را برای پایانِ سال نگذارید؛ هر فصل یک بار کافی است تا اختلاف کوچک بماند. اینکه پیش از بستنِ دفاتر چه چیزهایی را کنترل کنید، در راهنمای بستن سال مالی آمده است.
نگهداریِ سوابق را هم جدی بگیرید. ماده‌ی ۶ قانون تجارت چهار دفتر (روزنامه، کل، دارایی و کپیه) را نام می‌برد و کسبه‌ی جزء را مستثنا میکند، و ماده‌ی ۱۳ می‌گوید تاجر باید آن دفاتر را از ختمِ هر سال دست‌کم تا ده سال نگاه دارد. اینکه کارت‌ها و صورت‌جلسه‌های اموالِ شما زیرِ کدام تکلیف قرار می‌گیرد، نتیجه‌گیری‌ای است که با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید.
دارایی ثابت در ملل CRM و آنچه ساخته نشده
این بخش پیش‌فرض برای همکاران بسته است و با اجازه‌ی «دارایی ثابت» باز میشود؛ مدیر همیشه آن را می‌بیند. ساخت و ویرایشِ طبقه، گروه و محل و همه‌ی «تنظیمات دارایی ثابت» فقط با مدیرِ شرکت است، و عملیاتِ سنددار (تحصیل، مخارج پس از تحصیل، استهلاک، خروج و فروش) اجازه‌ی ویرایشِ «اسناد حسابداری» را هم می‌خواهد. چیدنِ اجازه‌ها در راهنمای دسترسی همکاران آمده است.
- راه‌اندازی: در «طبقه و گروه دارایی»، دکمه‌ی «ایجاد طبقه‌های پیش‌فرض» از کدینگِ شرکت طبقه می‌سازد و «محل استقرار دارایی» محل‌ها را تا دو سطح نگه میدارد.
- پلاک: در «تنظیمات دارایی ثابت»، کارتِ «پلاک‌گذاری و گروه پیش‌فرض» با «پیشوند پلاک»، «طول شماره پلاک» و «شروع شماره»؛ فرمِ «افزودن دارایی» دکمه‌ی «پیشنهاد شماره پلاک» و فیلدِ «شماره پلاک قبلی» دارد. پلاکِ تکراری در هر شرکت رد میشود.
- اقلامِ موجود: تیکِ «این دارایی را از قبل داشتیم»، یا کارتِ «ورود از اکسل» در «دارایی‌ها» با «دریافت نمونه فایل» و پیش‌نمایشِ خطای هر سطر. این ثبت‌ها سندِ حسابداری نمی‌زنند. نمونه فایل ستونِ تحویل‌گیرنده ندارد، پس تحویل‌گیرنده‌ی این ردیف‌ها را بعد از ورود با «انتقال دارایی» ثبت کنید.
- کارت: «کارت دارایی» چهار زبانه دارد: «مشخصات»، «گردش»، «اجزای بها» و «اسناد». «چاپ کارت» جای امضای «تحویل‌گیرنده»، «امین اموال» و «مدیر مالی» دارد.
- انتقال: «انتقال دارایی» محل، مرکز هزینه و تحویل‌گیرنده را با دکمه‌ی «ثبت انتقال» عوض میکند و چاپش «صورت‌جلسه تحویل» است با جای امضای «تحویل‌دهنده»، «تحویل‌گیرنده» و «تأیید». وضعیتِ ظاهری و نواقص فیلدِ جدا ندارد و در «یادداشت» ی هر ردیف نوشته میشود. تحویل‌گیرنده در ویرایشِ کارت قفل است و فقط با همین عملیات عوض میشود.
- خرید: در فهرستِ فاکتورهای خرید، دکمه‌ی «تبدیل به دارایی» فرمِ «تحصیل دارایی» را پر میکند. سندِ فاکتور و سندِ تحصیل جدا می‌مانند، پس فاکتورِ آن را بی‌سند بگذارید یا سندش را خودتان اصلاح کنید تا دارایی دو بار بدهکار نشود. این دکمه فقط برای کسی است که اجازه‌ی «دارایی ثابت» را هم دارد و مبلغ بینِ چند دارایی خودکار تقسیم نمی‌شود.
- خروج: «خروج از دفاتر (اسقاط / حذف)» و «فروش دارایی» با «ثبت و صدور سند»؛ سود یا زیان همان‌جا دیده میشود و تا استهلاک به تاریخِ خروج نرسیده باشد، ثبت رد میشود.
- کنترل: آیتمِ «مرور دارایی» (عنوانِ صفحه: «مرور دارایی ثابت») زبانه‌های «گردش دارایی‌ها»، «خلاصه» و «خروج‌ها» و بخشِ «مغایرت با تراز» را دارد که برای یک شرکت، جمعِ کارت‌ها را با مانده‌ی حسابها مقایسه میکند.
«انتخاب از جدول قانونی» روش و نرخ را از جدولِ داخلِ برنامه پر میکند. این ردیف‌ها از نسخه‌های غیررسمیِ ضوابط گردآوری شده‌اند و عددِ رسمی نیستند، پس پیش از ذخیره با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید. همین احتیاط درباره‌ی نرم‌افزار هم هست: اگر دارایی‌ای در یک سالِ مالی بیش از ۶ ماه پشتِ‌سرِهم بلااستفاده بماند، استهلاکِ آن ماه‌ها با ۳۰٪ نرخ حساب میشود و این رفتارِ برنامه است، نه نظرِ مالیاتی.
و این‌ها مهم‌ترین چیزهایی‌اند که در بخشِ اموال امروز ساخته نشده‌اند؛ محدودیت‌های محاسبه‌ی استهلاک در راهنمای محاسبه استهلاک آمده است:
| مورد | وضعیت | راهِ امروز |
|---|---|---|
| چاپ برچسب و بارکدِ پلاک | ساخته نشده | پلاک متن است و برچسب را جدا تهیه می‌کنید |
| صفحهی شمارشِ میدانی (جمعداری) | ساخته نشده | «خروجی اکسل» را برگهی شمارش کنید و دستی تطبیق دهید |
| فیلترِ جدای تحویل‌گیرنده در فهرست | ساخته نشده | ستونش در جدول و در «خروجی اکسل» هست |
| تحویل به کسی که همکارِ فعالِ شرکت در نرم‌افزار نیست | ساخته نشده | فیلدِ «تحویل‌گیرنده» فقط همکارِ فعال را می‌پذیرد؛ نامش را در «یادداشت» ی انتقال بنویسید، که فقط با تغییرِ محل، مرکز هزینه یا تحویل‌گیرنده ثبت میشود |
| پیوستِ عکس یا فایل روی کارت | ساخته نشده | مشخصات بهصورتِ متن در «جزئیات» می‌آید |
| ارسال به سامانهی مؤدیان | ساخته نشده | برای فروشِ دارایی هم ارسالی انجام نمی‌شود |
| اصلاحیه‌ی ۱۳۹۶ در جدولِ داخلِ برنامه | ساخته نشده | اصلاحِ ردیفِ جدول با مدیرِ سیستم است؛ تا آن موقع نرخ یا عمرِ گروه را دستی وارد کنید |
اگر هنوز مطمئن نیستید اموال باید در CRM، در نرم‌افزار حسابداری یا در ERP بنشیند، مرزِ این سه را در تفاوت CRM، ERP و نرم‌افزار حسابداری بخوانید و پیش از خرید از چک‌لیست انتخاب CRM استفاده کنید. فهرستِ کاملِ بخش‌ها در امکانات ملل CRM است و اگر شرکتتان کوچک است، CRM برای کسب‌وکار کوچک نقطه‌ی شروعِ بهتری است.
پرسش‌های متداول درباره‌ی نرم‌افزار اموال
نرم افزار اموال چه فرقی با فایل اکسل اموال دارد؟
اکسل فقط وضعِ امروز را نشان میدهد و با هر بازنویسی، سابقه از بین میرود. نرمافزارِ اموال هر جابهجایی را با تاریخ و سند نگه میدارد، پلاکِ تکراری نمیپذیرد و بها و استهلاک را به حسابها وصل میکند.
پلاک کوبی اموال را از کجا شروع کنیم؟
اول مرزِ اقلامِ پلاکخور را با حسابدار تعیین کنید، بعد قالبِ شماره را ثابت کنید و اتاقبهاتاق جلو بروید. شماره نباید محل یا نامِ شخص را در خود داشته باشد و پلاکِ قدیمی را برای جستوجو نگه دارید.
صورت جلسه تحویل اموال چه چیزهایی باید داشته باشد؟
شماره و تاریخ، پلاک و عنوانِ هر دارایی، محلِ مبدأ و مقصد، تحویل‌دهنده و تحویل‌گیرنده، وضعیتِ ظاهری و نواقص، و امضای دو طرف به‌اضافه‌ی تأییدکننده. صورت‌جلسه باید برای هر جابهجایی جدا باشد تا سابقه گم نشود.
ملل CRM چاپ بارکد پلاک و شمارش اموال دارد؟
نه. چاپِ برچسب و بارکدِ پلاک و صفحهی شمارشِ میدانی ساخته نشده است. پلاک بهصورتِ متن روی کارت ثبت میشود و برای جمعداری میتوانید از «خروجی اکسل» برگهی شمارش بسازید و نتیجه را دستی تطبیق دهید.
فروش دارایی در ملل CRM به سامانه مودیان میرود؟
نه. فروشِ دارایی سندِ حسابداری میزند، ولی ارسال به سامانهی مؤدیان در ملل CRM ساخته نشده و این فروش به «وصول مطالبات» هم نمیرود. تکلیفِ مالیاتیِ این فروش را با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید.
منابع
این مقاله نظرِ حقوقی یا مالیاتی نیست؛ پیش از هر تصمیم با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید. قانون تجارت از مرکز پژوهش‌های مجلس خوانده شد. سایرِ موارد هنگامِ نوشتن باز نشدند و متنشان فقط از نمایه‌ی جستوجو دیده شد.
