بستن سال مالی یعنی چه؟
بستن سال مالی یعنی کامل‌بودنِ سندهای یک دوره را بسنجید، ماندهی حسابهای درآمد و هزینه را صفر کنید تا سود یا زیان معلوم شود، ماندهی دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام را با سند اختتامیه ببندید، با سند افتتاحیه به سال بعد ببرید و در پایان دوره را قفل کنید.
سندهای پایانی خودشان چیزی را درست نمی‌کنند؛ فقط از مانده‌های موجود عکس می‌گیرند. پس بیشترِ کارِ پایان سال پیش از صدورِ این سندها انجام میشود.
این راهنما آموزشی است و مراحلِ عمومیِ حسابداری را می‌گوید. مهلتِ اظهارنامه و نرخِ مالیات در آن نیامده، چون به سال و وضعیتِ هر شرکت بستگی دارد. هر تصمیمِ مالیاتی را با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید.
چک لیست پیش از بستن سال مالی
این جدول را به ترتیب جلو بروید. ستونِ آخر نشانه‌ی تمام‌شدن است؛ اگر نمی‌توانید با یک عدد یا یک گزارش نشانش بدهید، آن ردیف هنوز باز است.
| حوزه | چه چیزی بررسی میشود | نشانه‌ی تمام‌شدن |
|---|---|---|
| فروش و خرید | همه‌ی فاکتورها و برگشتی‌های سال ثبت شده‌اند؛ کالایی که در روزهای آخرِ سال تحویل شده، در همان سال فاکتور شده است | فاکتورِ بی‌سند نمانده و شماره‌های فاکتور حفره ندارند |
| بانک و صندوق | صورتحساب بانکی با دفتر تطبیق شده، کارمزدها ثبت و صندوق شمرده شده است | مغایرتِ بانکی توضیح دارد و صندوق با شمارش یکی است |
| چک‌ها | چک‌های دریافتی و پرداختیِ سررسیدگذشته و چک‌های برگشتی | هر چک یک وضعیتِ روشن دارد |
| طرف‌حساب‌ها | ماندهی مشتریان و تأمین‌کنندگان با خودشان تطبیق شده است | هر اختلاف یا اصلاح شده یا دلیلش نوشته شده است |
| انبار | انبارگردانی، ثبتِ مغایرت، و قیمت‌گذاریِ اسنادِ انبار تا پایان سال | موجودیِ دفتر با شمارش یکی است و بهای تمام‌شده‌ی فروشِ سال ثبت شده است |
| تولید | سفارش‌های نیمه‌کاره | هر سفارش یا تمام شده یا تکلیفش روشن است |
| دارایی ثابت | خرید و فروشِ دارایی‌ها و استهلاکِ سال | استهلاک تا آخرین روزِ سال ثبت شده است |
| ارز | حسابهای ارزیِ مانده‌دار با نرخِ پایانِ دوره | سند تسعیر صادر شده یا حسابِ ارزیِ مانده‌داری نیست |
| سندهای تعدیلی | هزینه‌های پرداخت‌نشده، پیش‌پرداخت‌ها و درآمدهای پیش‌دریافت | هر کدام در سالِ درستِ خودش نشسته است |
| مالیات | ارزش افزوده و گزارش فصلی با جمعِ خرید و فروشِ دفتر تطبیق شده است | اختلاف‌ها را حسابدار یا مشاور مالیاتی دیده است |
چند ردیفِ این جدول خودشان راهنمای جدا دارند: فاکتور رسمی و وصول مطالبات، پیگیری چک و اقساط، انبارگردانی و محاسبه‌ی استهلاک. درباره‌ی استهلاک، نرخ و روش را با جدول رسمیِ روز و حسابدارتان بسنجید.
ردیفِ مالیات دو تله دارد. مهلتِ گزارش معاملات فصلی را پرتال سازمان امور مالیاتی ۴۵ روز پس از پایان هر فصل اعلام کرده است؛ تاریخِ هر فصل را از اطلاعیه‌ی رسمیِ همان فصل بگیرید. درباره‌ی سامانهی مؤدیان هم متنِ ابلاغیِ ۱۳۹۸ قانون پایانه‌های فروشگاهی می‌گوید صورتحسابی که پس از مواعدِ قانون در سامانه ثبت نشده، در مراجع دادرسی مالیاتی قابلِ استناد نیست. این متن ممکن است اصلاح شده باشد و شمولِ آن به وضعیتِ شرکت بستگی دارد؛ با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید.
حسابهای موقت و دائم
بعضی حسابها در پایان سال صفر میشوند و بعضی ادامه دارند. فروشِ امسال نباید با فروشِ پارسال جمع شود؛ ولی ماندهی بانک همان ماندهی دیروز است.
| نوع حساب | نمونه | در پایان سال |
|---|---|---|
| موقت (سود و زیانی) | فروش، برگشت از فروش، بهای تمامشده، هزینهها | با سند بستن حسابها صفر میشوند و سالِ بعد از صفر شروع می‌کنند |
| دائم (ترازنامه‌ای) | بانک، صندوق، مشتریان، موجودی کالا، بدهی‌ها، سرمایه، سود انباشته | با اختتامیه بسته و با افتتاحیه دوباره باز میشوند |
| انتظامی | تعهدها و تضمین‌هایی که فقط برای یادداشت در دفتر می‌آیند | مانند حسابهای دائم منتقل میشوند |
مثالِ کاملاً فرضیِ ما «شرکتِ نمونه» است با این ماندهها، به میلیون ریال: فروش ۹٬۰۰۰، بهای تمامشده ۵٬۵۰۰، سایر هزینهها ۲٬۵۰۰، دارایی‌ها ۱۲٬۰۰۰، بدهی‌ها ۵٬۰۰۰ و حقوق صاحبان سهام پیش از سودِ امسال ۶٬۰۰۰.
سند بستن حسابهای سود و زیانی
اولین سندِ پایانی، ماندهی هر حسابِ درآمد و هزینه را معکوس میکند تا صفر شود. تفاوتِ دو طرف همان سود یا زیانِ خالصِ سال است و به حسابی در حقوق صاحبان سهام میرود، معمولاً «سود (زیان) انباشته». برخی حسابدارها این مسیر را از یک حسابِ میانیِ «خلاصه‌ی سود و زیان» می‌برند؛ نتیجه یکی است.
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| فروش | ۹٬۰۰۰ | — |
| بهای تمامشده | — | ۵٬۵۰۰ |
| سایر هزینهها | — | ۲٬۵۰۰ |
| سود (زیان) انباشته | — | ۱٬۰۰۰ |
| جمع | ۹٬۰۰۰ | ۹٬۰۰۰ |
کنترلِ این سند ساده است: سودی که در آن نوشته میشود باید با گزارش سود و زیان برابر باشد. اگر نبود، جایی سندی عوض شده یا حسابی در گزارش نیامده است؛ پیش از رفتن به مرحله‌ی بعد علتش را پیدا کنید. ثبتِ مالیاتِ عملکرد، اندوخته‌ها و تقسیم سود در این مثال نیامده‌اند؛ زمان و شکلشان را از حسابدار یا مشاور مالیاتی بپرسید.
سند اختتامیه و تراز اختتامیه
بعد از سند قبلی، فقط حسابهای دائم مانده دارند. حالا در آخرین روزِ سال ماندهی هر کدام معکوس میشود: دارایی که بدهکار بود بستانکار میشود و بدهی و حقوق صاحبان سهام برعکس. در روشی که در ایران متداول است، طرفِ مقابلِ این ردیف‌ها یک حسابِ واسط به نامِ «تراز اختتامیه» است. مثالِ ما، با حقوق صاحبان سهامِ ۷٬۰۰۰ که سودِ امسال را هم دارد:
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| دارایی‌ها | — | ۱۲٬۰۰۰ |
| تراز اختتامیه (طرفِ دارایی‌ها) | ۱۲٬۰۰۰ | — |
| بدهی‌ها | ۵٬۰۰۰ | — |
| حقوق صاحبان سهام | ۷٬۰۰۰ | — |
| تراز اختتامیه (طرفِ بدهی و حقوق صاحبان سهام) | — | ۱۲٬۰۰۰ |
| جمع | ۲۴٬۰۰۰ | ۲۴٬۰۰۰ |
ماندهی خالصِ حسابِ واسط صفر است. برای همین حسابِ واسط نباید ناترازی را بپوشاند: اگر ردیف‌های حسابها خودشان تراز نمی‌شوند، اختلاف جایی در سندهای سال است و باید همان‌جا پیدا شود. عبارتِ «تراز اختتامیه» به معنای ترازی که بعد از بستنِ حسابهای موقت گرفته میشود هم به کار میرود؛ در این تراز نباید هیچ حسابِ درآمد یا هزینه‌ای مانده داشته باشد.
سند افتتاحیه سال بعد
سند افتتاحیه آینهی اختتامیه است. در اولین روزِ سالِ بعد، هر حساب به ماندهی پایانیِ خودش برمی‌گردد و طرفِ مقابلش حسابِ واسطِ «تراز افتتاحیه» است. در مثالِ ما دارایی‌ها ۱۲٬۰۰۰ بدهکار میشوند، بدهی‌ها ۵٬۰۰۰ و حقوق صاحبان سهام ۷٬۰۰۰ بستانکار، و حسابهای موقت در این سند نیستند.
سه کنترلِ سریع بعد از صدور:
- ماندهی هر حساب در افتتاحیه با ماندهی آخرِ سال در تراز پیش از اختتامیه یکی است.
- خالصِ حسابِ «تراز افتتاحیه» صفر است؛ ماندهی این حساب یعنی چیزی ناقص وارد شده است.
- طرف‌حساب‌های زیرِ هر حساب هم منتقل شده‌اند، نه فقط ماندهی کلی.
ترتیبِ کارها و نقطه‌ی شروعِ برگشت
هر مرحله روی نتیجه‌ی مرحله‌ی قبل بنا میشود. ترتیبِ درست این است:
- کامل‌کردنِ چک لیست، از جمله قیمت‌گذاریِ انبار و استهلاک.
- تسعیر ارز و سندهای تعدیلی.
- سند بستن حسابهای سود و زیانی.
- سند اختتامیه.
- سند افتتاحیه سال بعد.
- قطعی‌کردنِ سندهای سال و قفل‌کردنِ آن.
برگشت درست برعکس است و از آخرین سند شروع میشود: اول افتتاحیه، بعد اختتامیه، بعد بستن حسابها. دلیلش ساده است: افتتاحیه از روی اختتامیه ساخته شده و اختتامیه از مانده‌های بعد از بستن. اگر سندِ وسط را حذف کنید و آخری را نگه دارید، سندی می‌ماند که مبنایش دیگر وجود ندارد. یک مرزِ مهم هم همین‌جاست: سند تسعیر باید پیش از سند بستن بیاید، چون سود یا زیانِ تسعیر خودش در حسابهای موقت می‌نشیند.
سند ناهمخوان: اگر بعد از بستن چیزی عوض شد
گاهی فاکتوری دیر می‌رسد یا اشتباهی بعد از صدورِ سندها پیدا میشود. هر تغییری در سالی که سندهای پایانیاش صادر شده، آن سندها را از عددهای واقعی جدا میکند. به چنین سندی «ناهمخوان» می‌گوییم.
راهِ اصلاح همان برگشتِ مرحله‌ی قبل است:
- اگر سال قفل شده، اول بازش کنید؛ اگر سندهای پایانی قطعی شده‌اند، آنها را هم از حالتِ قطعی برگردانید.
- افتتاحیه، اختتامیه و بستن حسابها را به همین ترتیب حذف کنید.
- سندِ اصلی را اصلاح کنید و چک لیست را برای همان بخش دوباره بگذرانید.
- سه سند را به ترتیبِ عادی دوباره صادر و سال را قفل کنید.
یک احتیاط: اگر صورتهای مالی یا اظهارنامهی آن سال ارائه شده، بازکردنِ سال فقط یک کارِ فنی نیست. پیش از بازکردن، با حسابدار یا مشاور مالیاتی تصمیم بگیرید که اصلاح کجا ثبت شود.
پس از بستن، دفاتر را هم نگه دارید. ماده‌ی ۶ قانون تجارت چهار دفتر را نام می‌برد (روزنامه، کل، دارایی و کپیه؛ کسبه‌ی جزء مستثنا هستند) و ماده‌ی ۱۳ می‌گوید تاجر باید این دفاتر را از ختمِ هر سال دست‌کم تا ده سال نگاه دارد. برای مدتِ نگهداری از نظرِ قوانینِ مالیاتیِ امروز عددِ تأییدشده‌ای نداریم؛ آن را از مشاورتان بپرسید.
پایان سال در ملل CRM
در ملل سی آر ام این کار دو صفحه‌ی اصلی دارد. نامِ داخلِ «» همان چیزی است که در نرم‌افزار می‌بینید. «عملیات پایان سال» در «بخش حسابداری ← راه‌اندازی و تنظیمات» است و این آیتمِ منو فقط برای مدیرِ شرکت دیده میشود:
- چک لیستِ زنده: با کشوهای «شرکت» و «سال مالی» جدولی در گروه‌های «فروش و خرید»، «دریافت و پرداخت»، «انبار»، «تولید»، «دارایی ثابت» و «حسابداری» می‌آید؛ سه گروهِ میانی فقط برای کسی که آن بخش‌ها را می‌بیند. هر ردیف دکمه‌ی «رفتن به صفحه» دارد و تیکِ دستی ندارد: «بسته» فقط وقتی می‌آید که عدد صفر شود یا سند همخوان باشد.
- دکمه‌ها (فقط مدیرِ شرکت): «دائم کردن اسناد تا پایان سال» و «بستن سال مالی» که فقط با «بسته» یا «لازم نیست» بودنِ همه‌ی ردیف‌های غیرِاختیاری کار میکند؛ دکمه‌ی «بستن سال» در «سال‌های مالی» این شرط را نمی‌سنجد، پس سال را از همین صفحه ببندید. «دائم کردن اسناد تا پایان سال» سندهای موقت و بررسی‌شده را تا آخرین روزِ سال دائم میکند و «بستن سال مالی» تا صفرشدنِ ردیفِ «اسنادِ غیرِدائمِ سال» فعال نمی‌شود؛ پس دکمه‌ی دائم‌کردن را بعد از صدورِ «۱. بستن حسابهای سود و زیانی» و «۲. سند اختتامیه» و پس از بازبینیِ نهایی بزنید. سندِ دائم ویرایش و حذف نمی‌شود، مگر مدیرِ شرکت برش گرداند.
- یادآوری: از ۱۰ روز مانده به پایانِ سال کارتی زرد در «خانه» و «اسناد حسابداری» می‌آید.
«سندهای بستن و افتتاحیه» در «اسناد و گزارش‌های مالی» سه کارت به ترتیبِ اجرا دارد و هر کارت پیش از صدور پیش‌نمایش میدهد:
- «۱. بستن حسابهای سود و زیانی»: سود یا زیان به «حساب مقصد سود و زیان» میرود. «سود/زیان خالص» کنارِ «طبق گزارش سود و زیان» می‌آید و اگر برابر نباشند سند صادر نمی‌شود. برای هر نوعِ سند (رسمی، غیررسمی، مشخص‌نشده) یک سند صادر میشود.
- «۲. سند اختتامیه»: طرفِ مقابل حسابِ واسطِ «تراز اختتامیه» از «نقش حسابها» است؛ اگر این نقش تعیین نشده باشد یا ردیف‌ها تراز نشوند، صادر نمی‌شود و علتش را می‌گوید.
- «۳. سند افتتاحیه سال بعد»: طرفِ مقابل «تراز افتتاحیه» از «نقش حسابها» است و بی‌این نقش صادر نمی‌شود؛ اگر سالِ بعد نباشد ساخته میشود. اگر سالِ بعد «عملیات اول دوره» ی خزانه، «موجودی اول دوره» ی انبار یا افتتاحیه‌ی دستی داشته باشد، صادر نمی‌شود.
- نشانِ قرمزِ «ناهمخوان»: یعنی بعد از صدور، سندی از همان سال عوض شده است. ترتیبِ حذف اجباری است (افتتاحیه، اختتامیه، بستن حسابها) و سندِ سالِ بسته تغییر نمی‌کند، پس اول از «سال‌های مالی» با «بازکردن سال» بازش کنید. سندِ دائم هم حذف نمی‌شود: مدیرِ شرکت باید آن را در فرمِ سند با «برگشت از دائم» برگرداند، و سندی که در «اسناد کل» آمده تا حذفِ همان سند کل برنمی‌گردد.
«پایان سال خزانه» (فقط مدیرِ شرکت) با دکمه‌ی «محاسبه و انتقال به سال بعد» ماندهی بانک، صندوق و کارتخوان را منتقل میکند؛ اگر بعداً سندی از آن سال عوض شد، «بازمحاسبه» بزنید، وگرنه ردیفِ همین کار در چک لیست باز می‌ماند. «سند تسعیر ارز» سالی را که سند بستن یا اختتامیه دارد نمیپذیرد. «تراز آزمایشی» و «گزارش دفاتر» با تیک‌های «اختتامیه» و «بستن حسابها» خاموش باز میشوند تا ماندهی سالِ بسته‌شده صفر دیده نشود. صدور و حذفِ سندهای پایانی و بستن و بازکردنِ سال کارِ مدیرِ شرکت است و هر شرکتِ زیرمجموعه جدا بسته میشود.
| موضوع | وضعیت | توضیح |
|---|---|---|
| چک لیستِ زنده و سه سندِ پایانی | در حال تکمیل | «عملیات پایان سال» و «سندهای بستن و افتتاحیه» |
| تطبیقِ ارزش افزوده و گزارش فصلی | در حال تکمیل | «گزارش ارزش افزوده» و «گزارش خرید و فروش فصلی» |
| ارسالِ صورتحساب به سامانهی مؤدیان | ساخته نشده | «تنظیمات مالیاتی و سامانه مودیان» فقط تنظیمات و سنجشِ آمادگی است |
پرسش‌های متداول درباره‌ی بستن سال مالی
بستن سال مالی چیست؟
بستن سال مالی یعنی پس از کاملشدنِ سندهای دوره، حسابهای درآمد و هزینه صفر شوند تا سود یا زیان معلوم شود، ماندهی حسابهای دائم با سند اختتامیه بسته و با سند افتتاحیه به سال بعد برده شود، و در پایان دوره قفل شود.
تفاوت سند اختتامیه و سند افتتاحیه چیست؟
سند اختتامیه در آخرین روزِ سال ماندهی حسابهای دائم را معکوس و صفر میکند. سند افتتاحیه در اولین روزِ سالِ بعد همان ماندهها را برمیگرداند. این دو آینهی هماند و هر حساب در افتتاحیه باید با ماندهی پایانیاش برابر باشد.
حساب های موقت کدام اند؟
حسابهای موقت همان حسابهای سود و زیانیاند: فروش، برگشت از فروش، بهای تمامشده و هزینهها. ماندهی آنها فقط مالِ همان سال است، پس در پایان سال بسته میشوند و سود یا زیانِ خالص به حقوق صاحبان سهام میرود.
بعد از بستن سال مالی میشود سندی را اصلاح کرد؟
سالِ قفلشده اصلاح نمیپذیرد، مگر اول باز شود. بعد سندهای پایانی به ترتیبِ افتتاحیه، اختتامیه و بستن حسابها حذف میشوند، اصلاح انجام میشود و همانها دوباره به ترتیبِ عادی صادر میشوند. اگر صورتهای مالی یا اظهارنامهی آن سال داده شده، پیش از این کار با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید.
ملل CRM سال مالی را خودکار میبندد؟
نه. «عملیات پایان سال» فهرستِ زندهی کارهای باز را نشان میدهد و «سندهای بستن و افتتاحیه» پیشنمایشِ هر سند را؛ صدور و بستن کارِ مدیرِ شرکت است. بخشِ حسابداری «در حال تکمیل» است و جای قضاوتِ حسابدار را نمیگیرد.
ملل CRM فاکتور را به سامانه مؤدیان میفرستد؟
نه. ارسالِ صورتحساب به سامانهی مؤدیان هنوز ساخته نشده است. «گزارش ارزش افزوده» و «گزارش خرید و فروش فصلی» برای تطبیقاند و چیزی را به سازمان امور مالیاتی نمیفرستند.
منابع
متنِ قانون‌ها ممکن است اصلاح شده باشد؛ نسخه‌ی روز را با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید.
