فروش شرکت وارداتی چه فرقی با شرکت پخش دارد؟
شرکت پخش کالای موجود را با قیمت نسبتاً ثابت و سفارش‌های تکراری به مشتریان زیاد می‌فروشد؛ فروش شرکت وارداتی به خریداران کمتر ولی بزرگ‌تر است، قیمتش به نرخ ارز بسته است، تحویلش به رسیدن محموله وابسته است و سودش فقط وقتی معلوم میشود که هزینههای جانبی خرید روی کالا نشسته باشد.
اگر کار شما توزیع منطقه‌ای و ویزیت است، راهنمای جدای ما برای فروش پخش و ویزیت به کارتان می‌آید. این مقاله درباره‌ی واردکننده‌ای است که یک فروش معمولاً این مسیر را طی می‌کند:
- استعلام. مسئول خرید یک کارخانه یا شرکت مصرف‌کننده مشخصات کالا، مقدار و زمان تحویل را می‌پرسد.
- بررسی تأمین. کارشناس باید بداند کالا در انبار هست، در راه است یا باید تازه سفارش داده شود.
- پیشفاکتور با مهلت کوتاه. قیمت با نرخ امروز داده میشود و تا تاریخ مشخصی اعتبار دارد.
- مذاکره‌ی پرداخت. نقد، پیش‌پرداخت یا چند چک؛ و اینکه این خریدار تا چه سقفی نسیه می‌گیرد.
- خرید خارجی. اگر کالا موجود نیست: توافق با فروشنده، ثبت سفارش، تأمین ارز، حمل و ترخیص.
- ورود به انبار و تحویل. رسید کالا با سری و انقضا، بعد تحویل به خریدار.
- وصول و تسویه. چک‌های خریدار وصول میشود و هم‌زمان بدهی به فروشندهی خارجی باید پرداخت شود.
خریدار سازمانی با چند رابط و چند معامله‌ی هم‌زمان
در مدیریت فروش شرکت واردکننده، خریدار معمولاً یک کارخانه یا شرکت مصرف‌کننده است: مسئول خرید قیمت ریالی و زمان تحویل می‌خواهد، واحد فنی برند و کشور سازنده را می‌پرسد و واحد مالی زمان چک را به رسیدن بار گره می‌زند. همان خریدار ممکن است هم‌زمان سفارشی از موجودی انبار، سفارشی منتظر محموله‌ی بعدی و مذاکره‌ی قرارداد سالانه داشته باشد. تاریخ تحویل این سه به محموله‌های متفاوت بسته است و اگر روی یک پرونده نوشته شوند، کارشناس نمی‌فهمد کدام قول به کدام محموله وابسته است.
نرم افزار شرکت وارداتی باید هر سفارش را جدا از محموله‌ی دیگر نگه دارد. در ملل CRM هر شخص با «سمت در سازمان» زیر سازمانش ثبت میشود و «کارشناس فروش مربوطه» مشخص است. هر سفارش را با «عنوانِ معامله»ی جدا در «معامله‌ها» بسازید و نام محموله را در همان عنوان بیاورید تا اگر محموله‌ای دیر رسید، معلوم باشد کدام خریدارها را باید خبر کنید. یک سازمان می‌تواند هم‌زمان چند معامله با مرحله‌های متفاوت داشته باشد، «تاریخچه‌ی مراحل» می‌ماند و معامله با دکمه‌ی «ناموفق شد» بدون «دلیلِ شکست» بسته نمی‌شود.
قیمت دادن وقتی نرخ ارز هر روز عوض میشود: مهلت اعتبار پیشفاکتور
در فروش وارداتی، پیشفاکتور قولی با تاریخ انقضاست. اگر مهلت نداشته باشد، خریدار ممکن است چند هفته بعد همان قیمت را مطالبه کند، در حالی که نرخ خرید شما دیگر آن نیست. پس مهلت کوتاه و صریح بدهید و پیش از تأیید نهایی قیمت را دوباره بسنجید.
در ملل CRM فرم پیشفاکتور کادر «اعتبار پیشفاکتور تا» دارد و پیشفاکتور تازه خودکار ۳۰ روز اعتبار می‌گیرد. برای کالای حساس به ارز همان کادر را کوتاه‌تر کنید؛ دکمه‌ی «بدون انقضا» هم هست که برای این صنعت توصیه نمی‌شود. هنگام بازکردن پیشفاکتور، اگر تا ۷ روز مانده باشد هشدار نارنجی و اگر گذشته باشد هشدار قرمز می‌آید که قیمت‌ها را دوباره بررسی کنید.
مرز این امکان را بدانید: این فقط هشدار است. قیمت کالا و پیشفاکتور ریالی است و با تغییر نرخ ارز خودکار عوض نمی‌شود؛ بازبینی قیمت کار خود شماست.
پیگیری هر محموله از خرید تا رسیدن به انبار
هر محموله زنجیره‌ای دارد: توافق با فروشنده، ثبت سفارش، تأمین ارز، پرداخت، حمل، رسیدن به گمرک، ترخیص، حمل داخلی و رسید انبار. کاری که یک CRM بازرگانی خارجی باید بکند این است که مشخص باشد هر مرحله دست کیست و کارشناس فروش بی‌خبر قول تحویل ندهد.
ملل CRM قابلیت جداگانه‌ای برای پروندهی واردات یا پیگیری حمل بین‌المللی ندارد و این را باید با وظایف شبیهسازی کنید: در «پروژه ها(وظایف)» برای هر محموله یک «موضوع» بسازید و هر مرحله را یک وظیفه با «شرح عملیات»، «تاریخ پیگیری» و «وضعیت انجام عملیات» تعریف کنید. این یک چک‌لیست ساده است، نه پروندهی واردات.
سمت خرید و انبار اما ساختار دارد: «پیش فاکتور خرید»، بعد «فاکتور خرید»، بعد «رسیدهای انبار». برای واردکننده یک تنظیم مهم است: در «تنظیمات انبار»، «روش ورود کالا به موجودی» پیش‌فرض «با فاکتور خرید» است؛ یعنی اگر فاکتور فروشنده را پیش از رسیدن بار ثبت کنید، کالای در راه در موجودی می‌آید و کارشناس فروش آن را موجود می‌بیند. با گزینه‌ی «با رسید انبار»، از تاریخی که تعیین می‌کنید فقط رسید موجودی را زیاد می‌کند و زبانه‌ی «فاکتورهای خرید بی‌رسید» نشان می‌دهد کدام خرید هنوز رسید نخورده است. این تنظیم فقط برای مدیر شرکت است.
قیمت تمام‌شده‌ی کالای وارداتی: پخش هزینههای جانبی بین ردیف‌ها
قیمت خرید خارجی، قیمت تمام‌شده نیست. حمل، بیمه، ترخیص و حمل داخلی باید بین کالاهای همان محموله تقسیم شود، وگرنه سود هر کالا غلط درمی‌آید. تقسیم معمولاً به نسبت ارزش، تعداد یا وزن انجام میشود و ملل CRM دو روش اول را دارد؛ تقسیم به نسبت وزن یا حجم ندارد. یک مثال فرضی: فاکتوری با دو ردیف، کالای الف به ارزش ۶۰۰ میلیون ریال و ۳۰۰ واحد، و کالای ب به ارزش ۴۰۰ میلیون ریال و ۱۰۰ واحد، با ۱۰۰ میلیون ریال هزینهی جانبی.
- روش مبلغی: سهم هر ردیف به نسبت ارزش است؛ الف ۶۰ و ب ۴۰ میلیون. برای کالاهای با ارزش بسیار متفاوت مناسب‌تر است.
- روش مقداری: سهم هر ردیف به نسبت تعداد است؛ الف ۷۵ و ب ۲۵ میلیون. وقتی واحدها شبیه هم‌اند معنی دارد.
در ملل CRM جمع هزینه در کادر «هزینههای جانبی» فاکتور خرید ثبت میشود و بعد از کم‌شدن تخفیف کلی بین ردیفهای کالا پخش میشود؛ ردیف خدمت سهم نمی‌گیرد. روش را «روش تسهیم هزینههای جانبی خرید» در «تنظیمات انبار» تعیین می‌کند: «مبلغی» یا «مقداری». بهای کالا با میانگین موزون متحرک برای هر کالا در هر شرکت حساب میشود، نه برای هر محموله یا هر انبار. هزینه فقط از کادر همان فاکتور پخش میشود؛ صورت‌حساب جدای حمل‌کننده یا ترخیص‌کار خودکار روی کالای فاکتور قبلی نمی‌نشیند و مبلغش باید در همان کادر جمع شود. نتیجه را در «ارزش موجودی و بهای تمام‌شده» می‌بینید که اجازه‌ی «دیدنِ قیمت خرید» می‌خواهد. این کادر یک عدد است، پس ریز حمل و بیمه و ترخیص فقط در توضیح همان کادر می‌ماند.
موجودی، سری ساخت و تاریخ انقضا
دو محموله از یک کالا معمولاً سری و انقضای متفاوت دارند، و وقتی خریداری مرجوعی یا شکایت دارد باید بدانید کالایش از کدام سری بوده است. مبانی کار را در راهنمای مدیریت انبار و شمارش دوره‌ای را در راهنمای انبارگردانی نوشته‌ایم.
در ملل CRM «موجودی انبار» هر کالا را کلی یا برای هر انبار نشان می‌دهد و کاردکس کالا هر ورود و خروج را ردیف‌به‌ردیف می‌آورد. با تیک «ردیابی با سری ساخت» در فرم کالا، جدول «سری‌های این کالا» موجودی هر سری را با انقضا و انبار نشان می‌دهد. در پیشفاکتور و فاکتور فروش، کادر سری سری‌های موجود را پیشنهاد می‌دهد و انقضا را پر می‌کند؛ اگر سری منقضی یا کم‌موجودی باشد هشدار زرد می‌آید که مانع ذخیره نیست. جابه‌جایی میان انبارها هم با «انتقال بین انبارها» ثبت میشود.
فروش اعتباری: سقف اعتبار، چک و لیست سیاه
واردکننده معمولاً هم به فروشنده بدهکار است و هم از خریدار طلب دارد، پس هر چک دیرکرد مستقیم روی توان پرداخت او اثر می‌گذارد. معیارهای سنجش خریدار را در راهنمای اعتبارسنجی مشتری توضیح داده‌ایم.
در فرم سازمان یک کارت با تیک‌های «در لیست سیاه» و «کنترل اعتبار»، کادر «سقف اعتبار (ریال)»، کشوی «نوع کنترل» و «تخفیف پیش‌فرض (٪)» هست و فقط ادمین شرکت آن را تغییر می‌دهد. مانده از سررسیدهای باز به‌اضافه‌ی مبلغ همان سند حساب میشود؛ پس فاکتوری که سررسید ندارد در این کنترل نمی‌آید. پیش‌فرض «هیچکدام» است و باید برای هر سازمان روشنش کنید. «در لیست سیاه» فقط صدور سند فروش تازه را می‌بندد.
روی فاکتور غیرنقدی کارت «سررسیدهای وصول (قسط / چک)» هست و هر چک مسئول وصول دارد. چک تحویل‌گرفته با «عملیات چک» واگذار به بانک، پاس یا برگشت می‌خورد. جزئیات کامل در پیگیری چک و اقساط و جریان سند در CRM با فاکتور و وصول مطالبات آمده است.
بدهی ارزی به فروشندهی خارجی و تسعیر در پایان دوره
بدهی به فروشندهی خارجی به ارز است؛ در پایان دوره مانده‌اش با نرخ روز سنجیده میشود و اختلاف، سود یا زیان تسعیر است.
محدودیت مهم: پیشفاکتور و فاکتور فروش و خرید در ملل CRM فیلد ارز ندارند. ارز فقط در سند حسابداری و حساب بانکی است. پس فاکتور ارزی فروشنده باید ریالی ثبت شود و مبلغ ارزی فقط با سند حسابداری دستی، روی حسابی که «ارزی است»، با ستون‌های «ارز»، «نرخ»، «ارزی بدهکار» و «ارزی بستانکار» نگه داشته میشود. این مبلغ به فاکتور وصل نیست و سند خودکار فاکتور خرید ارز نمی‌گیرد؛ پس حساب بدهی‌ای که سند فاکتور روی آن مینشیند نباید «ارزی» باشد. نرخ‌ها در «ارزها و نرخ‌ها» با «ثبت نرخ» تاریخ‌دار می‌شوند و «سند تسعیر ارز» برای هر حساب ارزی مانده‌ی ارزی، مانده‌ی ریالی، ارزش روز و اختلاف را پیش‌نمایش می‌دهد؛ «صدور سند تسعیر» کار مدیر شرکت است.
«بدهی به تأمین‌کنندگان» نمای ریالی «سررسیدهای پرداخت (قسط / چک)» فاکتور خرید است و «چک‌های صادره» چک‌های شما را نشان می‌دهد. حسابداری ملل CRM هنوز «در حال تکمیل» است.
گزارش فروش برند و کارشناس
واردکننده معمولاً نماینده‌ی چند برند است و پیش از سفارش محموله‌ی بعدی باید بداند پول ارزی را روی کدام برند بگذارد و کدام کارشناس آن را می‌فروشد. «مرور فروش» زبانه‌های «طرف‌حساب»، «کالا»، «کارشناس»، «نوع فروش»، «ماه» و «برند» را دارد. زبانه‌ی «سود (تقریبی)» با اجازه‌ی «دیدنِ قیمت خرید» دیده میشود. تا وقتی ادمین «اجرای قیمت‌گذاری تا تاریخ» را نزده، این عدد از قیمت خرید می‌آید، نه از میانگین موزون؛ پس سود واقعی واردکننده بعد از همین اجرا معلوم میشود.
برند را یک بار در «برندها» با کشور سازنده می‌سازید و در فرم کالا از کشو انتخاب می‌کنید. گزارش فروش برند در همان صفحه برگشت از فروش را کم نمی‌کند؛ برای عدد خالص به «مرور فروش» نگاه کنید.
ملل CRM برای شرکت وارداتی چه دارد و چه ندارد
ادعای تخصص در این صنعت نداریم. جدول زیر فقط قابلیت‌های واقعی نرم‌افزار را کنار نیازهای یک CRM شرکت واردکننده می‌گذارد تا پیش از شروع، کمبودها را هم ببینید. خرید، انبار، چک و «مرور فروش» در منو داخل «بخش حسابداری» هستند که نشان «به‌زودی» دارد؛ این صفحه‌ها ساخته شده‌اند ولی این بخش هنوز برای استفاده‌ی مشتری اعلام نشده است.
| نیاز شرکت وارداتی | در ملل CRM | توضیح |
|---|---|---|
| چند رابط و چند معامله برای یک خریدار | ✓ داریم | «سمت در سازمان» و «معامله‌ها» با «تاریخچه‌ی مراحل» |
| مهلت اعتبار قیمت | ✓ داریم | «اعتبار پیشفاکتور تا»، خودکار ۳۰ روز، با هشدار هنگام بازکردن |
| چرخه‌ی خرید | در حال تکمیل | «پیش فاکتور خرید» و «فاکتور خرید» داخل «بخش حسابداری»؛ ساخته شده ولی هنوز برای استفاده‌ی مشتری اعلام نشده |
| پخش هزینههای جانبی روی کالا | در حال تکمیل | «روش تسهیم هزینههای جانبی خرید»: «مبلغی» یا «مقداری»؛ فقط برای کادر همان فاکتور |
| موجودی، سری و انقضا | ✓ داریم | «موجودی انبار»، «کاردکس کالا»، «ردیابی با سری ساخت»، «انتقال بین انبارها» |
| سقف اعتبار و لیست سیاه | ✓ داریم | «کنترل اعتبار»، «سقف اعتبار (ریال)»، «در لیست سیاه»، «تخفیف پیش‌فرض (٪)» |
| چک دریافتی و صادره | ✓ داریم | «سررسیدهای وصول (قسط / چک)»، «عملیات چک»، «چک‌های صادره» |
| گزارش برند و کارشناس | ✓ داریم | «مرور فروش» و «گزارش فروش بر اساس برند» در «برندها»؛ این گزارش دوم برگشت را کم نمی‌کند |
| چک‌لیست هر محموله | شبیهسازی با وظایف | «پروژه ها(وظایف)»؛ پروندهی واردات و پیگیری حمل بین‌المللی جدا نداریم |
| موجودی در راه، جدا از موجودی انبار | نداریم | زبانه‌ی «فاکتورهای خرید بی‌رسید» فقط با روش «با رسید انبار» کالای در راه را نشان می‌دهد |
| نرخ ارز، حساب ارزی و تسعیر | در حال تکمیل | «ارزها و نرخ‌ها» و «سند تسعیر ارز» جزو حسابداری‌اند که هنوز برای استفاده‌ی مشتری اعلام نشده |
| فاکتور به ارز خارجی | نداریم | پیشفاکتور و فاکتور ریالی‌اند؛ ارز فقط در سند حسابداری و حساب بانکی است |
| ثبت سفارش، کوتاژ، اعتبار اسنادی، ضمانتنامه | نداریم | قابلیت جدا برای این‌ها نیست |
| سفارش خرید انگلیسی برای فروشندهی خارجی | نداریم | زبان رابط فقط فارسی و عربی است |
| جداکردن واردات در خلاصه‌ی اظهارنامه | نداریم | در «گزارش ارزش افزوده» صادرات و واردات جدا نمی‌شوند |
| ارسال فاکتور به سامانهی مؤدیان | به‌زودی | خود ارسال هنوز ساخته نشده |
پرسش‌های متداول درباره‌ی CRM شرکت واردات
آیا ملل CRM ثبت سفارش و کوتاژ گمرکی را نگه میدارد؟
نه. ثبت سفارش، کوتاژ، اعتبار اسنادی و ضمانتنامه قابلیت جدا ندارند و پروندهی واردات هم نداریم. میتوانید هر محموله را یک «موضوع» در «پروژه ها(وظایف)» بسازید و مراحلش را با وظیفه دنبال کنید؛ این یک شبیهسازی ساده است، نه سامانهی بازرگانی خارجی.
میشود فاکتور خرید دلاری یا یورویی ثبت کرد؟
نه. پیشفاکتور و فاکتور فروش و خرید فیلد ارز ندارند؛ فاکتور فروشندهی خارجی ریالی ثبت میشود و مبلغ ارزی فقط با سند حسابداری دستی، جدا از فاکتور، نگه داشته میشود.
هزینهی حمل و ترخیص چطور روی قیمت کالا مینشیند؟
جمع هزینهها در کادر «هزینههای جانبی» فاکتور خرید ثبت میشود و طبق «روش تسهیم هزینههای جانبی خرید» در «تنظیمات انبار»، «مبلغی» یا «مقداری» بین ردیفهای کالا پخش میشود.
نرم‌افزار سفارش خرید انگلیسی برای فروشندهی خارجی می‌سازد؟
نه. زبان رابط فقط فارسی و عربی است و سند انگلیسی نداریم؛ سفارش خرید و مکاتبه با فروشندهی خارجی بیرون از نرم‌افزار انجام میشود.
