عملیات چک در ملل CRM یعنی چه؟
عملیات چک در ملل CRM یعنی ثبتِ مسیرِ هر چکِ دریافتی بعد از رسید: واگذاری به بانک، پاس‌شدن، برگشت‌خوردن یا نقدکردن. هر عملیات یک ردیفِ شماره‌دار است و می‌تواند چند چک را با هم جابه‌جا کند؛ وضعیتِ چک‌ها را عوض میکند، در تاریخچه‌شان می‌نشیند و سندِ حسابداریِ جدا هم می‌تواند بگیرد. «چک‌های صادره» و «استرداد چک» صفحه‌ی خودشان را دارند و خرج چک در کارتِ «خرج چک دریافتی» ی اعلامیهی پرداخت ثبت میشود.
| دکمه | روی چکِ با چه وضعیتی | وضعیتِ بعدی |
|---|---|---|
| واگذار به بانک | نزد صندوق، واخواست | واگذار به بانک |
| پاس شد | واگذار به بانک | وصول شده |
| برگشت خورد | واگذار به بانک | واخواست |
| نقد کردن | نزد صندوق | نقد شده |
پیش از شروع: دسترسی، تنظیمات خزانه و دسته‌چک
همه‌ی صفحه‌های چک زیرِ «بخش حسابداری» در منوی کناری‌اند: «رسیدهای دریافت»، «عملیات چک»، «استرداد چک» و «جستجوی چک» در گروهِ «فروش»، و «اعلامیه‌های پرداخت» و «چک‌های صادره» در گروهِ «خرید». دسترسی با ردیفِ «فاکتورها» در صفحه‌ی «اجازه‌ی دیدن، ویرایش و حذف هر همکار» تعیین میشود (راهنمای تعریف کاربر و سطح دسترسی همکاران):
- دیدن: «اجازه‌ی دیدن» ی «فاکتورها»؛ «جستجوی چک» استثناست و در بخشِ خودش گفته‌ایم.
- ثبتِ رسید، اعلامیهی پرداخت، عملیات و استرداد: «اجازه‌ی ویرایش» ی «فاکتورها».
- حذف: «اجازه‌ی حذف» ی «فاکتورها».
- صدور سند: ادمینِ شرکت، یا «اجازه‌ی ویرایش» ی «اسناد حسابداری».
دو صفحه‌ی زیر را فقط مدیرِ شرکت در گروهِ «راه‌اندازی و تنظیمات» می‌بیند:
- در «تنظیمات خزانه»، «چک کی تسویهی سررسید حساب شود» را انتخاب کنید: «هنگام ثبت چک» (پیش‌فرض) یا «هنگام وصول چک» که سررسید را تا پاس‌شدن باز نگه می‌دارد. این انتخاب فقط چک‌های بعدی را عوض میکند.
- «کنترل دسته‌چک» را روی «بدون کنترل»، «هشدار» (پیش‌فرض) یا «جلوگیری» بگذارید؛ برای شماره‌ی چکی است که در دسته‌چکِ فعالِ آن حساب نیست.
- اگر می‌خواهید سند خودش صادر شود، تیکِ «سند حسابداری هنگام ذخیره خودکار صادر شود» را بزنید. در پایان «ذخیره تنظیمات» را بزنید.
- در «دسته‌چک‌ها» «دسته‌چک جدید» را بزنید، «حساب بانکی»، «شماره‌ی اولین برگ» و «تعداد برگ» را پر کنید و «ذخیره» را بزنید. در کشوی حساب فقط حساب‌های فعالی می‌آیند که در «حساب‌های بانکی» تیکِ «دسته‌چک دارد» دارند.
رسید دریافت: ورودِ چک به خزانه
- «رسیدهای دریافت» را باز کنید و «رسید دریافت جدید» را بزنید.
- «نوع *»، «طرف حساب» و «تاریخ *» را پر کنید.
- در کارتِ «چک»، «افزودن چک» را بزنید. «شماره چک *»، «مبلغ *» و «سررسید *» اجباری‌اند. «کد صیادی» اختیاری است، ولی اگر پر شود باید ۱۶ رقم باشد.
- برای «دریافت از مشتری»، در «سررسیدهای فاکتور» تیکِ «تسویه» را بزنید یا «تقسیم خودکار» را. هرچه تخصیص نیابد پیشدریافت میماند.
- «ذخیره رسید» را بزنید. چک با وضعیتِ «نزد صندوق» آماده‌ی عملیات است.
ثبتِ سررسید روی خودِ فاکتور و «ثبت وصول» را در راهنمای ثبت چک و قسط و وصول مطالبات گفته‌ایم.
واگذار به بانک و چاپ برگهی واگذاری
- «عملیات چک» را باز کنید و «واگذار به بانک» را بزنید.
- «تاریخ *» و «حساب بانکی *» را پر کنید. «شماره واگذاری» و «شرح» اختیاری‌اند.
- چک‌ها را در جدول تیک بزنید. «تاریخ پیش‌بینی وصول» با سررسیدِ چک پر شده و عوض‌شدنی است.
- «ثبت عملیات» را بزنید.
- در جدولِ «عملیات‌های ثبت‌شده»، «چاپ برگهی واگذاری» را بزنید. این برگه برای تحویل به شعبه است و جای امضای «تحویل‌دهنده» و «تحویل‌گیرنده (بانک)» دارد.
از این لحظه چک «واگذار به بانک» است؛ همان که در حسابداری «چک در جریان وصول» می‌گویند.
«پاس شد» و «نقد کردن»
«پاس شد» یعنی بانک پول را واریز کرده است:
- «پاس شد» را بزنید و «حساب بانکی *» را انتخاب کنید؛ فقط چک‌های واگذارشده به همان حساب می‌آیند.
- «تاریخ *» را بگذارید و چک‌ها را تیک بزنید.
- «ثبت عملیات» را بزنید. وضعیت «وصول شده» میشود.
«نقد کردن» برای چکِ «نزد صندوق» است که خودتان نقدش کردهاید؛ به‌جای حساب، «صندوق *» می‌خواهد. با تنظیمِ «هنگام وصول چک»، تسویهی فاکتور با یکی از همین دو روی سررسید می‌نشیند.
«برگشت خورد» و اثرش روی سررسید
- «برگشت خورد» را بزنید. «حساب بانکی» اینجا اختیاری است و فقط جدول را محدود میکند.
- در «دلیل برگشت» علت را بنویسید؛ همین متن روی سررسید و تاریخچه‌ی چک می‌نشیند.
- چک را تیک بزنید و «ثبت عملیات» را بزنید. وضعیت «واخواست» میشود؛ این فقط نامِ وضعیتِ چکِ برگشتی در نرم‌افزار است.
- فقط سهمِ همان چک از سررسید برداشته میشود و نقدِ دیگرِ آن سررسید میماند.
- تسویهی آن چک حذف و رسیدش پیشدریافت میشود.
- اگر چک دوباره به بانک رفت، باز «واگذار به بانک» را بزنید. بعد از «پاس شد» پولش پیشدریافت میماند و از «تسویه حساب طرف مقابل» به فاکتور می‌نشیند.
اثرِ برگشت روی «وصول مطالبات» و وصولِ دوباره را در راهنمای ثبت چک و قسط و وصول مطالبات و یادآوریِ چک‌ها را در پیگیری چک و اقساط مشتریان ببینید.
خرجِ چکِ دریافتی در اعلامیهی پرداخت
- «اعلامیه‌های پرداخت» را باز کنید و «اعلامیه پرداخت جدید» را بزنید.
- «نوع *»، «طرف حساب» و «تاریخ *» را پر کنید.
- در کارتِ «خرج چک دریافتی» چک را از کشوی «افزودنِ چکِ دریافتیِ «نزد صندوق»» انتخاب کنید. فقط چک‌های نزد صندوق و غیرتضمینیِ همین شرکت می‌آیند و مبلغ همان مبلغِ چک است.
- در «فاکتورهای خرید» تسویه را مشخص کنید و «ذخیره پرداخت» را بزنید. وضعیتِ چک «خرج شده» میشود.
چک‌های صادره و موجودی پس از چک‌های در راه
چکی که خودتان می‌دهید در کارتِ «چک صادره» ی همان اعلامیه با «افزودن چک» ثبت میشود. با انتخابِ «حساب بانکی *»، اگر شماره خالی باشد، برگِ بعدیِ دسته‌چک پیشنهاد میشود. بعد در صفحه‌ی «چک‌های صادره»:
- «موجودی دفتری»: چکِ صادره فقط با «پاس شد» از آن کم میشود.
- «موجودی پس از چک‌های در راه»: همان موجودی منهای چک‌های پاس‌نشده؛ ردیفِ قرمز یعنی خطرِ برگشتِ چک. کارتِ «موجودی حساب‌ها» را ادمین یا دارنده‌ی «اجازه‌ی دیدن» ی «اسناد حسابداری» می‌بیند و فقط حساب‌های فعالِ دسته‌چک‌دار در آن می‌آیند.
- «پاس شد»: در ردیفِ چک بزنید، تاریخ را بدهید و «ثبت پاس» را بزنید.
- یادآور: مدیرانِ شرکت پیش از سررسید (پیش‌فرض ۳ روز، قابلِ تغییر در «تنظیمات خزانه»)، روزِ سررسید و هر روز بعد از آن تا پاس‌شدن اعلان می‌گیرند.
چکِ صادره دکمه‌ی «برگشت خورد» ندارد؛ چکی را که پس گرفتید با «استرداد چک پرداختی» ثبت کنید.
استرداد چک
در صفحه‌ی «استرداد چک»، «نوع *» را انتخاب کنید:
- «استرداد چک دریافتی»: چکِ نزد صندوق یا برگشتیِ مشتری، و چکِ تضمینی. اگر چک فاکتوری را تسویه کرده بود، طلب دوباره باز میشود.
- «استرداد چک پرداختی»: چکِ صادره‌ی پاس‌نشده‌ای که پس گرفتید.
- «برگشت چک خرج شده»: چکِ مشتری که به تأمین‌کننده داده بودید و پس آورد. چک به «نزد صندوق» برمی‌گردد، بدهی به طرف باز میشود و اعلامیهی پرداختش قفل میشود.
چک‌ها را تیک بزنید و «ثبت استرداد» را بزنید. همه‌ی چک‌های یک سند باید مالِ یک طرف باشند. چکِ واگذارشده اول باید از بانک برگردد و چکِ وصول‌شده مسترد نمی‌شود.
جستجوی چک و تاریخچه
«جستجوی چک» چک‌های دریافتی و صادره را یک‌جا می‌آورد؛ با «نوع چک»، «وضعیت»، «شماره چک»، «کد صیادی»، «طرف حساب / صاحب چک»، «بانک» و بازه‌ی مبلغ و سررسید. روی هر ردیف بزنید تا تاریخچه‌ی چک از ثبت تا امروز، با تاریخ، شرح و کاربر، باز شود. همکاری که «اجازه‌ی دیدن» ی «فاکتورها» ندارد این صفحه را در منو نمی‌بیند و از دکمه‌ی «جستجوی چک» در صفحه‌ی «وصول مطالبات» به آن می‌رسد (به «وصول مطالبات» هم از یادآورِ وصول یا نشانِ «ثبت وصول/چک» ی صفحه‌ی مکالمات)؛ اگر «دیدنِ همه‌ی مشتریانِ شرکت» را هم نداشته باشد، فقط چک‌های سندهای خودش و طرف‌های خودش را می‌بیند.
سندِ حسابداریِ هر مرحله
اگر سندِ خودکار روشن نیست، در «عملیات‌های ثبت‌شده» «صدور سند حسابداری» را بزنید. حساب‌ها از «نقش حساب‌ها» خوانده می‌شوند:
| عملیات | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| واگذار به بانک | اسناد در جریان وصول | اسناد دریافتنی |
| پاس شد | بانک | اسناد در جریان وصول |
| برگشت خورد | طرف حساب | اسناد در جریان وصول |
| واگذاریِ دوباره‌ی چکِ برگشتی | اسناد در جریان وصول | طرف حساب |
| نقد کردن | صندوق | اسناد دریافتنی |
| پاسِ چکِ صادره | اسناد پرداختنی | بانک |
این جدول رفتارِ نرم‌افزار است، نه نظرِ حسابداری؛ ثبتِ نهایی را با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید. ماده ۱۳ قانون تجارت تاجر را مکلف میکند دفاتر را از ختمِ هر سال دست‌کم تا ده سال نگه دارد (کسبه‌ی جزء طبقِ ماده ۶ مستثنا هستند)؛ مدتِ نگهداریِ برگه‌های چک را هم از همان حسابدار بپرسید.
اگر کار نکرد
- اگر چهار دکمه‌ی بالای صفحه‌ی «عملیات چک» را نمی‌بینید: «اجازه‌ی ویرایش» ی «فاکتورها» را ندارید.
- اگر پیامِ «چکی برای این عملیات نیست.» آمد: وضعیتِ چک با آن دکمه نمی‌خواند (برای پاس و برگشت اول باید واگذار شود)، چک به حسابِ بانکیِ دیگری واگذار شده، چک تضمینی است، یا مالِ شرکتِ زیرمجموعه‌ی دیگری است.
- اگر در «پاس شد» پیامِ «اول حسابِ بانکی را انتخاب کنید.» آمد: تا حساب انتخاب نشود جدول پر نمی‌شود.
- اگر پیامِ «سال مالیِ این تاریخ بسته است» آمد: تاریخِ عملیات را داخلِ سالِ مالیِ باز بگذارید.
- اگر «حذف» رد شد: فقط آخرین کارِ هر چک حذف میشود؛ اول عملیاتِ بعدی را حذف کنید. «برگشت خورد» ای که تسویهی فاکتور را برداشته اصلاً حذف نمی‌شود.
- اگر رسید حذف نمی‌شود: چکی که واگذار، وصول یا خرج شده قفل است و جلوی حذفِ رسید را می‌گیرد.
پرسش‌های متداول درباره‌ی عملیات چک
با «برگشت خورد» کلِ سررسیدِ فاکتور دوباره باز میشود؟
نه. فقط سهمِ همان چک از سررسید برداشته میشود و پولِ نقدِ دیگرِ آن سررسید سرِ جایش میماند. تسویهی آن چک حذف میشود و رسیدش پیشدریافت میشود.
فرقِ «پاس شد» و «نقد کردن» چیست؟
«پاس شد» برای چکی است که به بانک واگذار کردهاید و بانک پولش را واریز کرده است. «نقد کردن» برای چکی است که نزد صندوق بوده، خودتان نقدش کردهاید و پولش را به صندوق آوردهاید.
چکِ تضمینی را میشود به بانک واگذار کرد؟
نه. چکِ تضمینی در هیچ عملیاتِ چک نامزد نیست و در مبلغِ رسید، تسویه و موجودی هم نمی‌آید. آن را فقط از صفحه‌ی «استرداد چک» پس می‌دهید.
ملل CRM چک را در سامانهی صیاد ثبت میکند؟
نه. ملل CRM به سامانهی صیاد وصل نیست و چیزی در آن ثبت یا از آن استعلام نمیکند. «کد صیادی» در ملل CRM فقط یک فیلدِ اختیاری است که روی چک ذخیره میشود، در «جستجوی چک» قابلِ جستجوست و در چاپِ رسید، چاپِ اعلامیهی پرداخت و برگهی واگذاری میآید.
منابع
این نشانی برای آگاهی است و متنِ روزِ قانون ممکن است اصلاح شده باشد؛ پیش از هر تصمیم با حسابدار یا مشاور مالیاتی بسنجید.
