دو راهِ نوشتن با صدا
| ابزار | چه می‌کند | هزینه |
|---|---|---|
| میکروفونِ کنارِ کادر | حرفتان را همان لحظه داخلِ همان کادر تایپ می‌کند. | رایگان؛ حتی با اعتبارِ صفر. |
| «ثبتِ کار با صدا» | هوشِ مصنوعی از حرفتان مکالمه، یادآور، کارِ همکار یا مخاطبِ تازه درمی‌آورد و فرمِ تأیید را پر می‌کند. | تحلیل از «اعتبار هوش مصنوعی» کم می‌کند؛ تبدیلِ صدا به متن با «تشخیصِ مرورگر» رایگان و با Whisper پولی است. |
میکروفونِ کنارِ هر کادر: کجا هست و کجا نیست
تقریباً در هر کادرِ متنیِ نرم‌افزار میکروفون هست: نام و نام خانوادگی، تلفن، آدرس، شرحِ مکالمه، توضیحات، کادرهای جستجو و متنِ تیکتِ پشتیبانی. در بیشترِ کادرها، کوتاه یا بلند، یک آیکنِ ریزِ میکروفون داخلِ خودِ کادر است؛ در چند کادر، مثلِ کادرهای پنلِ «ثبتِ کار با صدا»، دکمهی «نوشتن با صدا (رایگان)» زیرِ کادر می‌آید.
- روی میکروفون بزنید. دکمه قرمز و تپنده میشود.
- حرف بزنید. متن همان لحظه داخلِ کادر نوشته میشود.
- برای پایان، دوباره روی همان دکمه بزنید.
- متن را بخوانید و اگر لازم بود با صفحه‌کلید اصلاح کنید. بعد دکمهی ذخیره‌ی همان فرم را بزنید؛ مثلاً «ذخیره اطلاعات».
- متنِ قبلی پاک نمیشود. گفته‌ی شما به دنبالِ نوشته‌ی کادر اضافه میشود. تنها استثنا کادرهای جستجوست: آنجا گفته جای متنِ قبلی می‌نشیند و بعد از پایانِ گفتن، خودش جستجو می‌کند.
- اول میکروفون را ببندید، بعد تایپ یا ذخیره کنید. اگر هم‌زمان با حرف‌زدن داخلِ همان کادر تایپ کنید، ممکن است چند حرفِ آخر بازنویسی شود.
- هر لحظه فقط یک میکروفون روشن است؛ تا آن یکی را نبندید، بقیه‌ی میکروفون‌ها خاموش‌اند و «ضبطِ جدید» دیده نمیشود.
این کادرها عمداً میکروفون ندارند:
- رمز عبور و نامِ کاربری؛ این‌ها را نباید بلند گفت.
- کادرهای تاریخ؛ تقویمِ شمسیِ خودشان را دارند.
- کادرهای فقط‌خواندنی، و کادرهای تأییدِ ادغامِ سازمان و رابط که باید دقیق تایپ شوند.
- کادرهایی که حروفِ لاتین می‌گیرند، مثلِ شماره‌ی شبا، لینک و نامِ انگلیسیِ برند.
- کادرهای مبلغ و عدد، و کشوهای «جستجو و انتخاب» مثلِ شهر که باید از فهرست انتخاب شوند.
سه راهِ شروعِ «ثبتِ کار با صدا»
- دکمهی شناورِ «ثبتِ کار با صدا»: دکمهی بنفشِ گوشه‌ی پایینِ همه‌ی صفحه‌ها، برای هر همکاری که وارد شده است. مشتری یا همکار را از خودِ حرفتان پیدا می‌کند.
- «افزودن مکالمه با صدا»: در صفحه‌ی «مکالمات مشتری»، کنارِ «افزودن مکالمه جدید». مشتری از قبل انتخاب شده و لازم نیست نامش را بگویید.
- «پاسخ با صدا»: در منوی سه‌نقطه‌ی هر مکالمه کنارِ «پاسخ به مکالمه»، در صفحه‌ی خودِ مکالمه کنارِ «پاسخ در مکالمه جدید»، در صفحه‌ی «کار محول‌شده به شما» کنارِ «ثبت پاسخ و اتمام کار» و در صفحه‌ی یک وظیفه. کارِ اصلیِ این ضبط همیشه پاسخِ داخلِ همان رشته ثبت میشود؛ اگر از همان صدا کارِ جداگانه‌ی دیگری هم دربیاید، کارتِ خودش را دارد و جدا ثبت میشود، مگر نشانِ «ادامه‌یِ کارِ بالا» داشته باشد.
دو میان‌برِ «افزودن مکالمه با صدا» و «پاسخ با صدا» ضبط را همان لحظه با روشِ Whisper شروع میکنند که پولی است و با اعتبارِ صفر اصلاً شروع نمیشود. «تشخیصِ مرورگر» ی رایگان فقط از دکمهی شناور و «ضبطِ جدید» در دسترس است؛ ولی آنجا مشتری از قبل انتخاب نشده و نتیجه پاسخِ یک مکالمهی مشخص ثبت نمیشود. برای پاسخ در همان رشته، «پاسخ با صدا» را بزنید یا متن را با میکروفونِ کنارِ کادرِ فرمِ «پاسخ به مکالمه» بنویسید.
در پنل فقط مشتریانی پیدا می‌شوند که در فهرستِ مشتریانِ خودتان می‌بینید، مگر ادمینِ شرکت باشید یا کلیدِ «دیدنِ همه‌ی مشتریانِ شرکت» برایتان روشن باشد (راهنمای دسترسی همکاران).
قدم‌به‌قدم: از ضبط تا ثبت
- دکمهی شناورِ «ثبتِ کار با صدا» را بزنید. پنلی با همین عنوان و برچسبِ زردِ «آزمایشی» باز میشود. دکمهی «راهنما» (علامتِ سؤال) چند جمله‌ی نمونه نشان می‌دهد.
- «ضبطِ جدید» را بزنید و روش را انتخاب کنید: «تشخیصِ مرورگر (رایگان)» یا «Whisper». قیمتِ تقریبیِ هر دقیقه‌ی Whisper روی خودِ دکمه نوشته شده است. مقایسه‌ی دو روش در ثبت پیگیری با صدا.
- حرف بزنید. با تشخیصِ مرورگر، متن همان لحظه زیرِ «متنی که شنیده میشود:» می‌آید. شماره‌ی موبایل را رقم‌به‌رقم بگویید («صفر، نه، یک، دو»)، نه «نهصد و دوازده».
- «پایانِ ضبط» را بزنید. صفحه‌ی «لطفاً قبل از تحلیل، متنِ پیاده‌شده را بررسی کنید» باز میشود.
- متن را در کادرِ «متنِ پیاده‌شده از صدا (در صورتِ نیاز ویرایش کنید)» بخوانید و اصلاح کنید. اگر با Whisper ضبط کرده‌اید، صدای اصلی را همان‌جا می‌شنوید. برای افزودنِ حرفِ تازه «ادامه‌یِ ضبط» را بزنید.
- «تأیید و تحلیل» را بزنید. لازم نیست منتظر بمانید؛ به کارتان برسید یا ضبطِ دیگری شروع کنید.
- وقتی تحلیل آماده شد، دکمهی شناور نارنجی میشود و عددِ کارهای منتظر را نشان می‌دهد (روی کامپیوتر «نیاز به تأیید دارد» هم می‌نویسد؛ روی گوشی فقط آیکن و عدد). رویش بزنید.
- اگر برنامه مطمئن نباشد، می‌پرسد: زیرِ «یک سؤال دارم» در کادرِ «پاسختان» جواب دهید و «بفرست و دوباره تحلیل کن» را بزنید. اگر مشتری از صدا معلوم نشد، نامش را جستجو و انتخاب کنید؛ اگر پیدا نشد، «ثبتِ مخاطبِ جدید» را بزنید.
- فرمِ «این کارها آماده‌اند — قبل از ثبت بررسی و تأیید کنید» را بخوانید (بخشِ بعد) و «تأیید و ثبتِ همه» را بزنید.
اگر برنامه تشخیص دهد کار به همکار سپرده میشود، مخاطبِ تازه است یا وظیفه‌ای در یک پروژه است (و همیشه در «پاسخ با صدا» ی صفحه‌ی وظیفه)، به‌جای کارت‌های بخشِ بعد فرمِ کوتاه‌تری می‌آید و دکمهی آخر «تأیید و ارجاع» یا «تأیید و ثبت» است. تا آن را نزنید چیزی ذخیره نمیشود؛ تنها استثنا «ثبتِ سازمان و ادامه» است که سازمانِ تازه‌ی مخاطب را همان لحظه ثبت می‌کند.
پیش از تأیید چه چیزی را نگاه کنید
یک ضبط می‌تواند چند کار بسازد؛ مثلاً یک مکالمه و یک یادآور برای خودتان. هر کار یک کارت دارد:
- تیکِ بالای کارت: برداشتنش یعنی این کار ثبت نشود. دکمهی سطلِ زباله کارت را کلاً حذف می‌کند.
- «متن»: همان چیزی که در پرونده‌ی مشتری می‌ماند و از زبانِ خودتان نوشته شده. یک بار کامل بخوانید.
- «موضوع» و «نحوه‌یِ پیگیری»: هر دو اجباری‌اند و از فهرستِ شرکتِ شما انتخاب می‌شوند. موردی که کنارش «(جدید)» آمده در فهرست نیست و با تأیید ساخته میشود؛ پیش از تأیید عنوانش را اصلاح کنید یا یکی از موردهای موجود را بردارید. نحوه‌یِ پیگیریِ تازه را فقط ادمینِ شرکت می‌سازد.
- «تاریخِ پیگیری»: تاریخ‌های نسبی مثلِ «هفته‌ی آینده» را خودِ برنامه با تقویمِ شمسی حساب می‌کند. اگر روی جمعه بیفتد، تذکرِ «این تاریخ جمعه است — اگر لازم بود جابه‌جایش کنید.» می‌آید.
- «ساعتِ یادآوری»: اگر می‌خواهید مسئول سرِ ساعتِ مشخصی زنگ بشنود، این را پر کنید. کارِ بی‌ساعت بی‌زنگ در فهرستِ کارهایش می‌نشیند.
- «مهلتِ انجامِ کار»: اختیاری؛ یعنی تا کِی فرصت دارد.
- «مسئولِ پیگیری»: یک یا چند همکار را تیک بزنید. اگر دو همکار یک نام‌خانوادگی داشته باشند و نامِ کوچک را نگفته باشید، برنامه هیچ‌کدام را انتخاب نمی‌کند و تذکر می‌دهد.
- «یادآوریِ پیگیری ساخته شود»: اگر برای این کار یادآوری نمی‌خواهید، تیکش را بردارید تا فقط ثبت شود.
- کارتِ «پیش‌نویس»: جمله‌ای از حرفتان که هوشِ مصنوعی برایش کاری نساخته بود. خاموش می‌آید؛ اگر واقعاً کار است، تیکش را بزنید و کاملش کنید.
- نشانِ «ادامه‌یِ کارِ بالا»: این کار زیرِ کارِ بالایی و در همان رشته ثبت میشود، نه جداگانه.
بعد از ثبت، کشوی «متن اصلی صدا» زیرِ هر موردِ صوتی حرفِ پیاده‌شده‌ی شما را نشان می‌دهد. فرمِ دستیِ مکالمه را در راهنمای ثبت مکالمه و پیگیری بعدی و سپردنِ کار را در راهنمای سپردن کار به همکار ببینید.
«اعتبار هوش مصنوعی» و هزینه
- دو بخشِ هزینه: تبدیلِ صدا به متن، و تحلیلِ متن. تبدیل با «تشخیصِ مرورگر» رایگان است و با Whisper بر اساسِ طولِ صدا حساب میشود؛ پس ضبطِ بلند با Whisper معمولاً از خودِ تحلیل گران‌تر درمی‌آید. تحلیل همیشه از اعتبار کم می‌کند.
- هزینه را می‌بینید: بالای فرمِ «این کارها آماده‌اند…»، کادرِ «هزینه‌یِ این ضبط» هزینه‌ی تبدیل و تحلیل و «جمعِ این ضبط» را به ریال نشان می‌دهد. اگر از دکمهی شناور شروع کنید، تحلیل دو مرحله دارد (اول تشخیصِ نوعِ کار، بعد از پیداشدنِ مشتری تحلیلِ کامل) و هزینه‌ی مرحله‌ی اول در این کادر نیست؛ همه‌ی برداشت‌ها در جدولِ صفحه‌ی «اعتبار هوش مصنوعی» می‌آید.
- هر همکار کیفِ خودش را دارد. اگر اعتبارِ یک نفر تمام شود، فقط هوشِ مصنوعیِ همان نفر می‌ایستد. ادمینِ شرکت از منوی «تنظیمات دسترسی»، «اعتبار هوش مصنوعی» را باز می‌کند و اعتبارِ شرکت را بینِ همکاران تقسیم می‌کند.
- مانده‌ی خودتان: همکارِ عادی در همان صفحه فقط مانده و مصرفِ خودش را می‌بیند. راهِ رسیدن: دکمهی شناورِ «آموزش» را باز کنید و روی «اعتبار: … ریال» بزنید.
هوشِ مصنوعی در کجاهای دیگرِ CRM به کار می‌آید و کجا نه، در هوش مصنوعی در CRM: چه کاری برمی‌آید و چه نه آمده است.
برچسبِ «آزمایشی» یعنی چه؟
کنارِ «افزودن مکالمه با صدا»، «پاسخ با صدا» و عنوانِ پنلِ «ثبتِ کار با صدا» برچسبِ زردِ «آزمایشی» می‌بینید. یعنی تحلیلِ هوشِ مصنوعی هنوز در حالِ تکمیل است و ممکن است اشتباه کند. پس پیش از تأیید، متن، تاریخ و مسئولِ پیگیری را خودتان بخوانید. میکروفونِ کنارِ کادرها این برچسب را ندارد؛ فقط حرفتان را می‌نویسد و چیزی را تحلیل نمی‌کند.
اینکه ثبت با صدا چه وقتی از فروشنده آزاد می‌کند، در ثبت پیگیری با صدا نوشته‌ایم.
اگر کار نکرد
- اگر میکروفون روی آیفون کار نکرد: صفحه را با Safari باز کنید، نه Chrome.
- اگر شماره‌ی موبایل اشتباه نوشته شد: اگر شماره ۱۱ رقم نباشد، پیش از تحلیل هشدارِ زرد می‌آید. همان‌جا اصلاحش کنید و دفعه‌ی بعد رقم‌به‌رقم بگویید.
- اگر «تأیید و ثبتِ همه» خاموش ماند: یکی از کارت‌های تیک‌خورده «متن»، «موضوع» یا «نحوه‌یِ پیگیری» ندارد، یا یادآوری می‌خواهد ولی «مسئولِ پیگیری» یا «تاریخِ پیگیری» ندارد.
- اگر نوشت «… در فهرستِ شرکتِ شما نیست»: نحوه‌ی پیگیری‌ای که گفتید تعریف نشده است. یکی از موردهای فهرست را انتخاب کنید یا از ادمینِ شرکت بخواهید آن را بسازد.
- اگر مشتریِ درست پیدا نشد: در پنل فقط مشتریانی می‌آیند که شما می‌بینید. جستجو با میکروفون حتی با یک نتیجه خودکار انتخاب نمی‌کند؛ خودتان روی نامِ درست بزنید.
- اگر خطا آمد یا ارتباط قطع شد: ضبط از بین نمی‌رود؛ با Whisper خودِ صدا و با تشخیصِ مرورگر متنِ پیاده‌شده نگه داشته میشود. «تلاشِ دوباره» را بزنید؛ اگر صفحه را بسته‌اید، دفعه‌ی بعد همان ضبط دوباره در پنل ظاهر میشود. اگر نوشت «صدایی تشخیص داده نشد»، چیزی نگه داشته نشده و باید دوباره ضبط کنید.
- اگر نوشت «اعتبارِ هوشِ مصنوعیِ شما تمام شده است»: با مدیرِ شرکتتان تماس بگیرید. تا آن موقع میکروفونِ کنارِ کادرها رایگان کار می‌کند.
- اگر «انصراف» زدید: وسطِ ضبط، «انصراف» ضبطِ تازه را بی‌پرسش دور می‌ریزد (در «ادامه‌یِ ضبط» فقط تکه‌ی تازه را). بعد از «پایانِ ضبط»، برنامه می‌پرسد «با صدایِ ضبط‌شده چه کار کنیم؟»: «فعلاً بماند برایِ بعد» آن را نگه می‌دارد و «انصراف و حذفِ صدا» پاکش می‌کند. ضبط‌های رهاشده بعد از ۷ روز خودکار پاک می‌شوند.
- اگر یادآور زنگ نزد: «ساعتِ یادآوری» را پر کرده بودید؟ زنگ فقط با ساعتِ صریح می‌خورد، و روی هر دستگاه باید یک بار زنگوله‌ی «فعال‌سازی یادآوری‌ها روی این دستگاه» را زده باشید.
پرسش‌های متداول درباره‌ی ثبت کار با صدا
آیا چیزی بدونِ تأییدِ من ذخیره میشود؟
نه، با یک استثنا: اگر برای مخاطبِ تازه سازمانی بسازید، با زدنِ «ثبتِ سازمان و ادامه» خودِ سازمان همان لحظه ثبت میشود و اگر بعد انصراف دهید، می‌ماند. جز این، تا «تأیید و ثبتِ همه» (یا «تأیید و ثبت» و «تأیید و ارجاع») را نزنید، هیچ مکالمه، یادآور، کار یا شخصِ تازه‌ای ثبت نمیشود. میکروفونِ کنارِ کادر هم فقط متن را در کادر می‌نویسد و ذخیره با دکمهی خودِ همان فرم است.
با اعتبارِ صفر هم میشود با صدا کار کرد؟
با میکروفونِ کنارِ کادرها بله؛ رایگان است و از اعتبار کم نمی‌کند. با «ثبتِ کار با صدا» نه: تحلیلِ متن همیشه از «اعتبار هوش مصنوعی» کم میشود و وقتی اعتبار تمام شده باشد، پیامِ «اعتبارِ هوشِ مصنوعیِ شما تمام شده است. برایِ شارژ با مدیرِ شرکتتان تماس بگیرید.» می‌آید.
چرا «افزودن مکالمه با صدا» روشِ ضبط را نمیپرسد؟
این دکمه و «پاسخ با صدا» همیشه با Whisper ضبط میکنند که پولی است و پیش از شروع، اعتبار را میسنجد. «تشخیصِ مرورگر» ی رایگان فقط از دکمهی شناورِ «ثبتِ کار با صدا» و «ضبطِ جدید» در دسترس است؛ آنجا مشتری از حرفتان پیدا میشود و نتیجه پاسخِ یک مکالمهی مشخص ثبت نمیشود.
