کاردکس انبار چیست؟
کاردکس انبار کارتی است که برای هر کالا جدا نگه داشته میشود و همهی ورود و خروج‌های آن کالا را به ترتیب تاریخ، با شمارهی سند، ثبت میکند و بعد از هر ردیف ماندهی تازه را نشان میدهد؛ برای همین با نگاه به آن می‌فهمید موجودیِ امروز از کجا آمده و هر تغییر کی رخ داده است.
در کارگاه و انبارِ کوچک معمولاً به آن «کارت کالا» یا «کارت انبار» هم میگویند. اسمش هرچه باشد، کارش یکی است: برای هر کالا یک سرگذشت می‌سازد، نه فقط یک عدد. عددِ موجودی میگوید امروز چقدر داریم؛ کاردکس میگوید چرا همین‌قدر داریم. سه نفر بیش از بقیه با این کارت سروکار دارند:
- انباردار: پیش از شمارش و هنگامِ تحویل، ماندهی هر کالا و آخرین گردشش را می‌بیند.
- حسابدار: ورود و خروج را با فاکتور و سند تطبیق میدهد و در نسخه‌ی ریالی ارزشِ موجودی را درمی‌آورد.
- مدیر خرید یا فروش: می‌بیند یک کالا چقدر می‌چرخد.
کاردکس چه ستون‌هایی دارد؟
بالای هر کارت مشخصاتِ کالا می‌آید: نام، کد، واحد و انبار. بدنه‌ی کارت جدولی است که هر رویداد در آن یک ردیف می‌گیرد. اگر هر کالا چند واحد دارد (کارتن و عدد)، یکی را واحدِ کارت کنید و همهی ردیفها را با همان بنویسید.
| ستون | چه نوشته میشود | به چه کاری می‌آید |
|---|---|---|
| تاریخ | روزِ واقعیِ ورود یا خروج، نه روزی که ثبت شده | ترتیبِ ردیفها و درستیِ مانده به آن بسته است |
| نوع سند | رسید، حواله، برگشت، انتقال یا اصلاحیه | علتِ گردش را میگوید |
| شماره سند | شمارهی برگه‌ی مبنا | راهِ برگشت به مدرکِ اصلی است |
| طرف حساب یا شرح | تأمین‌کننده، مشتری یا واحدِ مصرف‌کننده | معلوم میکند کالا از کجا آمده یا کجا رفته |
| ورود | مقدارِ واردشده | مبنای جمعِ ورودیِ دوره |
| خروج | مقدارِ خارج‌شده | مبنای جمعِ خروجیِ دوره |
| مانده | ماندهی ردیفِ قبل + ورود − خروج | موجودیِ کالا درست بعد از همین رویداد |
ردیفِ اولِ هر کارت «ماندهی ابتدای دوره» است و زنجیره از همان‌جا شروع میشود؛ هر اشتباه در یک مانده به همهی مانده‌های بعدی منتقل میشود.
کاردکس تعدادی و ریالی
کاردکس تعدادی فقط مقدار را نگه میدارد و معمولاً در انبار است. کاردکس ریالی همان ردیفها را به‌اضافه‌ی نرخ و ارزش دارد و معمولاً کارِ حسابداری است. نمونه‌ی زیر با عددهای ساختگی برای یک کالای فرضی با واحدِ «عدد» است:
| تاریخ | نوع سند | شماره | ورود | خروج | مانده |
|---|---|---|---|---|---|
| ۱۴۰۵/۰۷/۰۱ | ماندهی ابتدای دوره | — | — | — | ۱۰۰ |
| ۱۴۰۵/۰۷/۰۳ | رسید خرید | ۲۰۱ | ۵۰ | — | ۱۵۰ |
| ۱۴۰۵/۰۷/۰۸ | حواله فروش | ۳۰۱ | — | ۷۰ | ۸۰ |
| ۱۴۰۵/۰۷/۱۲ | برگشت از فروش | ۴۰۱ | ۵ | — | ۸۵ |
| ۱۴۰۵/۰۷/۲۰ | حواله مصرف داخلی | ۳۰۲ | — | ۱۰ | ۷۵ |
| ۱۴۰۵/۰۷/۲۸ | کسری انبارگردانی | ۵۰۱ | — | ۳ | ۷۲ |
راستی‌آزماییِ کارت ساده است: ۱۰۰ + ۵۵ (جمعِ ورود) − ۸۳ (جمعِ خروج) = ۷۲. همین کالا در کاردکس ریالی، با روشِ میانگین موزون متحرک، این شکل را دارد:
| سند | نرخ (ریال) | ارزش ورود | ارزش خروج | مانده | ارزش مانده (ریال) |
|---|---|---|---|---|---|
| ماندهی ابتدای دوره | ۲۰۰٬۰۰۰ | — | — | ۱۰۰ | ۲۰٬۰۰۰٬۰۰۰ |
| رسید خرید ۲۰۱ | ۲۳۰٬۰۰۰ | ۱۱٬۵۰۰٬۰۰۰ | — | ۱۵۰ | ۳۱٬۵۰۰٬۰۰۰ |
| حواله فروش ۳۰۱ | ۲۱۰٬۰۰۰ | — | ۱۴٬۷۰۰٬۰۰۰ | ۸۰ | ۱۶٬۸۰۰٬۰۰۰ |
| برگشت از فروش ۴۰۱ | ۲۱۰٬۰۰۰ | ۱٬۰۵۰٬۰۰۰ | — | ۸۵ | ۱۷٬۸۵۰٬۰۰۰ |
| حواله مصرف ۳۰۲ | ۲۱۰٬۰۰۰ | — | ۲٬۱۰۰٬۰۰۰ | ۷۵ | ۱۵٬۷۵۰٬۰۰۰ |
| کسری ۵۰۱ | ۲۱۰٬۰۰۰ | — | ۶۳۰٬۰۰۰ | ۷۲ | ۱۵٬۱۲۰٬۰۰۰ |
نکته‌ی اصلی در ردیفِ دوم است. با ورودِ کالای ۲۳۰٬۰۰۰ ریالی، میانگین از ۲۰۰٬۰۰۰ به ۲۱۰٬۰۰۰ ریال می‌رسد (۳۱٬۵۰۰٬۰۰۰ تقسیم بر ۱۵۰) و خروج‌های بعدی با همین نرخ قیمت می‌خورند، نه با قیمتِ آخرین خرید. روش‌های دیگری هم هست؛ مثلاً در FIFO کالای زودتر واردشده زودتر خارج‌شده حساب میشود و ارزشِ مانده عدد دیگری میشود. انتخابِ روش و ثباتِ آن تصمیمی حسابداری است و باید با حسابدارتان گرفته شود. اگر بحثِ شما بهای کالای ساخت خودتان است، محاسبه قیمت تمام شده را ببینید.
نمونه کاردکس انبار: فرم کارت کالا و فرم کاردکس برای چاپ
برگه‌ی زیر همان ستونهای بالا را به‌اضافه‌ی «نرخ» و «ارزش مانده» دارد و برای هر کالا یک برگ است. برای چاپ، این صفحه را با Ctrl+P بگیرید. هدر و فوترِ سایت چاپ نمی‌شوند، ولی متنِ مقاله چاپ میشود؛ پس در پنجره‌ی چاپ فقط برگِ جدول را انتخاب کنید و اگر ستونها تنگ شد حالتِ افقی بگذارید. نمونه‌های دیگر در نمونه‌های آماده هستند.
| نام کالا: | کد کالا: | واحد: |
| انبار: | محل نگهداری: | شماره برگ: |
| تاریخ | نوع سند | شماره سند | طرف حساب یا شرح | ورود | خروج | مانده | نرخ | ارزش مانده |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ماندهی ابتدای دوره | ||||||||
| جمع و ماندهی پایان دوره |
امضای انباردار: ........................ امضای حسابدار: ........................
راهنمای پرکردن، در پنج خط:
- برای هر کالا در هر انبار یک برگِ جدا بگیرید؛ وقتی برگ پر شد، مانده را به ردیفِ اولِ برگِ بعد ببرید.
- هیچ ردیفی بی‌شماره‌ی سند ننویسید. اگر برگه‌ای نیست، اول برگه را بسازید.
- ورود و خروج را در یک ردیف با هم نیاورید؛ هر رویداد یک ردیف.
- روی عدد ننویسید. ردیفِ اشتباه را با یک خط و امضا باطل کنید و ردیفِ اصلاحی بزنید تا اثرش بماند.
- اگر کاردکس تعدادی می‌خواهید، دو ستونِ «نرخ» و «ارزش مانده» را خالی بگذارید.
کاردکس با موجودی انبار چه فرقی دارد؟
موجودی انبار عددِ امروزِ هر کالاست و کاردکس سرگذشتِ همان عدد. فهرستِ موجودی برای نگاهِ سریع است و کاردکس برای وقتی که به همان عدد شک دارید. این دو باید همیشه یک جواب بدهند: ماندهی آخرِ کاردکس همان موجودیِ کالاست.
یک استثنای ظاهری هم هست. اگر کالا فروخته شده ولی هنوز از درِ انبار بیرون نرفته، عددی که میشود فروخت با عددی که روی قفسه شمرده میشود فرق دارد. این تفاوتِ موجودیِ آزاد و فیزیکی را در راهنمای مدیریت انبار باز کرده‌ایم. پیش از مقایسه با شمارش باید بدانید کاردکسِ شما کدام‌یک را نشان میدهد.
هر سند چطور یک ردیف کاردکس می‌سازد؟
کاردکس بازتابِ اسناد است: برگه‌ای که کالا را جابه‌جا میکند یک ردیف می‌سازد و برگه‌ای که کالا را تکان نمی‌دهد ردیفی نمی‌سازد.
| سند | اثر در کاردکس | نکته |
|---|---|---|
| رسید خرید | ورود | با مقدارِ واقعیِ تحویل‌شده، نه مقدارِ فاکتور |
| فروش | خروج | یک بار، یا با فاکتور یا با حواله |
| برگشت از فروش | ورود | کالا به انبار برمی‌گردد |
| برگشت از خرید | خروج | کالا به فروشنده برمی‌گردد |
| مصرف داخلی و ضایعات | خروج | بدونِ برگه و علت ثبت نشود |
| مصرف مواد در تولید | خروج از کارتِ ماده | رسیدِ محصول روی کارتِ محصول ورود می‌زند |
| انتقال بین انبارها | خروج از مبدأ، ورود به مقصد | جمعِ کلِ موجودی عوض نمیشود |
| مغایرت انبارگردانی | ورود یا خروج | به تاریخِ شمارش، با مدرکِ شمارش |
| پیش‌فاکتور | هیچ | تعهد است، نه گردشِ کالا |
مهم‌ترین قاعده در این جدول پنهان است: هر رویداد فقط یک بار. اگر هم رسید و هم فاکتورِ خرید ورود بزنند، کالا دو بار وارد میشود؛ اگر هم حواله و هم فاکتورِ فروش خروج بزنند، دو بار کم میشود. پس همان اول تصمیم بگیرید کدام برگه مبنای گردش است.
پیداکردن مغایرت از روی مانده ردیف‌به‌ردیف
وقتی شمارش با کارت نمیخواند، این ترتیب معمولاً زودتر به جواب می‌رسد:
- بازه را کوچک کنید. از آخرین شمارشی که درست بوده شروع کنید، نه از اول سال.
- جمعِ کارت را بسنجید. ماندهی اول + جمعِ ورود − جمعِ خروج باید با ماندهی آخر برابر باشد. اگر نیست، خطا در محاسبه است نه در انبار.
- دنبالِ ماندهی منفی بگردید. انبار نمی‌تواند کمتر از صفر کالا بدهد؛ پس یا ورودی جا افتاده، یا خروجی بیش از واقع یا دو بار ثبت شده، یا سندی با تاریخِ اشتباه ثبت شده است.
- اندازه‌ی اختلاف را با ردیفها مقایسه کنید. اختلافی به‌اندازه‌ی یک ردیف معمولاً یعنی همان سند دو بار ثبت شده یا اصلاً ثبت نشده است. اختلافی برابرِ ضریبِ بسته‌بندی یعنی اشتباهِ واحد.
- کالاهای شبیه را کنارِ هم بگذارید. اگر یکی ۱۰ تا کم و دیگری ۱۰ تا زیاد دارد، احتمالاً کد جابه‌جا خورده است.
- ردیفها را با برگه‌ی اصلی تطبیق دهید. مدرک برگه است، نه کارت.
در نمونه‌ی بالا اگر شمارش ۶۲ عدد بگوید، اختلاف ۱۰ عدد است و اولین پرسش این است که آیا مصرفِ داخلیِ دیگری به همان اندازه رخ داده و برگه‌اش ثبت نشده است. مغایرت را بی‌ریشه‌یابی صاف نکنید: عددِ اصلاحی کارت را درست میکند ولی علت می‌ماند. مراحلِ شمارش و ثبتِ کسری و اضافی را در راهنمای انبارگردانی آورده‌ایم.
کاردکس دستی کجا می‌لنگد؟
برای چند کالای کم‌گردش، کارتِ کاغذی یا یک فایلِ اکسل کافی است. مشکل با زیادشدنِ کالا و نفرها شروع میشود:
- تأخیر: برگه امروز صادر میشود و کارت آخرِ هفته پر میشود؛ در این فاصله کارت درست نیست.
- خطای زنجیره‌ای: یک جمعِ اشتباه همهی مانده‌های بعدی را خراب میکند.
- نرخِ میانگین: در کاردکس ریالی هر ورود محاسبه‌ی تازه می‌خواهد و یک اشتباه ارزشِ همهی خروج‌های بعدی را جابه‌جا میکند.
- چند نسخه: انبار یک فایل دارد و حسابداری یکی دیگر، و هیچ‌کدام نمی‌داند کدام درست است.
- جدایی از فروش: کارشناسِ فروش موجودی را نمی‌بیند و قولی میدهد که انبار نمی‌تواند عمل کند.
راهِ حل این است که کاردکس نوشته نشود و از خودِ اسناد ساخته شود. اینکه این کار را نرم‌افزارِ فروش بکند یا سیستمی بزرگ‌تر، به اندازه‌ی کسب‌وکار بستگی دارد؛ مرزِ این دو را در تفاوت CRM، ERP و نرم‌افزار حسابداری توضیح داده‌ایم.
نگهداری کاردکس و دفاتر: از قانون چه می‌دانیم؟
ماده‌ی ۶ قانون تجارت چهار دفتر را نام می‌برد: روزنامه، کل، دارایی و کپیه، و کسبه‌ی جزء را مستثنا میکند. ماده‌ی ۱۳ همان قانون میگوید تاجر باید این دفاتر را از ختمِ هر سال دست‌کم تا ده سال نگه دارد. کاردکس در آن چهار نام نیست.
از این‌ها نمیشود نتیجه گرفت کاردکس و اسنادِ انبارِ شما چه جایگاهی در رسیدگی دارند یا چند سال باید بمانند. این بخش آموزشی است و جای مشاوره را نمی‌گیرد؛ برای شرکتِ خودتان با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید.
کاردکس کالا در ملل CRM
در ملل سی آر ام کاردکس نوشته نمیشود؛ از اسنادی که داخلِ نرم‌افزار ثبت شده‌اند ساخته میشود. نامِ داخلِ «» همان چیزی است که در نرم‌افزار می‌بینید.
- کجاست: گزینهی «کاردکس» در منوی سهنقطهی هر ردیف در «کالا/خدمات» (فقط برای کالا)، یا دکمهی «کاردکس» در ردیفهای «موجودی انبار». این صفحه فقط برای مدیر، انباردار یا همکاری است که دستِکم به یک انبار دسترسی دارد.
- ستونها: تاریخ، نوع سند، شماره، طرف حساب، انبار، ورود، خروج و مانده. ردیفِ اول «ماندهی ابتدای بازه» است و با زدن روی شماره، خودِ سند باز میشود؛ پیوندِ فاکتور فقط برای کسی است که اجازهی دیدنِ همان فاکتور را دارد.
- فیلترها: «از تاریخ» (پیش‌فرض اولِ سالِ مالیِ جاری)، «تا تاریخ»، «شرکت» در اکانتِ چندشرکتی، «انبار»، و «سری» برای کالای دارای ردیابیِ سری ساخت.
- منبعِ ردیفها: گردشِ دستی، فاکتورها، رسید و حواله‌ی انبار، انتقال و انبارگردانی (با برچسبِ «مغایرت انبارگردانی»). خروجِ فروش را خودِ فاکتور می‌زند و حواله‌ی فروش ردیفِ دوم نمی‌سازد؛ پیش‌فاکتور هم ردیفی ندارد. فاکتورهایی که از اکسل وارد میشوند در موجودی و کاردکس نمیآیند.
- ورودِ کالا: «روش ورود کالا به موجودی» در «تنظیمات انبار» (فقط مدیرِ شرکت) تعیین میکند «با فاکتور خرید» (پیش‌فرض) باشد یا «با رسید انبار»، تا یک ورود دو بار شمرده نشود.
- مانده و موجودی: ماندهی آخرِ کاردکسِ بی‌فیلتر با ستونِ «موجودی» (موجودیِ آزاد) یکی است. «موجودیِ فیزیکی» را ادمین و انباردار جدا در «موجودی انبار» می‌بینند. کالایی که حواله خورده ولی انباردار هنوز «تحویل شد» نزده در کاردکس خروج خورده ولی هنوز روی قفسه است؛ پیش از مقایسه با شمارش این مقدار را در نظر بگیرید.
- ستونهای ریالی: نرخ، ارزش ورود، ارزش خروج و ارزش مانده فقط با اجازهی «دیدنِ قیمت خرید» می‌آیند و برای «همهی شرکتها» نشان داده نمی‌شوند. روش، میانگین موزون متحرک است و ورودی‌هایی که بها ندارند در صفحه‌ی «ارزش موجودی و بهای تمام‌شده»، زبانه‌ی «ورودی‌های بی‌قیمت» دیده میشوند.
- زنده بودن: ویرایشِ سندِ قدیمی مانده‌های بعدی را عوض میکند، پس برگه‌ی چاپیِ دیروز ممکن است با امروز فرق داشته باشد. اگر بازه بیش از ۵٬۰۰۰ ردیف باشد، ردیفها نمایش داده نمی‌شوند و پیام میگوید بازه را کوتاه کنید.
| قابلیت | در ملل CRM | توضیح |
|---|---|---|
| کاردکس هر کالا با ماندهی ردیفی | ✓ داریم | مانده پس از هر ردیف؛ ماندهی منفی قرمز |
| فیلترِ انبار و سری ساخت | ✓ داریم | همکارِ محدود به یک انبار ردیفهای انبارهای دیگر را نمی‌بیند |
| چاپ و اکسل | ✓ داریم | «چاپ» با جای امضای انباردار و حسابدار و «خروجی اکسل»، هر دو با همان فیلترها |
| کاردکس ریالی با میانگین موزون متحرک | ✓ داریم | به‌ازای هر کالا در هر شرکت، با اجازهی «دیدنِ قیمت خرید» |
| روش FIFO یا روش‌های دیگرِ قیمت‌گذاری | نداریم | فقط میانگین موزون متحرک |
| میانگینِ جدا برای هر انبار | نداریم | میانگین مالِ کالا در هر شرکت است؛ ارزشِ کاردکسِ یک انبار با همان میانگین حساب میشود |
| حسابداری (کدینگ، اسناد، تراز، سود و زیان) | در حال تکمیل | ساخته شده ولی هنوز برای استفاده‌ی مشتری اعلام نشده |
فهرستِ کاملِ قابلیت‌ها در امکانات ملل CRM آمده است.
پرسش‌های متداول درباره‌ی کاردکس انبار
کاردکس انبار چیست؟
کاردکس انبار کارتی است که برای هر کالا جدا نگه داشته میشود و همهی ورود و خروجها را به ترتیب تاریخ، با نوع و شمارهی سند، ثبت میکند و بعد از هر ردیف مانده را نشان میدهد. به آن کارت کالا یا کارت انبار هم میگویند.
تفاوت کاردکس تعدادی و ریالی چیست؟
کاردکس تعدادی فقط مقدارِ ورود، خروج و مانده را نگه میدارد و بیشتر کارِ انباردار است. کاردکس ریالی نرخ و ارزشِ هر ردیف را هم دارد و به حسابدار میگوید موجودی چند ریال میارزد. ماندهی تعدادیِ هر دو باید یکی باشد.
کاردکس با موجودی انبار چه فرقی دارد؟
موجودی انبار عددِ امروزِ هر کالاست و کاردکس سرگذشتِ همان عدد. فهرستِ موجودی همهی کالاها را در یک نگاه نشان میدهد؛ کاردکس یک کالا را باز میکند و میگوید هر ورود و خروج کی و با کدام سند رخ داده است.
چرا مانده کاردکس با شمارش انبار نمیخواند؟
چند علتِ رایج اینهاست: سندِ ثبتنشده، سندی که دو بار ثبت شده، اشتباهِ واحد (کارتن بهجای عدد)، جابهجاییِ دو کالای شبیه و ضایعاتِ بیبرگه. از آخرین شمارشِ درست شروع کنید و ردیفها را با برگههای اصلی تطبیق دهید.
در ملل CRM کاردکس کالا از کجا باز میشود؟
از گزینهی «کاردکس» در منوی سهنقطهی هر ردیف در «کالا/خدمات»، یا از دکمهی «کاردکس» در ردیفهای «موجودی انبار». این صفحه فقط برای مدیر، انباردار یا همکاری است که دستِکم به یک انبار دسترسی دارد.
چرا ستونهای نرخ و ارزش در کاردکس ملل CRM دیده نمیشود؟
این ستونها فقط برای کسی نشان داده میشوند که اجازهی «دیدنِ قیمت خرید» دارد. در اکانتِ چندشرکتی هم با «همهی شرکتها» نمیآیند، چون میانگینِ هر شرکت جداست؛ باید یک شرکت را در کشوی «شرکت» انتخاب کنید.
